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Como administrar uma empresa pequena: os 5 desafios e dicas que podem ajudar

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Escrito por Certificado Digital
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Se você está abrindo seu próprio negócio ou já tem um empreendimento, deve imaginar os desafios. Alguns ainda acreditam que o sucesso do empreendedor está na sua garra e força de vontade. Isso é importante, sim, mas saber como administrar uma empresa pequena é uma habilidade indispensável para a sobrevivência do negócio.

Dados levantados pelo IBGE apontam que 7 em cada 10 empresas fecham em menos de uma década de operações. A pesquisa feita com empreendimentos fundados em 2008 revelou que mais de 28% não sobreviveram ao primeiro ano de atividade. Boa parte dos problemas está na administração do negócio, sobretudo na gestão financeira.

Pensando nesse cenário, listamos aqui os principais desafios que você, empreendedor, pode enfrentar para administrar seu negócio. Mas também vamos apontar as melhores práticas. Confira!

Os 5 desafios para quem deseja empreender com sucesso
Empreender é realmente um grande desafio. Mas, quando somos alertados sobre as armadilhas enfrentadas pelo mercado, fica mais fácil nos prepararmos. Por isso, considere 5 dos principais obstáculos para o seu sucesso!

  1. Dividir-se em muitas tarefas – Uma pequena empresa não conta com muitos funcionários. Com uma equipe enxuta, as pessoas precisam ser multitarefas, cuidando de várias coisas ao mesmo tempo — recursos humanos, marketing, finanças, estoque, fornecedores e produção. Mesmo quando há outros colaboradores, pode ocorrer de suas funções não serem muito claras, e a divisão do trabalho ficar confusa. Então, a produtividade cai e o clima organizacional se torna mais estressante, tanto para o empreendedor quanto para a equipe.
  1. Fazer uma boa gestão financeira – Em muitos casos, a empresa começa com um bom investimento e capital de giro disponível — além de muita vontade para fazer as coisas darem certo. Mas, daí, a administração comete uma série de erros, enfia os pés pelas mãos e se afoga em dívidas. Um dos deslizes ao administrar uma empresa pequena é misturar as finanças pessoais do dinheiro que pertence ao negócio. As finanças do empreendimento costumam ser usadas para bancar dívidas familiares — ou o contrário, aportes dos sócios são utilizados para alavancar a empresa.
  1. Controlar o estoque – Dependendo do modelo de negócios, o empreendedor precisa gerenciar todos os itens do seu estoque. E esse setor abriga boa parte dos ativos essenciais para a empresa funcionar. Em outras palavras, estoque é dinheiro, e desperdícios aqui representam perda financeira.
  1. Cuidar do marketing – O marketing também é um elemento essencial para o crescimento da pequena empresa. Suas ações podem fortalecer a marca, atrair novos clientes e torná-los fiéis ao negócio. Com tantas responsabilidades, fica difícil para o empreendedor focar em estratégias mais efetivas para aumentar o alcance da empresa e ainda manter uma proximidade maior com os clientes.
  1. Lidar com a burocracia – O empresário esbarra na burocracia desde a abertura do negócio. Para administrar uma pequena empresa, ele precisa lidar com muitas exigências, como impostos, obrigações fiscais e outras documentações que tornam os processos mais demorados.

As principais dicas para administrar uma pequena empresa
Para lidar com desafios, burocracias, documentos e processos, existem muitas práticas e soluções. Vamos compartilhar agora com você!

  • Construa um plano de negócios – Por mais força de vontade que o empreendedor tenha, seu negócio não vai a lugar algum se não houver um bom planejamento. O plano de negócio vai reunir todas as informações necessárias sobre as operações da empresa a fim de contribuir com seu sucesso.
    Um plano de negócios é um documento que detalha todos os objetivos, especificando:
  • riscos;
  • perfil do público consumidor;
  • plano financeiro;
  • estratégias de marketing;
  • concorrência;Assim, você conseguirá ter uma visão global de todos os recursos humanos, financeiros e operacionais que sua empresa precisa ter para funcionar.
  • Estude o mercado e busque vantagem competitiva
    Sem um bom conhecimento do seu ramo de atuação, você poderá se deparar com desafios inesperados e ficar para trás. Por isso, entenda qual é a infraestrutura necessária, os suprimentos importantes e como está o atual cenário do mercado em que vai atuar. Então, tente criar um diferencial para se destacar frente aos concorrentes.
  • Dedique-se à gestão financeira –  Sem capital de giro, a empresa não funciona. Por isso, reserve tempo para um bom planejamento financeiro:
  • gerencie seu fluxo de caixa;
  • elabore um bom orçamento;
  • faça um levantamento de todos os custos e despesas;
  • determine seu lucro;
  • saiba precificar produtos e serviços;
  • não assuma despesas desnecessárias, especialmente no início do empreendimento;
  • mantenha os registros atualizados;
  • tenha um bom controle de contas a pagar.
  • Saiba delegar responsabilidades –  Caso seu negócio conte com um colaborador ou uma equipe pequena, aprenda a delegar funções e definir papéis de modo bem claro. Ao mesmo tempo, entenda que você é o responsável em fazer sua empresa crescer. Então, sua presença precisa ser constante.
  • Acompanhe seu estoque de perto – Realize contagens com regularidade e utilize planilhas eletrônicas ou softwares específicos para ter uma visão clara do que você tem em estoque e quais itens precisam ser repostos antes que haja indisponibilidade.
  • Invista em tecnologias – Adiantamos no item anterior a recomendação de adotar um software de gestão. Além do estoque, esses programas também podem automatizar e ajudar a gerenciar outras informações, incluindo relacionamento com clientes, emissão de notas fiscais, relatório financeiro e fluxo de caixa.
  • Use uma certificação digital – É muito importante contar com soluções que vão facilitar a vida da empresa e que ajudam a desburocratizar processos. Esse é o caso do certificado digital corporativo. Essa solução permite que você assine digitalmente documentos eletrônicos com validade jurídica, além de dar acesso a diversos sistemas do governo e bancários de forma rápida e fácil.

Com a assinatura digital e o certificado digital, você pode:

  • assinar digitalmente contratos de prestação de serviço e de vendas, sem sair do escritório ou precisar ir a um cartório;
  • centralizar logins de acessos a sistemas em um único local;
  • encriptar mensagens para dar maior segurança aos seus documentos;
  • reduzir custos e tempo com reconhecimento de firma em cartório;
  • utilizar serviços do cartório pela internet;
  • acessar portais do Governo, como e-CAC e o eSocial.

O empreendedor sempre deve implementar práticas e soluções que possam facilitar seu dia a dia. Saber como administrar uma empresa pequena é realmente um grande desafio, mas, com as ferramentas certas, você pode ganhar tempo, reduzir custos e manter sua rotina sempre organizada e dinâmica.

Quer entender como funciona a assinatura digital? Então, saiba mais sobre nossos certificados digitais!

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