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Assinatura Digital: O que é, Como fazer e Tudo que você precisa saber

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Escrito por Certificado Digital
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Atualmente, a possibilidade de assinar documentos digitalmente é uma realidade na rotina de muitas profissões, sobretudo para as áreas que dependem da constante liberação deles para os clientes e parceiros de negócios. Nesse sentido, contar com as facilidades da assinatura digital faz toda diferença para otimizar o dia a dia profissional.

Tendo isso em vista, vamos apresentar valiosas informações neste guia completo sobre assinatura digital. Confira o que é esse recurso, como assinar documentos online e os modos de explorar esse recurso no Word e PDF. Conheça as formas de utilizar essa ferramenta para proteger os seus documentos e garantir mais segurança e qualidade em todos os seus serviços.

Afinal, o que é assinatura digital?

Em vias gerais, a assinatura digital é uma técnica que utiliza diferentes recursos de criptografia para conferir maior segurança e integridade na emissão de documentos eletrônicos. Com a expansão da tecnologia, grande parte dos arquivos e da emissão de documentos migraram para o ambiente digital.

A partir disso, a maior disponibilidade de ferramentas tecnológicas contribuiu para a mudança no formato da assinatura de documento digital. Logo, a evolução nesses processos influenciou o desenvolvimento de modalidades de autenticação e assinatura digital de documentos.

Por conta disso, a assinatura digital permite assinar seus documentos da mesma maneira que as assinaturas manuscritas validam contratos, registros e outros conteúdos que antes existiam apenas em papel. Mas, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, a partir de 2001, tornou-se possível assinar documentos digitalmente.

Desde então, essa modalidade de assinatura passou a ter validade jurídica em todo o território nacional. Além de flexibilizar uma gama de soluções para a rotina de diferentes frentes de trabalho, criar a assinatura digital foi um importante passo para reduzir o uso de papel e contribuir para a preservação ambiental.

Portanto, como vivemos em um mundo cada vez mais conectado, poder contar com esse tipo de solução tecnológica representa inúmeras vantagens para os trabalhadores liberais, autônomos e gestores de empresas. Isso porque a assinatura digital possibilita garantir a mesma segurança jurídica de documentos autenticados em cartórios.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Por mais que se tenha informações sobre as ferramentas tecnológicas disponíveis para assinatura virtual, muitas pessoas ainda confundem a assinatura digital com a eletrônica. Mesmo que essas duas modalidades de assinaturas sejam realizadas no meio virtual, compreender as diferenças entre elas é fundamental para saber como assinar documentos digitalmente.

Em primeiro plano, vale ressaltar que a assinatura digital só pode ser realizada por meio de certificado digital. Essa certificação garante mais segurança ao processo porque ele utiliza tecnologia criptográfica para preservar a identidade do signatário. Desse modo, os documentos assinados digitalmente asseguram mais integridade e proteção aos dados e informações.

Por outro lado, a assinatura eletrônica não exige que o signatário tenha um certificado digital. Nessa modalidade, a segurança é determinada por outros fatores que podem ser verificados pela internet. Geralmente, o sistema utilizado para esse fim faz a conformação de evidências por meio da comprovação da identidade do signatário.

Entre as mais relevantes, destacam-se a geolocalização, o endereço IP do equipamento utilizado, a fotografia, a apresentação de documentos oficiais e a assinatura manuscrita. Mas se for contestada por algum motivo, o signatário precisa comprovar a autenticidade de sua assinatura por meios legais.

Qual a importância da assinatura digital para os profissionais liberais?

Certamente, a opção de poder trabalhar com documentos eletrônicos traz vantagens significativas para a rotina. Além disso, a utilização da assinatura digital ainda facilita a organização, o planejamento, o fluxo de trabalho e possibilita o monitoramento de prazos para liberação dos documentos.

Outro aspecto relevante de poder assinar documentos digitalmente é a redução dos riscos de extravios e perdas de documentação importante, já que todos os dados e informações necessárias podem ser armazenadas online. Dessa forma, esses arquivos podem ser mantidos seguros, mas acessíveis aos proprietários.

Também é preciso destacar a possibilidade de reduzir burocracias nos processos e melhorar o relacionamento com os clientes. Ao assinar documentos digitalmente, todos os envolvidos nos serviços, acordos, contratos ou documentos eletrônicos podem acessá-los por meio de recursos informatizados, a qualquer hora ou lugar.

