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Notas Fiscais: diferença entre cancelamento, carta de correção e inutilização

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Escrito por Certificado Digital
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O cancelamento de notas fiscais é algo comum nas empresas. Em alguns momentos, é necessário recorrer a esse processo para refazer um documento que tenha ficado com erros. Contudo, quando o assunto é nota fiscal, existem conceitos que muitos empresários desconhecem — especialmente quando estão relacionados à carta de correção e, até mesmo, à inutilização de um documento fiscal.

Pensando na importância do assunto, preparamos um conteúdo completo a respeito. Nesta leitura, você descobrirá o conceito de cancelamento de nota fiscal, bem como de inutilização e correção desse documento. Conhecerá também algumas formas simples de fazer isso. Continue a leitura!

O que é e qual a importância da Nota Fiscal Eletrônica?

Todo documento fiscal eletrônico tem como fundamento básico servir como comprovação de que uma transação foi realizada. É por meio dele que são atribuídos todos os cálculos tributários, além de gerar direitos e obrigações entre duas partes.

A NF-e, NFC-e, NFS-e e os outros modelos são o pontapé inicial de muitas transações comerciais. Vender produtos ou serviços sem o acompanhamento da devida nota fiscal é algo perigoso, podendo gerar prejuízos para a empresa que deixou de emitir o seu documento fiscal em uma venda.

Durante anos, todo esse processo de emissão era manual. Caso ocorresse algum erro, bastava carimbar o formulário utilizado e emitir outra nota fiscal no seguinte. Porém, com o surgimento dos documentos fiscais eletrônicos esse procedimento passou a demandar um pouco mais de atenção.

Atualmente, temos diversos conceitos relacionados ao cancelamento de notas fiscais. Além do próprio, existe a carta de correção e, até mesmo, a inutilização. Para entender como cada um deles funciona confira os próximos tópicos.

  • Cancelamento de Nota Fiscal

O cancelamento de nota fiscal deve ocorrer sempre que o documento estiver com erros que o fazem incompatíveis com a realidade. Essas falhas podem ter diversas origens. Entre elas, erros de digitação dos dados de produtos, valores etc.

Todo documento fiscal eletrônico está sujeito ao cancelamento. Contudo, existem regras para se fazer isso. Inicialmente, temos o prazo máximo de 24 horas para cancelar um documento fiscal diretamente no software emissor.

Isso significa que se você cometer um erro, e antes das 24 horas após a autorização do uso isso for percebido, é possível cancelar o documento. Esse procedimento é feito utilizando o mesmo sistema de emissão.

Cancelamento extemporâneo

Como você pôde perceber, o prazo para cancelar um documento fiscal eletrônico é muito curto. Em alguns casos, o erro só é percebido dias depois, o que gera muita dúvida na mente dos empresários. Se isso acontecer, não há motivos para desespero. Afinal, ainda existe uma forma de cancelar o documento com erros.

Estamos tratando do cancelamento extemporâneo. Nesse caso, você deverá solicitar à SEFAZ do seu estado a eliminação do documento fiscal. Não há um procedimento fixo para fazer isso, o que possibilita que cada unidade federativa adote uma metodologia diferente.

Alguns estados já estão fazendo esse trabalho por meio da internet. Outros, cobram algumas taxas para realizar o cancelamento extemporâneo. Além disso, em alguns locais pode ser estabelecido um limite de tempo para cancelar o documento após as 24 horas.

  • Carta de correção

Apesar de o cancelamento ser uma alternativa buscada por muitos empresários, existe outra que também pode ser muito interessante. Em alguns casos, é possível corrigir dados incorretos de uma nota fiscal. Esse procedimento é feito por meio da carta de correção.

Como tudo no universo dos documentos fiscais digitais, também temos algumas regras para essa tarefa. Em resumo, nada que altere a base de cálculo do tributo e o próprio imposto cobrado pode ser modificado. Nesse sentido, os dados que estão sujeitos à carta de correção são os seguintes:

  • códigos fiscais que não alterem o valor do imposto;
  • descrição das mercadorias;
  • dados do transportador;
  • dados do destinatário, desde que não sejam alterados por completo;
  • inclusão de informações adicionais etc.

A carta de correção também tem um prazo para ser emitida, que é de 720 horas ou 30 dias corridos a partir da autorização de uso. Além disso, os próprios sistemas emissores de documentos fiscais costumam fazer esse procedimento.

Também vale a pena ressaltar que a carta de correção é um documento que passa a fazer parte da nota fiscal original. Logo, o ideal é que ela esteja sempre acompanhada do DANFE inicial.

  • Inutilização de nota fiscal

Por fim, nós temos a inutilização de nota fiscal. Basicamente, esse conceito pressupõe a supressão de uma numeração. Você deve saber que todo documento fiscal segue uma ordem de numeração crescente e constante. Desde o momento que a empresa emitiu a sua primeira nota fiscal, essa numeração vem avançando. A inutilização é uma forma de “pular” um número da sequência.

Por exemplo, imagine que em uma segunda feira você emitiu a NF-e de número 100, no dia seguinte a 101, na quarta a 102. Contudo, imagine que a numeração 101 foi inutilizada pela SEFAZ. Logo, a sequência numérica foi quebrada de forma legal pelo próprio órgão de fiscalização.

O motivo que leva a inutilização é muito variado. É possível que existam erros detectados na fiscalização, quebra de sequência e outros tipos de rejeição. Por isso, é importante ter atenção à diferença do conceito de inutilização e de cancelamento.

No primeiro caso, o documento fiscal foi, efetivamente, desconsiderado para quaisquer efeitos tributários e legais. No caso do cancelamento, a interpretação é outra. Nessa situação, a empresa emitiu o documento, a SEFAZ autorizou o seu uso e, posteriormente, cancelou-o por algum motivo interno.

Esse documento fiscal — apesar de não gerar implicações tributárias — ainda pode ser objeto de fiscalização por parte da SEFAZ. Por isso, ele deve compor os livros fiscais, tanto físicos quanto digitais.

Como se pode observar, o cancelamento de nota fiscal não é tão complexo quanto parece. Ao conhecer as regras, você evita cometer erros que podem gerar sanções por parte dos órgãos de fiscalização. Também é importante mencionar que — com exceção da inutilização — nenhum dos procedimentos mencionados neste artigo podem ser realizados sem o auxílio de um certificado digital.

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