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Documentos digitais: 6 processos digitalizados que podem facilitar a sua vida

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Escrito por Certificado Digital
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Os documentos digitais vieram para facilitar a vida do empreendedor. Esses registros são a versão eletrônica de documentos físicos, como CNH, CPF e CNPJ. Uma vez que têm validade jurídica, podem ser utilizados no ambiente virtual para ter acessos a sistemas e validar a identidade em processos digitais.

Mas será que vale mesmo a pena utilizar esses documentos digitais? Neste post, vamos destacar as vantagens dessas versões virtuais. Conheça também algumas das principais já disponíveis para facilitar seu dia a dia!

Quais são os motivos para ter documentos digitais?
O empreendedor precisa gerenciar muitos processos e documentos — e organizar toda essa papelada de forma eficiente é um grande desafio para a produtividade. Além do espaço físico que ocupam, esses materiais precisam de mecanismos nada práticos para validar sua autenticidade, como o reconhecimento de firma e a autenticação em cartório.

Por outro lado, gerenciar documentos digitais é muito mais fácil e agiliza a vida das pessoas que dependem da burocracia. Veja só algumas vantagens!

Acesso facilitado às informações – É muito mais fácil de armazenar, organizar e encontrar documentos digitais. Depois de criar seu padrão de nomes e estrutura de pastas (na nuvem ou no computador), bastam alguns cliques para pesquisar e acessar o arquivo desejado. Além disso, é possível compartilhar o acesso com clientes, parceiros e colaboradores onde quer que estejam, bastando a conexão com a internet.

Maior agilidade e praticidade –  Com todos os documentos sempre à mão, é muito mais prático dar respostas rápidas sobre processos em seu negócio. A assinatura digital ainda permite que você assine contratos com validade jurídica sem sair do escritório. Sem falar que existem muitos serviços de cartório online que permitem resolver assuntos burocráticos.

Mais segurança aos dados – Documentos físicos estão sujeitos à ação do tempo, de pragas e até mesmo do desgaste causado pelo manuseio constante. As páginas se deterioram, apagam e dados importantes se perdem. Os documentos digitais, por sua vez, não têm esse risco.

As versões eletrônicas contam com sistemas de criptografia que preservam sua validade. Você também tem o acesso protegido por senhas e outros mecanismos de segurança, que permite editar níveis de acesso para cada tipo de usuário.

Redução de custos – Um dos grandes ganhos com a digitalização dos documentos é a economia. Além de ter que arcar com a manutenção de equipamentos de impressão e a compra de insumos de escritório, os arquivos físicos necessitam de autenticação para ter validade jurídica, o que aumenta os custos. Sem falar nos gastos com correspondências e mão de obra.

E como ficam os processos com documentos digitais? É muito mais barato! O Certificado Digital, por exemplo, tem um custo anual único, e pode ser utilizado em um número ilimitado de documentos. Logo, o empreendedor reduz custos com impressão e economiza espaço para armazenar seus registros.

Os documentos digitais são confiáveis?
Muitos ainda ficam com o pé atrás quando o assunto é documento digital. Alguns pensam assim porque acham que os registros digitais podem ser editados após uma assinatura, modificando o que foi originalmente documentado. Mas não é bem assim!

A assinatura digital assegura a autenticidade dos documentos, minimizando ao máximo as chances de fraude. Qualquer alteração que for feita após a assinatura do arquivo será apontada. Com isso, não há como assinar um documento digital e depois alterá-lo sem que isso fique evidente.

Os documentos digitais também são confiáveis do ponto de vista legal. A assinatura digital foi regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), o sistema nacional de certificados. Sendo assim, um documento com uma assinatura digital não pode ser questionado juridicamente.

Quais são os processos digitalizados mais comuns?
Os documentos digitais já fazem parte do dia a dia do brasileiro e já existem diversos modelos disponíveis. Confira alguns deles!

  1. CNH Digital – A Carteira Nacional de Habilitação Digital já está disponível para todos que já possuem uma CNH impressa com o código QR. Assim, basta fazer o download do aplicativo Carteira Digital de Trânsito (Android ou iOS) e escanear o código. Depois, é só seguir os passos para validação.
  2. CPF Digital – O CPF Digital é diferente do e-CPF. E ele está disponível para qualquer pessoa que deseja tê-lo em seu dispositivo eletrônico. Após baixar na Play Store ou na App Store, aceite os termos de uso, tire uma selfie e crie um PIN no sistema.
  3. e-Título – Você pode usar o e-Título no seu smartphone Android ou em seu iPhone. Ele substitui perfeitamente o título de eleitor impresso. Dá para ter acesso rápido às suas informações eleitorais e ainda poderá usá-lo em qualquer votação.
  4. CTPS Digital – A Carteira de Trabalho e Previdência Social já está disponível na versão digital desde 2017. Além do número do PIS, você poderá consultar contratos de trabalho e outros registros. Para ter acesso, realize o cadastro no site Emprega Brasil e depois faça o download na sua loja de aplicativos (Google Play ou App Store).
  5. Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV) – Até o documento do seu veículo conta com uma versão digital. Ele está disponível no mesmo aplicativo Carteira Digital de Trânsito (CDT), que também disponibiliza a CNH Digital. Lembre-se de que o carro precisa estar no nome do titular da CNH.
  6. Contratos eletrônicos – Os contratos eletrônicos são semelhantes aos impressos. A diferença é que utilizam a tecnologia de certificação digital para serem assinados a distância. Desse modo, podem ser usados para comprar produtos, contratar profissionais e fazer balanços financeiros, por exemplo.
    Para a assinatura digital, utilizamos os certificados e-CPF ou e-CNPJ. O e-CPF é um Certificado Digital disponível para pessoas físicas, que armazena dados do titular como e-mail, nome, identidade civil e assinatura da autoridade certificadora. Essa tecnologia provê a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita autenticada. Você também pode usá-la para acessar serviços públicos, como o portal da Receita Federal.
    Já o e-CNPJ é o certificado digital para pessoas jurídicas e, assim como o e-CPF, também tem validade jurídica inquestionável. Além do acesso a sistemas públicos, como INSS e e-Social, ele pode ser usado para emitir notas fiscais e assinar licitações.
    Como você pôde perceber, os documentos digitais representam uma grande evolução na forma como lidamos com diferentes processos burocráticos no dia a dia. Eles geram mais economia, agilidade e praticidade, aumentando consideravelmente a segurança e a nossa produtividade.

Quer essa facilidade para sua vida? Então, saiba mais sobre nossos certificados digitais de e-CPF e e-CNPJ!

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