Esse ambiente oferece uma série de benefícios ao contribuinte; uso da Certificação Digital facilita acesso ao sistema, saiba como funciona o e-CAC.
O e-CAC é um sistema da Receita Federal do Brasil (RFB) criado para facilitar o acesso dos contribuintes aos principais serviços do órgão. Durante anos, se uma pessoa precisasse de informações pessoais ou empresariais ele precisaria agendar um horário em uma agência da RFB para ser atendido por um analista ou auditor.
Com os avanços da tecnologia, esses e outros processos se tornaram muito ágeis e práticos. Dessa forma, as pessoas e empresas passaram a ter informações, e executar procedimentos rapidamente por meio da internet com o máximo de segurança.
Neste artigo, falaremos de tudo que você precisa saber sobre o e-CAC e as suas formas de utilização. Continue lendo!
O que é e-CAC?
Em primeiro lugar, o que é o e-CAC? Ele é o centro de atendimento virtual da Receita Federal. Trata-se de uma plataforma online, com ambiente seguro, que simplifica muitos processos fiscais e permite uma otimização melhor da contabilidade.
Para que serve o e-CAC?
No e-CAC é possível realizar diversas solicitações e solucionar problemas que demandariam um grande tempo em filas ou espera telefônica da Receita Federal. A plataforma, inaugurada em 2005, está em constante evolução e, a cada dia, novos serviços e funcionalidades são lançados, com o objetivo de chegar à digitalização completa.
Pessoas físicas e jurídicas que declararam o Imposto de Renda nos dois últimos anos têm acesso à plataforma, que funciona como uma central de acesso para diversos serviços financeiros. Alguns dos serviços disponíveis, são:
- cadastro (como Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física);
- certidões e situação fiscal;
- cobrança e fiscalização (como Controle de Entrega de Declarações);
- declarações e demonstrativos (como Declaração de Imposto de Renda);
- Dívida Ativa da União;
- legislação e processo (como Validação e Assinatura de Documentos Digitais);
- pagamentos e parcelamentos;
- regimes e registros especiais (como Programa Empresa Cidadã);
- restituição e compensação (como compensação de ofício);
- senhas e procurações;
- Simples Nacional (como Restituição do Imposto de Renda Pessoa Física – IRPF).
Para quem é empregador doméstico, o e-CAC permite conferir as guias emitidas e pagas no e-Social Doméstico, o que garante mais segurança e tranquilidade nesse processo. Veja mais detalhes das funcionalidades acessando aqui.
O que é preciso para acessar o e-CAC?
Você pode realizar o processo de inscrição pelo site, o que pode ser um processo um pouco demorado. É preciso abrir o portal e clicar na opção de gerar um código de acesso. Em seguida, você será direcionado a uma página de cadastramento que solicitará uma série de informações.
O objetivo desse procedimento é garantir a sua autenticidade. Afinal, o e-CAC carrega informações sigilosas sobre o contribuinte. Inclusive, a própria declaração do Imposto de Renda pode ser acessada por meio da plataforma. Logo, a Receita Federal precisa garantir o máximo de segurança nesse procedimento.
Porém, também é possível acessar com um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ), que têm uma série de benefícios e facilidades no e-CAC. Inclusive, muitas das funcionalidades são exclusivas para quem tem essa certificação, especialmente para as empresas.
Enfim, com o e-CPF ou e-CNPJ você pode complementar dados do seu CPF, baixar declarações de Imposto de Renda de anos anteriores, acompanhar o andamento da declaração do IR após enviada, entre outros serviços que mostraremos com mais detalhes neste artigo.
Qual a relação do certificado digital com o e-CAC?
O certificado digital é uma ferramenta muito interessante para o acesso ao e-CAC. Algumas pessoas podem não entender muito bem o porquê da importância desse elemento se existem formas de acessar o sistema sem a utilização dele.
Sendo assim, é importante entender o que é e para que serve o certificado digital para, dessa forma, constituirmos uma ligação com o tipo de informação que está disponível no e-CAC. Nós estamos tratando de uma ferramenta que proporciona um nível de segurança muito alto.