Listamos as vantagens que a assinatura digital possibilita para os profissionais que prestam serviços diretamente ao cliente, empresas ou parceiros de negócios. Observe!

  • Área jurídica

Para as empresas ou escritórios de advocacia, a possibilidade de emitir documentos assinados digitalmente traz inúmeros benefícios, tanto para o advogado quanto para os seus clientes e parceiros.

Geralmente, para garantir a validade jurídica usando a assinatura tradicional, ambas as partes teriam que ir até o cartório reconhecer firma. Depois disso, ainda teria a necessidade de irem ao fórum para assinar os documentos e protocolar petições ou consultar autos e processos.

Porém, com a possibilidade de assinar documentos digitalmente na área jurídica, ambas as partes podem simplificar esse trabalho, pois isso será feito no ambiente virtual. Assim, além da economia de tempo e de recursos, ainda há a dinamização do trabalho que o ambiente online oferece. Logo, essa é uma das principais vantagens para os advogados que apostarem no certificado digital para assinar e liberar documentos jurídicos.

  • Área contábil

De igual modo, os contadores também podem desfrutar das vantagens de usar assinatura digital para otimizar a rotina, haja vista, quem atua nesse ramo também está em constante contato com clientes, empresas, parceiros, fornecedores e órgãos do governo. Sob essa ótica, a possibilidade oferece mais dinamismo e agilidade aos processos para a área contábil.

Somado a isso, também é importante considerar a economia de tempo, o que permite que o profissional e sua equipe possam organizar melhor a rotina. Logo, o tempo economizado pode ser canalizado para outras atividades que necessitam de mais atenção em sua empresa de contabilidade.

Contudo, as vantagens de assinar documentos digitalmente não se limitam apenas a essas. Para quem atua na contabilidade, tais recursos também influenciam diretamente a experiência e o nível de satisfação dos clientes. Afinal, o uso desse recurso torna possível as relações à distância, e de maneira rápida, segura, eficiente e prática.

  • Área de saúde

A área de saúde é uma das que mais precisam de garantir segurança em todos os processos e envio de documentos. Sendo assim, a emissão de laudos à distância e de receitas médicas por meio de teleconsultas são exemplos de situações que necessitam de proteção de dados e informações.

Nesse contexto, o uso de assinatura digital é uma forma segura de evitar problemas comuns, como a falsificação de receitas e atestados médicos. Tendo em vista a necessidade de zelar pela segurança dos pacientes, o uso dessas ferramentas tecnológicas possibilita aos profissionais de consultórios, clínicas e laboratórios trabalharem e emitirem seus documentos com muito mais segurança.

Como assinar documento digitalmente?

Em linhas gerais, para assinar digitalmente um documento, o signatário precisa de um certificado digital. Esse certificado é a forma de comprovar a identidade eletrônica de pessoas físicas ou jurídicas. Sendo assim, a certificação digital é conhecida como e-CPF ou e-CNPJ, respectivamente.

Para obter esse recurso e poder assinar documentos digitalmente, é necessário seguir alguns passos. O primeiro deles é procurar uma Autoridade Certificadora, que equivale aos órgãos públicos responsáveis pela emissão de documentos como o Detran ou a Receita Federal, por exemplo.

Na prática, o certificado consiste em um cartão eletrônico com os dados do signatário, que pode ser pessoa física ou jurídica. Assim que a identidade digital é criada, os dados serão protegidos por criptografia altamente complexa. Além disso, outro critério de segurança é a criação de uma senha.

Para mais segurança, há duas chaves criptografadas para proteger as informações do arquivo. Uma é a chave pública e a outra privada. Elas são únicas, complementares e são geradas por algoritmos matemáticos complexos.

Por fim, para obter o certificado digital e usar esse tipo de assinatura, você pode procurar órgãos como a Serasa Experian, que vendem certificados válidos e reconhecidos legalmente. O certificado digital é pago e tem um prazo de validade determinado. Porém, esse é um investimento que vale a pena, tendo em vista as vantagens que ele proporciona.

Quais são os benefícios?

Como você percebeu, as assinaturas digitais são uma tecnologia indispensável na vida dos profissionais liberais, principalmente daqueles que integram as áreas de Direito, Medicina e Contabilidade. Independentemente da forma de atuação, se in loco ou em home office, poder contar com as vantagens de um certificado digital facilita muito o dia a dia.

