Conseguimos poupar tempo e energia nas atividades quando sabemos administrar uma empresa de forma a evitar burocracias desnecessárias. Aí conseguimos poupar tempo e energia nas atividades. Com o tempo, percebemos que isso se reflete nos resultados do empreendimento, pois concentramos nossos recursos nos pontos estratégicos, como conquistar novos clientes e atendê-los com qualidade.
Boa parte da transformação passa por usarmos a tecnologia. Atualmente, quase todas as rotinas de gestão podem ser digitalizadas, e mesmo os órgãos públicos estão cada vez mais atentos a essa necessidade dos empreendedores.
Neste conteúdo, listamos 5 boas práticas para administrar uma empresa, especialmente pequenos e médios negócios. Continue a leitura e aprenda a minimizar a burocracia!
- Organize os processos da sua empresa
O ponto de partida é a organização interna para minimizar erros, retrabalhos e tarefas inúteis. Isso porque, se cada pessoa fizer as atividades como bem entender, a chance de otimizar o trabalho será pequena. Comece pelas demandas nas quais você identifica o maior número de problemas. A ideia é planejar o processo para que, em vez de ações informais e aleatórias, as pessoas saibam qual é o passo a passo para cumprir suas tarefas.
Uma técnica de gestão para melhorar gradualmente nessa questão é o ciclo PDCA. Nele, você deve percorrer um circuito de atividades:
- planejar (plan) — organizar o processo, suas etapas, objetivos, rotinas etc.;
- executar (do) — colocar o que foi planejado em ação;
- checar (check) — acompanhar os resultados e levantar os erros e acertos;
- agir (do) — transformar os acertos em normas e corrigir os erros.Periodicamente, reúna-se com a sua equipe e tente planejar melhorias nos processos em que você identifica as maiores burocracias. Depois, aplique e colete os resultados obtidos.Por fim, use o feedback para fazer novos ajustes, voltando ao planejamento do processo já com as melhorias identificadas a partir da experiência anterior.
- Digitalize documentos e processos
Entre as melhorias possíveis, a digitalização dos documentos e processos é a mais importante para a empresa ganhar agilidade e evitar burocracias. Ao implementar a tecnologia, temos inúmeros benefícios. Confira abaixo alguns dos principais.
Automação de tarefas – As soluções de informática executam atividades no lugar das pessoas, reduzindo o tempo e energia necessários para gerar resultados.
Disponibilidade das informações – Os dados necessários para tomar decisões são rapidamente localizados. Além disso, o gestor frequentemente conta com relatórios automatizados sobre fluxo de caixa, despesas, receitas, vendas etc.
Gestão online – Os recursos de assinatura digital e o certificado digital permitem que o empreendedor pratique todos os atos necessários à gestão da empresa de qualquer lugar. Portanto, podemos autenticar os documentos, substituindo os arquivos e assinaturas físicos.
Padronização de processos – A tecnologia acelera a organização da empresa. Ao adotar um sistema de gestão, por exemplo, haverá um caminho para executar cada atividade, como emitir notas fiscais, cadastrar clientes e registrar vendas. Logo, eliminamos rotinas aleatórias e orientamos o que cada pessoa tem a fazer.
Segurança da informação – A tecnologia pode ser contratada por meio de serviços na nuvem. Com isso, minimizamos os nossos riscos com o armazenamento de informações, porque passamos a contar com as soluções de segurança de empresas especializadas.
Aliás, na computação em nuvem, em vez de você precisar investir em infraestrutura interna de Tecnologia da Informação (TI), a solução é um serviço disponível pela internet. Logo, há um excelente custo-benefício, além da possibilidade de implementar os recursos rapidamente.
Como digitalizar documentos e processos? – O ideal é buscar um software adequado ao porte da sua empresa, que reúna os processos em uma única plataforma. Além disso, procure tecnologias que ofereçam a emissão de notas fiscais eletrônicas, fluxo de caixa e outras rotinas financeiras. Também é preciso buscar o certificado digital corporativo. Esse instrumento serve para você identificar e validar os atos eletronicamente, como assinar um documento virtual, acessar plataformas dos órgãos públicos e utilizar serviços de cartório online.
- Contrate uma empresa de contabilidade de confiança
É possível administrar uma empresa com mais qualidade, terceirizando as atividades burocráticas para especialistas. Assim, sua equipe pode focar suas energias no crescimento do negócio. Veja.
Como encontrar um bom contador? Buscar um contador é o primeiro passo. É importante avaliar a reputação do profissional no mercado e escolher uma empresa de confiança. Até porque, atualmente, ele desempenha um papel mais consultivo, auxiliando o empreendedor a tomar boas decisões.
Um cuidado interessante é verificar a especialização do contador. Há profissionais que oferecem serviços para quem vai administrar uma pequena empresa, bem como para as áreas de logística, contabilidade internacional, gestão tributária e gestão financeira, entre outras. Sendo assim, você pode encontrar alguém com conhecimento e experiência para o perfil do seu empreendimento.
Avalie também o uso dos recursos digitais pelo contador. Os sistemas de gestão permitem a troca de informações entre a administração e contabilidade, por exemplo, com a exportação das notas fiscais e relatórios de vendas. Logo, é importante que as duas partes estejam digitalizadas.
Em relação ao custo-benefício, verifique quais são os serviços disponibilizados e quais processos o contador assume para evitar burocracias. Os mais comuns estão relacionados às obrigações tributárias, escrituração contábil e folha de pagamentos. O que abrange pontos em que os empreendedores costumam ter dificuldades.
- Esteja atento aos prazos para não ter gastos extras
Outro cuidado fundamental está em cumprir os prazos. A empresa tem diversas obrigações junto aos órgãos públicos, como entregar declarações, registrar funcionários e pagar os impostos. Quase todas têm consequências pelo descumprimento, como multas, juros e correção dos valores de acordo com a inflação no período.
Uma boa prática é manter o calendário tributário, que é uma agenda com os dias em que devem ser cumpridas as obrigações fiscais. Também é importante inserir alertas para informar a proximidade das datas e lembrar as equipes.
Nesse processo de organização das obrigações da empresa, vale a pena consultar advogados, assessores financeiros e contadores para tirar dúvidas e ter o know-how para fazer as melhorias. Os especialistas podem ajudar a sua marca em diversos aspectos, como encontrar o regime tributário mais adequado, organizar o fluxo de caixa e separar as contas individuais e empresariais.
- Informe-se sobre os documentários necessários com antecedência
Mesmo se a empresa contratar um contador, é importante ter uma postura proativa em relação aos documentos. Comprovantes de pagamento, notas fiscais, extratos bancários, livros e fichas dos funcionários, papéis sobre a criação da companhia e demais itens devem estar organizados e disponíveis.
Além disso, as empresas precisam ficar atentas às obrigações fiscais acessórias. Elas compreendem uma série de declarações e esclarecimentos para os órgãos públicos, e os documentos servem tanto para preparar as alegações quanto para comprovar situações favoráveis para a marca, como descontos e deduções nos impostos.
Sendo assim, saber como administrar uma empresa diz respeito a diversos pontos, como organização de processos, aplicação da tecnologia, busca por conhecimento especializado e cooperação com os contadores. Ao adotar esses cuidados, você reúne as ferramentas para evitar burocracias e pode investir o seu tempo no crescimento do negócio.
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