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Regularização de Empresa: qual é o processo burocrático

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Escrito por Certificado Digital
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Sabia que a regularização de empresa gera mais competitividade para o seu negócio? Sim! Embora o processo possa parecer complicado à primeira vista, a verdade é que agir dentro da legalidade traz vantagens que compensam bastante o esforço.

Com a regularização, você consegue emitir notas fiscais, ter mais controle financeiro, separar as contas da empresa das suas finanças pessoais, ter um melhor relacionamento com fornecedores e clientes e acessar direitos da previdência social.

Então, não tenha dúvidas de que esse é o melhor caminho para a sua atividade profissional! E, para ajudar nessa tarefa, nós preparamos este post! Tire suas dúvidas a seguir!

O que significa regularizar sua empresa?

A principal característica de uma atividade profissional regular é abrir uma empresa por meio do registro de pessoa jurídica. O CNPJ é a identidade do seu negócio, e é por meio dele que você poderá partir para os próximos passos.

Trabalhar dentro da legalidade também significa formalizar as receitas da empresa por meio da emissão de notas fiscais e manter as obrigações tributárias em dia, que incluem o pagamento de impostos e o repasse de informações à Receita Federal.

Então, a regularização de empresa vai além do processo de abertura: é preciso manter o CNPJ ativo, obter alvará de funcionamento e adquirir um certificado digital para emitir as notas fiscais e acessar os portais de relacionamento com a Receita.

E quais são os benefícios da regularização de empresa?

Formalizar suas atividades profissionais oferece grandes vantagens. Podemos até ouvir que o processo de regularização traz dor de cabeça, mas a verdade é que manter seu negócio funcionando fora da legalidade representa muito mais prejuízos do que benefícios.

Para ter uma ideia, basta pensar no cenário da pandemia de Covid-19. As ações promovidas pelo Governo Federal para auxiliar empresários durante o momento mais crítico da pandemia só eram disponibilizadas para aqueles que estavam com a situação em dia junto à Receita.

Assim, os empreendedores que trabalhavam de forma irregular acabaram sem respaldo para enfrentar o cenário desafiador.

Nesse sentido, é importante conhecer as três principais vantagens de regularizar seu negócio. Veja!

  • Direito à Previdência Social

A regularização de empresa permite que você recolha os valores relativos à previdência social, como a contribuição mensal ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Assim, você mantém assegurados alguns direitos trabalhistas muito importantes, como a aposentadoria, o auxílio-doença, a licença-maternidade e até mesmo o saque do PIS.

  • Mais competitividade no mercado

A regularização é a única forma de emitir notas fiscais, e isso faz toda a diferença na sua posição competitiva. Primeiro, devido à relação de confiança que se estabelece entre a sua empresa e fornecedores e fabricantes, o que proporciona um maior poder de negociação, a possibilidade de realizar parcelamentos e o acesso a preços mais favoráveis.

Segundo, porque muitos consumidores levam em conta a situação legal de uma empresa na hora de escolher seus produtos e serviços. Assim, a regularização aumenta as possibilidades de prospecção de clientes e de divulgação do seu negócio.

  • Acesso a melhores linhas de crédito

Outro ponto positivo da situação regular é o acesso a linhas de crédito exclusivas para pessoas jurídicas. Com isso, seu negócio tem mais oportunidades de conseguir financiamentos e empréstimos com taxas de juros melhores. Isso pode ser importante para o crescimento da empresa.

Como fazer essa regularização?

Agora que você viu os principais motivos por que a regularização de empresa é necessária, veja só os principais passos!

  • Registre seu negócio

O registro do seu negócio depende do tipo de empresa. Alguns deles são:

  1. Microempreendedor Individual (MEI);
  2. Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI);
  3. Microempresa (ME);
  4. Empresa de Pequeno Porte (EPP).

De todos, o mais descomplicado é o MEI — você pode obter seu CNPJ rapidamente e 100% pela internet, no site do Portal do Empreendedor. Para os demais tipos, é fundamental contar com a ajuda de um profissional da contabilidade para o processo de registro, que envolverá as seguintes etapas:

  1. registro do CNPJ;
  2. cadastro do CNPJ na Receita Federal;
  3. liberação de alvarás de funcionamento;
  4. realização de inscrição municipal;
  5. registro na Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ).
  • Verifique a situação do seu CNPJ

Se você já tem CNPJ, vale a pena consultar sua situação cadastral. Para tanto, basta emitir um Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral no site da Receita: ela deve estar “Ativa”. Os status “Suspensa”, “Inapta”, “Baixada” e “Nula” significam que sua empresa está irregular.

  • Acerte débitos em aberto

Muitos fatores podem levar uma empresa a ficar em situação irregular, especialmente deixar de entregar documentos obrigatórios ou não pagar tributos devidos. Por isso, vale a pena consultar dívidas no CNPJ e, se for o caso, negociar débitos para regularizar sua situação cadastral.

  • Emita notas fiscais

Agora sim! Se o CNPJ está ativo e com tudo em ordem, você pode emitir notas fiscais — essa é a mais importante obrigação fiscal de um negócio regular. Para tanto, você precisa ter o cadastro na SEFAZ e adquirir um certificado digital.

Esse documento eletrônico — no caso, um e-CNPJ — funciona como uma assinatura virtual que identifica a sua empresa junto aos sistemas do governo. Com ele, basta seguir os passos dos softwares emissores de notas (disponibilizados pela SEFAZ), que costumam ser bastante intuitivos.

Esse é um grande exemplo de como os avanços tecnológicos ajudam a reduzir burocracias na sua empresa. Afinal, você pode não apenas emitir NF-e com poucos cliques, como realizar muitas outras tarefas burocráticas pela internet utilizando seu certificado digital.

  • Realize o pagamento dos impostos

Por fim, o pagamento de impostos é essencial para manter sua empresa em situação regular. Cada regime tributário tem sua agenda de obrigações fiscais, porém, os principais tributos são:

  • a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • o Imposto sobre a Renda de Pessoas Jurídicas (IRPJ).

Vale lembrar que, se você se enquadra como MEI, ME ou EPP, utilizará o regime Simples Nacional, que unifica todos esses tributos em uma única guia de pagamento — o Documento de Arrecadação Simplificada (DAS), de cobrança mensal. Assim, manter os impostos em dia é mais simples do que parece!

Conseguiu tirar suas dúvidas sobre a importância da regularização de empresa? Como você viu, esse processo oferece grandes benefícios para a sua atuação profissional. Vale reforçar que adquirir um certificado digital é fundamental para que boa parte dessas etapas de formalização sejam facilitadas e realizadas totalmente online.

Quer saber mais? Então, veja como obter sua certificação digital e providencie seu e-CNPJ!

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