Afinal, o próprio processo de emissão dessa ferramenta exige alguns procedimentos que garantem diversos níveis de proteção. O objetivo é garantir que a certificação seja emitida apenas para o titular, confirmado por meio de reuniões presenciais ou a distância promovidas pela própria Autoridade Certificadora.
Além disso, o certificado digital tem uma tecnologia de criptografia que garante a confiabilidade e autenticidade dos dados transacionados. Isso significa que é muito difícil que alguém se passe por você utilizando o seu certificado digital, a menos que o próprio titular tenha fornecido o acesso.
A relação do e-CAC com certificado digital está justamente na segurança das informações armazenadas nesse sistema. Por mais que você seja uma pessoa extremamente cuidadosa, é possível que indivíduos não autorizados consigam o seu código de acesso ao portal. Assim, eles conseguirão todas as informações mais sigilosas e sensíveis sobre suas finanças pessoais ou empresariais.
Com o certificado digital, no entanto, esse procedimento é mais seguro. Afinal, a pessoa só conseguirá acessar a plataforma se estiver com a ferramenta em mãos, bem como todos os mecanismos de autenticação que ela exige.
Os tipos de certificados digitais aceitos no e-CAC
Atualmente, existem diversos tipos de certificados digitais. Tanto as pessoas físicas como jurídicas podem ter acesso a essas ferramentas. Contudo, existem dois modelos que são os mais indicados para utilizar no acesso ao e-CAC. Veja quais são eles!
- Certificado Digital A1
O primeiro e mais comum é o modelo A1. Trata-se de um certificado digital que pode ser instalado no computador do titular. Uma das suas principais vantagens é que sempre que for necessário fazer algum tipo de autenticação utilizando essa ferramenta o próprio sistema já identifica e solicita sua abertura.
Por exemplo, se você deseja ter acesso ao e-CAC, basta clicar na opção de acesso com certificado digital que a própria plataforma buscará essas informações no seu computador. Tudo isso sem que você tenha que se conectar a qualquer tipo de periférico na máquina.
Geralmente, a validade do certificado digital desse modelo é de 12 meses. Mas, finalizado esse prazo, o titular pode procurar a Autoridade Certificadora e solicitar a renovação.
- Certificado Digital A3
O outro modelo que pode ser utilizado para acessar o e-CAC é o A3. A principal diferença desse tipo para o anterior está no fato de que ele necessita de um periférico externo para funcionar — um cartão token ou kit leitora para o caso de dispositivos que não possuem entrada para cartão — que carregue as informações criptografadas do certificado digital.
Nesse método, a plataforma da Receita Federal também fará a busca no seu computador. Porém, para que o certificado digital seja acionado ele precisa estar conectado a máquina e devidamente instalado. Outra grande diferença que você precisa ter atenção é com relação ao vencimento desse modelo.
Geralmente, ele ocorre em períodos entre 12, 24 ou 36 meses. Ou seja, tem uma validade maior que o A1. Mas pode ser igualmente renovado quando esse prazo for alcançado.
Quais são os serviços disponíveis?
Agora, mostraremos alguns dos serviços mais buscados na plataforma do e-CAC. Apesar de muitos enxergarem esse sistema como um simples verificador de débitos fiscais federais, ele tem funcionalidades que podem surpreender um usuário. Continue lendo para saber quais são elas!
- Cadastros em geral
Cada funcionalidade do e-CAC apresentará uma série de outras opções que o titular pode clicar. Um exemplo disso é a página de Cadastro. Ao clicar no botão, você perceberá que abrirá uma aba contendo alguns links que você pode escolher. Dependendo do perfil de acesso no momento (pessoa física ou jurídica), algumas funções estarão indisponíveis.
Por exemplo, se você estiver acessando a plataforma com o seu e-CPF, não apareceram informações de cadastros relacionados a CNPJ. Da mesma forma que dados relacionados à pessoa física não estão disponíveis para quem acessa a plataforma com um e-CNPJ.
Por isso, é importante sempre verificar se o acesso está sendo feito de forma correta. Nessa primeira parte você consegue fazer poucas coisas. Afinal, para alterar dados de uma empresa é preciso realizar um amplo processo de modificação que envolve diversos órgãos de registro.
