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Como cadastrar o PIS para novos funcionários

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Escrito por Certificado Digital
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O Programa de Integração Social (PIS) é uma contribuição tributária realizada pelas empresas e que funciona como uma espécie de identificação do trabalhador na Previdência Privada. Por isso, cadastrar o PIS dos novos funcionários é uma obrigatoriedade das empresas.

Afinal, sem o número de seu registro, o trabalhador não consegue acessar uma série de benefícios e direitos, como o seguro-desemprego. E a boa notícia é que o cadastramento pode ser feito totalmente online se você tem um certificado digital — sim, é bem descomplicado!

Continue a leitura para entender melhor a importância de cadastrar o PIS e como fazer isso!

O QUE É PIS E PARA QUE SERVE ESSE NÚMERO?

Como dito, o PIS é uma identificação social do trabalhador. Sempre que um funcionário ingressa em seu primeiro emprego no setor privado, o empregador precisa registrá-lo junto ao Programa de Integração Social.

O programa está vinculado aos seguintes direitos e benefícios sociais administrados pela Caixa Econômica Federal:

O cadastramento do trabalhador no PIS gera o número de identificação social (NIS), que é requerido para a entrada ou saque dos benefícios acima. O programa foi criado em 1970 e é um dos mais importantes para o trabalhador privado brasileiro.

Paralelamente a ele, há também o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), que é exatamente como o PIS, porém direcionado para os trabalhadores do setor público.

QUEM DEVE FAZER O CADASTRO PIS PARA NOVOS FUNCIONÁRIOS?

A responsabilidade de cadastramento do PIS é do empregador! Mesmo que o trabalhador já tenha um número de registro gerado ao emitir a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), por exemplo, a empresa precisa efetuar o cadastro para que seja apropriada a informação do vínculo empregatício.

COMO CADASTRAR O PIS?

O PIS pode ser cadastrado de forma remota com o uso de um certificado digital. Veja!

  • O CERTIFICADO DIGITAL

Não sabe o que é isso? É simples: trata-se de um documento que comprova a autenticidade de dados no meio virtual. Para tanto, é preciso emitir o certificado digital por meio de um órgão confiável, chamado de Autoridade Certificadora — uma entidade que faz parte da infraestrutura do governo. Além disso, o certificado recebe uma criptografia por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil), o que valida o documento por lei.

Esse recurso proporciona ganho de tempo para empresas e órgãos, já que permite resolver questões burocráticas online e com muita segurança. Por exemplo, é por meio do e-CNPJ, a versão digital e autenticada do CNPJ da empresa, que o empregador pode cadastrar o PIS de seus funcionários online.

Em resumo, as maiores vantagens do Certificado Digital são:

  • é seguro, garantindo a integridade das informações enviadas no ambiente virtual por meio de chaves criptográficas;
  • tem valor legal, então, garante a validade jurídica de documentos emitidos e assinados digitalmente;
  • é eficiente, já que proporciona otimização de tempo na realização de tarefas burocráticas, além de reduzir custos com papel, tinta de impressão, reconhecimento de firma etc.
O CADASTRAMENTO DO PIS

Se você já tem o certificado digital, vamos realizar o cadastro do PIS de seus funcionários? Isso pode ser feito de duas formas: online ou em lote. As duas são acessadas pelo site Conectividade Social da Caixa.

Ao entrar no site, automaticamente será aberta uma janela para que você selecione o certificado digital da sua empresa, que deve estar plugado no computador. Então, basta escolher a opção Cadastro NIS e, em seguida, “Incluir Pessoa Natural”.

Depois, é necessário preencher os dados dos colaboradores, um a um. Você precisará de dados básicos do funcionário, como:

  • números de RG e CPF;
  • nome dos pais;
  • informações da carteira de trabalho.

Se são muitos funcionários, é melhor realizar o cadastramento em Lote, mais prático ainda! Para tanto, selecione essa opção e gere um arquivo no layout padrão Caixa — o documento traz todas as instruções para o preenchimento correto das informações.

Aí é só enviar o arquivo pelo Conectividade Social, usando novamente o seu certificado digital. A Caixa disponibiliza um manual para envio do arquivo, mas é muito simples:

  • clique em Caixa Postal;
  • vá em “Nova mensagem”;
  • selecione o serviço “Envio de Arquivo Cadastro NIS”
  • anexe o arquivo, clique em “Salvar” e, por último, em “Enviar”.

Vale lembrar que não há um documento que comprove o cadastramento, sendo que o número de inscrição dos trabalhadores também retornará via Conectividade Social. Para verificar, acesse a Caixa Postal, vá em Caixa de Entrada e filtre o serviço “Arquivo Cadastro NIS”.

A CONSULTA DO PIS

A consulta do PIS e a atualização dos dados cadastrais não é mais da responsabilidade da empresa: cada trabalhador deve verificar seu registro em caso de eventuais necessidades. Porém, é importante que o departamento pessoal da empresa saiba orientar o colaborador sobre o assunto.

Portanto, anote aí onde o número do PIS pode ser verificado:

  • Cartão Cidadão — contém o número em sua parte frontal e pode ser emitido em qualquer agência da Caixa;
  • CTPS — o número do PIS costuma ficar destacado na Carteira de Trabalho. Em geral, fica na primeira página, nos modelos novos, ou nas últimas páginas dos modelos antigos, na seção “Anotações Gerais”.

O número também fica registrado em documentos como o extrato do FGTS. Além disso, é possível consultar online no site do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Basta:

  • clicar em “Cidadão”;
  • depois, no canto superior esquerdo, em “Inscrição” e “Filiado”;
  • inserir os dados solicitados (nome, nome da mãe, data de nascimento e CPF);
  • preencher a caixa de verificação e clicar em “Continuar”;
  • verificar o número do PIS na tela seguinte.

Conseguiu tirar suas dúvidas sobre como cadastrar o PIS de novos funcionários e por que isso é importante? Como você viu, o processo é muito simples e seguro, o que se deve ao uso do certificado digital — esse mecanismo de autenticação online ajuda a empresa a resolver questões burocráticas em poucos cliques e sem precisar ir até uma agência da Caixa.

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