A procuração eletrônica com certificado digital é capaz de oferecer para você uma série de benefícios. Em resumo, este é um documento online que tem validade jurídica e permite a execução de vários procedimentos formais.
E não falamos à toa! A ferramenta surge com o objetivo de facilitar a vida do empreendedor, possibilitando que ele delegue algumas funções para seus colaboradores ou prestadores de serviços. Pensando nisso, resolvemos elaborar este artigo.
Assim, você pode entender o que é a procuração eletrônica, suas funcionalidades e como ela pode ser emitida com o uso de certificado digital.
O que é a procuração eletrônica?
De forma geral, a procuração eletrônica é um documento que tem por objetivo a concessão para uma pessoa tomar ações em nome de outra. Basicamente, ela funciona de forma semelhante àquelas feitas em cartórios convencionais. Contudo, a grande diferença é que todo procedimento é feito pela internet, utilizando um certificado digital.
Agora vem uma parte muito interessante para desburocratizar a vida! Como se trata de um documento eletrônico, ele pode ser elaborado e validado totalmente sem o reconhecimento de firma por parte dos cartórios. Além disso, pode ser replicado caso seja perdido. Em alguns casos, o procedimento é realizado dentro de alguns portais.
A procuração eletrônica é uma verdadeira ferramenta de gestão empresarial. Afinal, permite ao empresário delegar diversas atribuições. Ao fazer isso, você terá mais tempo livre para se dedicar a outras tarefas do seu negócio, como o relacionamento com clientes e vendas.
E temos também o outorgante! A procuração eletrônica conta com esta figura, que é a pessoa que fornece o poder de executar ações em seu nome. Também temos o outorgado, responsável pela execução dessas tarefas. Vale a pena ressaltar que a pessoa que recebe os poderes não consegue executar nenhum tipo de outra tarefa.
Logo, é um procedimento extremamente seguro e que possibilita ao empresário controlar com efetividade o acesso que cada pessoa terá nos fluxos de trabalho.
Para que a procuração eletrônica serve?
A procuração eletrônica tem diversas utilizações, tanto para o empresário quanto para uma pessoa física. Por exemplo, é possível emitir o documento para que alguém gerencie sua conta bancária enquanto você estiver em uma viagem. Contudo, o uso mais interessante dessa ferramenta é nas empresas, no relacionamento com os colaboradores e os prestadores de serviços.
Exemplificando, uma prática muito comum é fornecer a procuração eletrônica com certificado digital para o seu contador. Desse modo, ele terá acesso a portais do governo, consulta de notas fiscais emitidas, envio de declarações e outras atribuições. Assim, age em nome da empresa, de acordo com os poderes fornecidos pelo próprio gestor.
Como o certificado digital pode apoiar a emissão da procuração eletrônica?
Inicialmente, é preciso separar os dois tipos de procuração eletrônica. Um empresário pode emitir esse documento de forma avulsa para atender as necessidades específicas de algum órgão público ou instituição privada. Por exemplo, para delegar um colaborador a representar a empresa em um processo de licitação.
Nesse caso, estamos tratando de uma procuração particular. Desse modo, você pode preparar o documento em seu próprio computador e assinar digitalmente com o certificado digital. Mas, quando se trata dos órgãos públicos o procedimento é diferente.
Portanto, o primeiro passo para executar esse documento é acessar o e-CAC da Receita Federa. Em seguida, clique em “Senhas e Procurações” logo depois em “Cadastro, Procurações e Cancelamentos”.
Feito isso, clique em “Cadastrar Procuração”. O passo seguinte é registrar o outorgado e definir o período de validade do documento. Nesse momento, você perceberá que existem dezenas de serviços que o colaborador ou prestador de serviços terá acesso. Basta selecionar e clicar em “Cadastrar Procuração”.
Enfim, a sua procuração eletrônica com certificado digital estará disponível para consulta no próprio portal e-CAC. Geralmente, a validade do documento é de 5 anos. Caso seja necessário, você pode acessar e cancelar a qualquer momento. Você também tem a liberdade de cadastrar e eliminar os poderes ao outorgado a qualquer instante.
Além disso, é importante ter em mente que a pessoa que recebeu os poderes não conseguirá realizar nenhum tipo de operação fora dos itens que foram permitidos. Além disso, alguns procedimentos podem demonstrar a identificação de quem a executou.
Também é importante mencionar que no caso da procuração eletrônica do portal e-CAC, ambos os lados precisam do certificado digital. Caso contrário, não será possível emitir o documento.
Por que fazer uma procuração eletrônica com certificado digital?
Você notou que a procuração eletrônica é um documento completo e que proporciona uma série de benefícios. Porém, algumas pessoas podem acreditar que é muito complicado e burocrático realizar esse processo. Mas não, esse é um procedimento rápido e simples.
Isso só existe graças ao certificado digital. Essa é uma ferramenta que proporciona toda segurança da transação de dados necessários para elaborar a procuração eletrônica. Além disso, ter acesso a essa ferramenta também é muito simples.
O primeiro passo, é acessar o site de uma Autoridade Certificadora de confiança e que já tem tradição nesse mercado. Um exemplo, é a pioneira na emissão desse documento, a Serasa Experian. Feito isso, você perceberá que existem vários formatos e modelos diferentes.
Escolha o seu e envie os documentos solicitados. Em seguida, serão avaliados seus dados e informações para que seja marcada a reunião de validação. Caso você opte pelo modelo A1, esse procedimento pode ocorrer por meio de uma videoconferência. Ou seja, não será necessário dirigir-se até a sede da Autoridade Certificadora para efetivar o serviço.
Depois, entre 24 e 72 horas, o seu certificado digital estará pronto e você poderá seguir os passos para gerar a procuração eletrônica. Além disso, também poderá executar uma série de outras funções como assinaturas digitais, emissão de documentos fiscais e acessos restritos.
Ficou demonstrado aqui que a procuração eletrônica com certificado digital é uma ferramenta bem relevante para a gestão da empresa. Ela facilita as atividades do dia a dia, agiliza os processos e possibilita ao gestor delegar tarefas a um representante, o que o permite dispor de mais tempo para se empenhar em suas funções e no crescimento da empresa.
Agora, confira também o outro conteúdo que preparamos. Nele, mostraremos a diferença entre os modelos A1 e A3 de certificado digital!