Da mesma forma, uma pessoa física não consegue alterar dados pessoais de forma simples em uma plataforma digital. Logo, o foco dessa função é apenas fornecer algumas informações sobre o usuário do e-CAC.
- Consulta a certidões e situação fiscal
Agora, começamos a desvendar funcionalidades que efetivamente fazem toda a diferença em uma plataforma digital. A função de consultas a certidões e situação fiscal serve como um demonstrativo para saber se uma pessoa física ou uma empresa tem dívidas com a Receita Federal.
Existem diversos motivos que podem levar um contribuinte a se tornar um devedor do órgão. Muitas pessoas nem sequer têm ideia de que podem ter cometido algum erro que gerou multas ou cobranças adicionais. É nesse local que o contribuinte fica sabendo se existe algum valor a ser pago.
Essa consulta é especialmente importante para as empresas que precisam emitir certidões de regularidade perante a Receita Federal. Problemas apontados nessa consulta podem impedir a emissão desses documentos.
Ao clicar no botão “Certidões e Situação Fiscal”, você notará que existem duas opções. A primeira tem por objetivo identificar a inclusão em alguns sistemas, como o CADIN, SISBACEN ou a própria RFB.
A outra fará a consulta geral de eventuais pendências que podem existir no seu CPF ou CNPJ. Se não existir nenhum tipo de cobrança, o sistema informará que o contribuinte está em dia com suas obrigações e não exibirá nenhum tipo de informação adicional.
Contudo, quando existirem débitos a serem honrados, um sinal de alerta será exibido. Essa consulta demonstra débitos existentes na Receita Federal ou na Procuradoria do órgão. Ela também informará se o débito já é devido ou se existe o conceito da exigibilidade suspensa. Nesse caso, são cobranças e irregularidades que ainda podem ser regularizadas antes de gerar sanções financeiras.
Ao final, você ainda pode gerar um relatório consolidado contendo tudo o que precisa ser regularizado na Receita Federal — quaisquer pendências relacionadas ao seu CPF ou CNPJ. Vale a pena ressaltar que para fazer esse tipo de consulta o seu perfil de acesso deve estar devidamente selecionado de acordo com a finalidade.
Em outras palavras, isso significa que não é possível consultar débitos de um CNPJ estando logado por meio do seu CPF sem fazer a devida procuração, que mostraremos com mais detalhes ainda neste artigo.
- Cobranças e fiscalização
Outra função muito importante e utilizada dentro do e-CAC é a de cobranças e fiscalização. Nessa área, o contribuinte pode consultar uma série de informações sobre eventuais débitos já consolidados pela Receita Federal.
As pessoas físicas podem ter acesso à intimação sobre malha fina e eventuais cobranças que o órgão realiza. Também será possível fazer a regularização dessas questões por meio do próprio sistema.
Porém, essa mesma área do e-CAC também permite que o contribuinte tenha acesso a informações sobre restituições e compensações às quais tem direito.
- Declarações e demonstrativos
Outra área muito utilizada do e-CAC é um serviço de informações sobre declarações e demonstrativos. Assim como ocorre em opções anteriores, ao clicar no botão você perceberá a abertura de uma aba com diversas funções que podem ou não estarem habilitadas, sempre de acordo com o perfil de acesso.
Para as pessoas físicas, uma das mais buscadas é a que recebe o nome de “Consulta Rendimentos Informados por Fontes Pagadoras”. Nela, o contribuinte tem acesso a um relatório contendo todos os valores que recebeu ao longo dos anos, desde o dia em que começou a trabalhar.
Abaixo, encontramos as opções de acesso referentes ao carnê-leão e ao Imposto de Renda do contribuinte. Para as empresas, as funcionalidades dessa área do e-CAC são mais abrangentes. Por exemplo, o empresário pode ter acesso a diversas informações sobre as declarações enviadas pelo seu contador.
Veja as principais:
- DCTF;
- DIRF;
- DME;
- Serviços referentes à Dívida Ativa da União (DAU)
A opção que trata das informações relacionadas à Dívida Ativa da União pode ser acessada na totalidade por pessoas físicas ou jurídicas. Nessa parte da plataforma, o usuário tem acesso à consulta de pendências e situação fiscal, a mesma já mencionada, bem como próprios débitos inscritos como DAU.
