Quando se tem uma empresa, existem alguns processos que garantem uma melhor percepção das estratégias. Relatórios mensais são um exemplo, outro, é o fechamento contábil.
Uma atividade obrigatória que funciona como uma apuração para saber como está a saúde financeira do negócio, além de fornecer um resumo das questões fiscais. Sendo assim, é um ótimo material para definir as estratégias, além de ajudar a entender como o negócio funciona.
No entanto, é comum que durante a sua elaboração, a gestão cometa alguns erros. Neste texto, vamos apresentar o que você precisa saber para fazer o fechamento contábil do seu negócio. Entenda!
O que é o fechamento contábil?
É uma atividade em que os processos financeiros de um determinado período são verificados e registrados. O objetivo é que a gestão tenha um panorama da saúde financeira da empresa. Sendo assim, é comum que ele seja realizado em diferentes períodos dependendo da necessidade, do porte e do volume de movimentações. O mais comum é que seja feito mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
Quais são os principais ❌erros❌ do fechamento contábil? Conheça 5!
As etapas do fechamento contábil podem significar a avaliação de muitos dados, por isso, não é incomum que ocorram alguns erros durante o processo. O que pode ser terrível para a gestão, já que impede de ter uma visão clara da origem das despesas e faturamentos do negócio. A seguir, veja quais são os principais erros.
1. Não separar os documentos
Algumas informações são fundamentais para que o fechamento contábil seja perfeito. Mais do que juntar dados financeiros, será preciso avaliar outros setores como o trabalhista. Sendo assim, é comum utilizar os seguintes dados:
- fiscais: arquivos fiscais digitalizados, notas, comprovantes de pagamentos dos impostos e tributos etc;
- trabalhistas: informações sobre os salários, pró labore, vale-alimentação e transporte, afastamentos médicos, entre outros;
- contábeis: extratos bancários, comprovantes das receitas, faturas de cartão, demonstrativos de empréstimos e financiamentos, despesas etc.
2. Não prestar atenção aos pagamentos atrasados
É muito comum que no processo de preencher os comprovantes das receitas, a gestão considere pagamentos que ainda não foram confirmados. Acontece que, mesmo que a empresa tenha certeza que esse pagamento será quitado, ainda assim, é arriscado contar com essa receita, já que a inadimplência não pode ser 100% prevista.
3. Não retirar os valores não creditados
Essa é uma questão com relação direta ao tópico anterior. Mais do que pagamentos atrasados, a gestão pode considerar valores que ainda não foram totalmente processados, desconsiderando que esse pagamento pode se tornar uma inadimplência.
Essa situação prejudica a tomada de decisões e até os próximos projetos da empresa, já que ela conta com um valor que ainda não está no caixa.
4. Não ter uma data certa para o fechamento
A falta de periodicidade na hora de realizar o fechamento contábil é outra atitude que pode atrapalhar bastante a sua eficácia. Afinal, como ele funciona como uma ferramenta para entender se a empresa está se comportando bem financeiramente, não ter uma data recorrente pode prejudicar a visão dos resultados, além de impedir que o negócio consiga tomar decisões baseadas em situações reais.
5. Não analisar as suas informações
Com o fechamento contábil realizado, uma outra etapa se inicia: a análise das informações coletadas. Esse é um passo fundamental e que possui ligação com o propósito do fechamento contábil. Sendo assim, mais do que fazê-lo, é importante utilizar suas informações para que a empresa possa tomar decisões e pensar nos próximos passos.
Como ✅melhorar✅ o fechamento contábil do seu negócio? Veja 4 dicas!
Agora que entendemos o que não fazer, vamos acompanhar algumas dicas que separamos para executar um fechamento contábil. Veja a seguir!
1. Determine os responsáveis
A gestão terá que lidar com muitos dados da empresa, materiais de áreas fundamentais para os processos do negócio. Por isso, as responsabilidades sobre a apuração e coleta não podem ficar apenas com uma pessoa. Será preciso definir uma equipe, geralmente, o setor contábil fica responsável por essa demanda.
2. Organize os documentos
Com a equipe definida, agora começa a separação dos documentos e outras informações essenciais. Os lançamentos serão uma parte importante desse processo, pois não podem ser feitos de maneira desorganizada. É interessante separá-los por categorias (entradas, investimentos, saídas, fornecedores, impostos etc).
Também atente-se a ordem dos comprovantes, é interessante armazená-los de acordo com a data. Isso ajudará na hora da conferência dos documentos.
3. Atenção ao estoque
Mais do que as informações sobre receitas e despesas, uma outra parte importante é a gestão do estoque. As entradas e saídas das mercadorias, também representam um impacto financeiro.
Por exemplo, se tiver mais produtos do que o previsto, isso quer dizer que houve um desperdício. Saber dessa informação pode impedir que a empresa compre mais do que precisa. Sendo assim, tudo o que acontecer no setor deve ser registrado. É interessante fazer relatórios com um balanço das matérias-primas.
Outro grande motivo para fazer o controle de estoque é que ele é uma exigência legal para manter o Livro Inventário.
4. Utilize a tecnologia
Por fim, um passo significativo para a efetuar o fechamento contábil é o uso de softwares de gestão. Essas ferramentas podem te ajudar a ter um controle maior do que acontece no seu negócio e ainda garantir que nenhum dado será perdido.
Existem diversos tipos, desde os que trabalham apenas com registros financeiros, fornecendo gráficos e relatórios, até os que trabalham com o gerenciamento de estoque. Procure escolher os softwares que tenham a possibilidade de integração com o seu sistema, além de proporcionar acesso móvel.
O fechamento contábil é uma ferramenta fundamental para qualquer negócio. Independente do tamanho da empresa, é uma forma de conseguir informações bem precisas sobre o comportamento financeiro.
Dados sobre as operações fiscais, trabalhistas, além das transações, que podem funcionar como um norte para a tomada de decisões e não só para os contadores, para a gestão, o fechamento contábil é uma ótima forma de conhecer melhor a empresa e ainda saber se as estratégias estão funcionando como deveriam.
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