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Vale a pena contratar uma empresa de contabilidade online?

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Escrito por Certificado Digital
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A digitalização dos processos empresariais permitiu que vários serviços pudessem ser feitos remotamente, motivando a criação de diferentes modelos de negócios. São novos serviços que facilitam demais o dia a dia do empreendedor, como é o caso da contabilidade online. Com ela, muitas das tarefas feitas pelo contador podem ser fornecidas no ambiente virtual.

Mas o que um profissional contábil precisa saber para fornecer serviços online em seu negócio? Será que realmente vale a pena contratar esse tipo de contabilidade digital? É sobre isso que vamos falar neste post. Fique com a gente e saiba tudo sobre o assunto!

O que é contabilidade online?
A contabilidade online é uma forma de fazer gestão financeira, fiscal e contábil por meio da internet, sem a necessidade de um escritório físico. Assim, todos os processos, documentos e tarefas são organizados em uma plataforma online. Por isso, esse modelo é também conhecido como contabilidade digital.

Essa maneira de se relacionar com a contabilidade vai na corrente do que já está acontecendo em diversos outros setores. Afinal, o movimento de transformar processos físicos em digitais já começou há muito tempo.

Até mesmo sistemas mais complexos, como a gestão de informações bancárias, podem hoje ser totalmente gerenciados no mundo virtual — temos verdadeiras agências bancárias na palma de nossas mãos, não é verdade? Então, por que não na contabilidade também?

Até mesmo o Fisco, a Receita Federal e o Conselho Federal de Contabilidade usam ferramentas digitais para gerenciar seus dados e processos. Aliás, a fiscalização dos contribuintes é feita online. A contabilidade digital, por sua vez, vem após o início dessa tendência, seguindo o fluxo do que os órgãos competentes já fazem.

Mas é natural ter certo receio ao gerenciar processos contábeis totalmente no meio online. Foram muitos anos validando documentos impressos e assinaturas manuscritas, especialmente levando em conta a burocracia da contabilidade. Mas saiba que esse cenário já está dando passos largos para a total digitalização.

Os serviços contábeis online são os mesmos do modelo tradicional?
Sim! A contabilidade online pode fornecer a você os mesmos serviços que o formato tradicional. No entanto, nas plataformas digitais você ganha mais autonomia. O que isso quer dizer? Bem, em vez de esperar um contador para pegar as informações sobre seu negócio, como balancetes ou outros relatórios, tudo fica disponível 24 horas dentro da plataforma. É só acessar e conferir.

A contabilidade online é confiável?
É normal ter esse tipo de dúvida. Afinal, estamos falando de informações importantes do seu negócio, como dados dos seus colaboradores e movimentações financeiras. Entretanto, a contabilidade online também tem contadores qualificados e credenciados pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Então, você sempre vai contar com o mesmo nível de profissionalismo.

Como funciona a contabilidade online?
Existem diferentes modalidades de contabilidade online. Logo, é importante ficar de olho na maneira como o serviço é fornecido e nas necessidades específicas do seu negócio. Mas, no geral, toda a contabilidade digital é executada por meio de uma plataforma.

O empreendedor faz o lançamento dos documentos e informações, sendo que todo o processo é automatizado. Nessa mesma plataforma, tudo fica arquivado, provendo segurança e acessibilidade à equipe.

Depois de você lançar as informações, a validação dos dados pode ocorrer de diferentes formas. Em alguns casos, o próprio sistema já verifica os registros com base em modelos. Isso porque a ideia é que empresas semelhantes apresentem processos contábeis parecidos.

Por outro lado, existem serviços de contabilidade online cuja validação das informações fica nas mãos de profissionais responsáveis. Assim, a plataforma serve apenas como um canal ou ferramenta para intermediar a relação entre empresa e contador.

Ambos os modelos são confiáveis e muito eficientes. O que muda é o nível de pessoalidade, especialização e os valores cobrados. Portanto, quanto mais específico é o seu modelo de negócios, mais especializada precisará ser sua contabilidade online.

Por que vale a pena contratar esse tipo de serviço?
A contabilidade online apresenta muitas vantagens em relação ao modelo tradicional. Então, confira alguns motivos que podem levar você a contratar esse serviço digital.

  • Controle e autonomia na palma da mão – Se você é um empreendedor que gosta de acompanhar todas as informações da sua empresa, a contabilidade online é para você. Basta acessar a plataforma no computador ou em um aplicativo no celular para ter uma visão completa dos dados contábeis do seu negócio.
    Todas essas informações facilitam a tomada de decisão. Com apenas alguns cliques, você consulta demonstrativos financeiros e analisa pessoalmente todo o desempenho do negócio nos últimos meses. Assim, fica muito mais prático definir suas próximas ações.
  • Ganho de tempo com a automação – Muitas tarefas são automatizadas, e a plataforma dá alertas frequentes sobre suas obrigações fiscais. Assim, você não perderá nenhum prazo, evitando multas e juros por ter se esquecido de pagar algum imposto ou enviar algum documento na data certa.
    A plataforma também automatiza muitas tarefas repetitivas. Por exemplo, é possível contar com cálculos automáticos de impostos com base nas notas fiscais emitidas. Você também importa extratos bancários e gera relatórios completos sobre a movimentação financeira do seu negócio — sem usar a calculadora!
  • Economia e redução de custos – A estrutura que uma empresa de contabilidade online precisa manter é muito menor do que a de um escritório físico. Como muitos processos são organizados pela plataforma, ela pode reduzir a mão de obra, número de equipamentos e até seu espaço físico. Com isso, seus custos operacionais são bem menores.
    A empresa de contabilidade online ganha em escala, ou seja, ela atende mais clientes com uma infraestrutura menor. O fluxo de caixa do empreendedor também ganha com isso: essa economia é repassada aos clientes e você paga bem menos pelos serviços de contabilidade.
  • Mais praticidade e agilidade – Como mencionamos, as plataformas de contabilidade permitem que você acesse suas informações em qualquer hora ou lugar. Tudo fica armazenado na nuvem e todos os registros podem ser enviados pela internet. Dessa maneira, você resolve toda a burocracia contábil em apenas alguns minutos.
    Emissão de notas fiscais, obrigações acessórias, informações trabalhistas, balanço patrimonial e muito mais, tudo feito online. Mas, e quanto a processos que necessitam de uma assinatura ou reconhecimento de firma? Bem, com uma certificação digital você pode validar tudo pela internet, sem precisar sair do escritório.
    Existem no mercado diferentes plataformas de contabilidade online. Assim, é necessário pesquisar e avaliar qual delas mais se encaixa no perfil do seu negócio, conforme as funções que você julgar importante para a sua rotina. Independentemente disso, a digitalização dos serviços financeiros é uma evolução irreversível — e quem mais se beneficia é você.

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