Nessa área, tanto empresas quanto as pessoas jurídicas podem solicitar o parcelamento da Dívida Ativa da União. Mas é importante ter atenção a esse detalhe, pois existem momentos em que o Governo Federal oferece a possibilidade de parcelar dívidas com a RFB com descontos nos juros e multas que seriam aplicados.
São os chamados REFIS. Contudo, eles não são tão frequentes em nosso país, e se você tem um débito que já se arrasta por muito tempo, vale a pena solicitar o parcelamento por meio do e-CAC.
- Informações sobre pagamentos e parcelamentos
Como o foco do e-CAC é fornecer o máximo de informações para o contribuinte, existe uma funcionalidade que registra todos os pagamentos e parcelamentos realizados por ele ao longo da sua vida.
Por exemplo, se você quer saber se um DARF foi pago, basta clicar na opção “Consultar Comprovante de Pagamento”. Ao fazer isso, o sistema abrirá uma página em que você pode informar os dados do documento que deseja pesquisar.
Inclusive, é possível verificar tudo que foi pago em uma data de arrecadação específica. Dessa forma, caso você não lembre o número do documento ou seu valor, o sistema gerará uma lista com tudo que foi pago no período. Você pode analisar um por um até encontrar o pagamento desejado.
Vale a pena ressaltar que o documento pago só constará nessa página após a confirmação da autenticação bancária. Geralmente, isso pode ocorrer entre 2 a 5 dias depois do pagamento da guia.
Algumas funcionalidades importantes são repetidas em diversas abas dentro da plataforma. Por exemplo, essa opção de pagamentos e parcelamentos também tem um link para o acesso à consulta de pendências e informações do Imposto de Renda.
- Cadastramento de senhas e procurações
Outra função muito importante e utilizada do e-CAC é o cadastramento de senhas e procuração. Pessoas físicas e jurídicas que têm certificado digital podem atribuir poderes específicos para movimentar algumas funcionalidades dentro do portal.
Inicialmente, o empresário já tem acesso aos dados do e-CAC do seu CNPJ, desde que a empresa também tenha um certificado digital. Contudo, outras pessoas ou empresas só podem ter acesso a dados de um contribuinte se tiverem uma procuração que é cadastrada no próprio e-CAC. Isso garante a segurança digital dos dados de ambos os contribuintes.
- Informações referentes ao Simples Nacional
Para finalizar a parte das principais funcionalidades do e-CAC, temos ainda as opções do Simples Nacional. Nesse caso, se você não tem uma empresa que está ou já esteve nesse regime, é provável que essa opção não aparecerá.
Mas, se não for o seu caso, é possível ter acesso a todo sistema do Simples Nacional pelo portal e-CAC, sem ter que abrir o site específico. Nessa parte, você pode consultar e enviar declarações, emitir comprovantes de pagamento do DASN, bem como executar a apuração mensal dos valores a pagar.
Como usar o e-CAC?
Agora, você entenderá como funciona o e-CAC na prática. Após conhecer todo o sistema, suas opções, formas de acesso etc., é importante entender o que pode ser feito depois que você conseguir logar na plataforma.
Esse sistema foi desenvolvido com o objetivo de ser simples, intuitivo e fácil uso, atendendo, desse modo, ao público geral, evitando termos muito técnicos que permitiriam o uso apenas por profissionais da área contábil.
- Barra de buscas
Já na página principal do portal você encontrará uma barra de buscas. Ela é chamada na plataforma de “Localizar Serviços”. Nela, é possível encontrar todos os recursos do e-CAC por meio de uma simples consulta. Por exemplo, imagine que você deseja consultar a restituição do seu Imposto de Renda.
Nesse caso, se não souber o caminho para acessar essa informação, basta digitar o termo “!Imposto de Renda” ou “restituição” que o próprio sistema fará a busca das opções possíveis para atender às suas necessidades.
- Serviços mais acessados
Outra função relacionada ao layout da plataforma e que é muito interessante é opção de serviços mais acessados. Ela fica localizada no canto esquerdo da tela, onde você encontrará os principais serviços do e-CAC.