Porém, além dos benefícios relacionados à autenticidade, segurança e validade jurídica, o privilégio de poder assinar documentos digitalmente traz outras importantes vantagens. Confira!

  • Redução de custos

Como todo o processo é realizado por meios informatizados, usar essa modalidade de assinatura para documentos digitais proporciona a redução de despesas em vários sentidos. Assim sendo, isso engloba tanto os serviços de advocacia, consultórios médicos e odontológicos como os demais setores que apostam na tecnologia para impulsionar os negócios.

Além de economizar tempo por não precisar ir em cartórios homologar a documentação, esse tipo de assinatura dispensa a necessidade de caixas-arquivos, papéis, impressoras, cartuchos e outros insumos relacionados a cada área profissional. Logo, isso também implica a diminuição de gastos com materiais de limpeza, água, energia elétrica e até mesmo de aluguéis de espaço físico.

Outro ponto relevante é a sustentabilidade atrelada a esse benefício. Quando a sua rotina de trabalho dispensa o consumo de papel e utiliza menos equipamentos elétricos e materiais de escritório, você reduz a utilização de recursos energéticos. Em termos de responsabilidade sustentável, isso é essencial para a preservação ambiental e para elevar a credibilidade de sua marca.

  • Otimização de processos

Geralmente, ao implementar documentos eletrônicos e priorizar recursos como a assinatura digital no seu fluxo de trabalho, os resultados positivos são logo percebidos. Pois, a partir da implementação dessas ferramentas, pode-se melhorar bastante a eficiência das atividades e dos processos de rotina.

Com o uso da assinatura digital, não será necessário tanto esforço para encontrar os documentos, assiná-los e liberá-los. Isso acontece porque, nessa modalidade de assinatura, ambas as atividades serão feitas em uma única plataforma. Dessa forma, você também garante mais autenticidade e segurança aos dados, e informações.

  • Segurança

Conforme já destacado, uma das exigências para assinar documentos digitalmente é integrá-la a um certificado criptografado, que seja emitido por uma Autoridade Certificadora. Esse procedimento preserva a identidade do usuário, a proteção das informações e a autenticidade do documento, o que ajuda também a prevenir fraudes.

Em vias gerais, a utilização de documentos impressos incorre no risco de perda e de diferentes danos causados por sujeiras, rasuras e até mesmo pela ação do tempo. Porém, é possível evitar esses riscos quando se utiliza uma plataforma de assinatura digital, pois os critérios de segurança são garantidos pelos algoritmos de criptografia de ponta. 

  • Praticidade

A praticidade é outra vantagem implícita ao uso da certificação digital para assinar documentos. Desde que se tenha acesso a um computador com internet, o signatário pode contar com a praticidade de acessar o documento e assiná-lo quando precisar.

Quais são as possibilidades com a assinatura digital?

Tanto para as pessoas físicas como para as jurídicas, o uso dessa modalidade de assinatura permite várias possibilidades de utilização.

Para quem tem o certificado e-CPF, é possível utilizar serviços como:

  • e-CAC, que permite a verificação de sua situação fiscal e abre o acesso para a participação em leilões online da Receita Federal;
  • eSocial, que permite o recolhimento do FGTS de funcionários domésticos, consulta de dados do Imposto de Renda;
  • para os profissionais liberais, permite a assinatura de documentos eletrônicos, como receitas, exames e prontuários médicos.

Já para os empreendedores, alguns dos serviços liberados com o uso do e-CNPJ são:

  • emissão de documentos de arrecadação do Simples Nacional;
  • cadastro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI);
  • livre acesso ao Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (CNES);
  • solicitação de financiamento na Financiadora de Estudos e Projetos (FEP) e afins;
  • verificação e acompanhamento de documentos e serviços na Receita Federal.

Por fim, vale destacar que a tecnologia que permite assinar documentos digitalmente não apenas proporciona vantagens substanciais como também revolucionou as formas de trabalho. Portanto, o profissional que almeja o destaque em sua carreira precisa manter-se alinhado às inovações tecnológicas para crescer continuamente.

Confira mais informações sobre assinatura digital no canal do YouTube elaborado pela Serasa Experian!

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