- Serviços em destaque
Acima das opções mais acessadas, você também deve encontrar os serviços em destaque. Nessa área, a Receita Federal elenca as principais opções que os contribuintes podem necessitar aquele momento. Agilizando o acesso a determinadas funções da plataforma.
- Função Meu Imposto de Renda
A funcionalidade “Meu Imposto de Renda” pode ser encontrada na parte de serviços mais acessados, bem como no campo de buscas. O objetivo desse elemento é fornecer todas as informações que você precisa saber sobre suas declarações enviadas.
Nessa área também é possível ter acesso aos impostos que foram pagos nos anos anteriores, bem como o andamento de restituições.
- Processos digitais
Na função “Processos Digitais”, o contribuinte pode consultar as movimentações processuais Feitas por ele próprio ou pela Receita Federal. Nesse sentido, comunicados, decisões e intimações digitalizadas podem ser facilmente encontradas.
- Caixa de mensagens
Outro detalhe importante da plataforma é a sua caixa de mensagens. Basicamente, trata-se de um ambiente de troca de informações entre o contribuinte e a Receita Federal. Ela fica localizada no canto superior direito do sistema.
Dependendo do grau de importância da mensagem que você recebeu, o e-CAC exige que você leia o conteúdo dela antes de realizar outras atividades na plataforma. Vale a pena mencionar que, em se tratando de prazos para recursos, o cumprimento das obrigações dessas mensagens no e-CAC são consideradas notificações do órgão para conselho de contribuintes.
Ou seja, é importante ficar atento a essas funcionalidades da plataforma para não perder nenhum tipo de prazo, tanto como pessoa física quanto na sua própria empresa.
- Perfil de acesso
Você já sabe que o e-CAC é uma plataforma desenvolvida para pessoas físicas e jurídicas. Contudo, ambas acessam o mesmo sistema, e a pergunta que fica no ar é: como distinguir um tipo de acesso do outro? Afinal, existem funcionalidades exclusivas para empresas e outras para as pessoas.
Pensando nisso, a Receita Federal inseriu uma opção que se chama “Alterar perfil de acesso”. Nela, você pode acessar as informações de uma empresa para a qual tenha feito uma procuração. Dessa forma, as opções relacionadas ao CNPJ serão desbloqueadas para uso no certificado digital que acessou a plataforma.
Uma dica importante sobre a questão do perfil de acesso é sempre verificar se você está utilizando o e-CAC em seu CPF ou no CNPJ da sua empresa. Isso pode ser feito analisando a informação contida no topo da página que mostra o titular do código de acesso ou certificado digital logado na plataforma.
- Logout da plataforma
Sair do e-CAC também é algo que você precisa ter muita atenção. No canto superior direito existe a opção “Sair com segurança”. Sempre que você finalizar um serviço e não tenha mais nada para fazer na plataforma, utilize essa funcionalidade para garantir que nenhuma pessoa terá acesso aos seus dados.
Se você simplesmente fechar a aba do navegador e existirem outras abertas, a plataforma continuará logada e suas informações podem ser acessadas facilmente, bastando que outra pessoa abra o site do e-CAC.
- Outras informações da plataforma
Também é importante que você conheça detalhes sobre a plataforma. Por exemplo, no canto superior esquerdo há a logomarca da Receita Federal e do próprio e-CAC.
Situado bem ao lado dessas figuras temos a opção de retornar à página inicial do portal. Nesse caso, se você estiver navegando por alguma funcionalidade e não souber voltar ao início do sistema, basta clicar nesse botão que ele retornará imediatamente à home, independentemente da página que estiver aberta.
Obviamente que, dependendo do tipo de serviço que você solicitou, o sistema pode emitir algum alerta de que dados ou informações serão perdidos se a página for fechada.
Com essas dicas de uso do e-CAC, você certamente poderá aproveitar as vantagens que essa importante ferramenta proporciona. Além disso, é sempre importante lembrar o papel fundamental de um certificado digital nesse processo. É ele que garantirá boa parte da sua segurança enquanto utiliza a plataforma.
Pensando em criar o seu certificado digital? Então, confira nosso modelo A1 e veja como o processo é simples e rápido.
