Conectividade Social ICP é um sistema que permite o cumprimento de obrigação das empresas e que tem por objetivo conectar o empresário com os serviços e sistemas da Caixa Econômica Federal. As formas de acesso desse tipo de ferramenta exigem a presença de um certificado digital.
Pensando na importância desse assunto, decidimos escrever este conteúdo. Nele, mostraremos o que é o Conectividade Social ICP, como funciona e as formas de acesso. Continue lendo!
O que é Conectividade Social ICP?
O Conectividade Social ICP é um dos portais de relacionamento da Caixa Econômica Federal com os empreendedores. O seu objetivo é que o usuário consiga enviar, consultar e compartilhar os dados relacionados ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e as informações a respeito da Previdência Social.
O objetivo principal é tornar o dia do empresário ou contador mais simples e prático. Fazendo com que eles tenham acesso aos órgãos de fiscalização com mais facilidade. Desse modo, o Conectividade Social ICP é capaz de proporcionar todas as funções necessárias para que uma empresa esteja em dia com suas obrigações acessórias trabalhistas relacionadas ao FGTS e Previdência Social.
O Conectividade Social não é uma ideia tão nova. Ele já existia há alguns anos, contudo, se tratava de um sistema diferente e mais arcaico. Antes, era necessário instalar um software no computador, o que gerava uma série de questionamentos sobre a segurança e efetividade da plataforma.
Com o tempo, a tecnologia evoluiu a ponto de deixar de exigir a instalação dessa ferramenta. Atualmente, os empresários podem fazer o envio de dados por meio do próprio navegador. Inclusive, as consultas também podem ser realizadas dessa forma.
Essa medida dá muita liberdade aos usuários. Isso porque eles não precisam se preocupar com a instalação dessa plataforma caso precisem acessar de outro dispositivo. A grande diferença da ferramenta que temos hoje para a antiga é o fato da exigência de um certificado digital para proporcionar o acesso.
Atualmente, existe a exigência de um certificado digital para que o usuário possa acessar o sistema. O que faz a plataforma ter um altíssimo nível de segurança digital. Afinal, ele é emitido por uma autoridade certificadora que abrange todas as regras da infraestrutura de chaves públicas brasileiras, a chamada ICP-Brasil.
Para que serve o Conectividade Social ICP?
O uso do Conectividade Social ICP é muito amplo nas empresas. Com ele, você consegue ter acesso aos dados do FGTS de todos os colaboradores que estão vinculados à sua empresa. Isso permite realizar ações como a comunicação de alterações no contrato de trabalho, afastamento, rescisão etc.
Ele permite que as informações dos seus funcionários estejam sempre atualizadas e em um ambiente de fácil acesso. No caso do desligamento, o processo ficou realmente muito simples com o novo sistema.
Até mesmo o trabalhador foi beneficiado. Afinal, com a inclusão dessa tecnologia, ele precisa ir a uma agência da Caixa Econômica Federal apenas para sacar o FGTS, eliminando passos burocráticos que prejudicavam e atrasavam as duas partes.
Quais são as funções dessa ferramenta?
Depois de liberar o acesso — discorreremos mais sobre como fazer isso neste artigo — o próprio sistema informará um passo a passo de todas suas funcionalidades. Basicamente, as funções mais utilizadas são as seguintes:
- transmissão de informações referentes ao recolhimento do INSS e outros processos da Previdência Social;
- consultar extratos de contribuições de cada trabalhador;
- fazer a comunicação do desligamento de funcionários;
- recolhimento do FGTS;
- geração da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) em caso de desligamento de colaboradores;
- recebimento de comunicados gerais divulgados pela própria Caixa Econômica Federal.
Alguns dos procedimentos realizados com o auxílio do Conectividade Social ICP passaram a ser realizados por outro sistema do próprio Governo Federal. O eSocial facilitou ainda mais outros tipos de cumprimento de obrigações. Porém, ainda não conseguiu aposentar completamente a plataforma que estamos discorrendo neste artigo.
Qual a diferença entre o Conectividade antigo e o novo?
A maior mudança entre o Conectividade Social novo e o antigo está relacionado a atualização da segurança e da criptografia, assim os usuários podem acessá-los em maiores problemas.
A mudança de navegador de internet por outros navegadores também consistiu em uma importante mudança, já que os colaboradores conseguirão acessar o sistema com mais facilidade. A plataforma ficou mais intuitiva, dinâmica e simples. O objetivo das alterações é contribuir para o sucesso das empresas e dos times.
Ainda é permitido utilizar o Conectividade antigo?
Com os avanços das ferramentas, o Conectividade Social precisou passar por alterações. Logo, é preciso ressaltar que o sistema antigo funciona somente com o navegador Internet Explorer e ele deixará de receber atualizações da Microsoft, então é válido buscar pela nova plataforma o mais rápido para não deixar de usufruir dos seus benefícios.
A nova versão será obrigatória apenas para envios extemporâneos de 5 competências para trás, isto é, apenas quando você precisar fazer o cálculo do FGTS com mais de 5 meses. Mas, já é válido adotar o sistema novo para resolver as questões trabalhistas.
Não existe nada na legislação que impede que o colaborador recorra a versão antiga, mas é válido se adequar para que consiga utilizar o sistema com mais precisão e rapidez. Não é nada satisfatório, recorrer a tecnologia e não conseguir usufruir dos seus benefícios.
Como funciona o acesso a essa ferramenta?
Agora, vamos mostrar como funciona o acesso ao Conectividade Social. Como mencionamos, a facilidade de logar no sistema é uma das principais vantagens da plataforma. Para utilizar todos esses serviços basta entrar no portal da Caixa Econômica Federal e iniciar o processo de login.
Dito isso, é aqui que entra o nosso primeiro ponto de atenção. Antes de qualquer coisa, você precisa ter algum dos tipos de certificado digital emitido em seu nome ou da empresa para acessar o sistema. Não há outra forma de acesso que não conte com essa ferramenta.
Ela é a responsável por garantir a autenticidade de quem está acessando, bem como a segurança na transação de informações que, em muitos casos, é sigilosa. Afinal, nos arquivos enviados constam dados pessoais de seus colaboradores. Logo, necessitam de toda proteção possível. O certificado digital é uma ferramenta imprescindível para evitar tentativas de fraude.
Para acessar o Conectividade Social ICP, além do certificado digital, você precisará das seguintes ferramentas:
- navegador Internet Explorer ou Mozilla Firefox em suas versões mais recentes. O Google Chrome costuma apresentar algumas inconsistências na plataforma;
- sistema Javascript mais recente.
Com essas ferramentas em mãos, você já estará habilitado para fazer o primeiro acesso. Nesse caso, o sistema exigirá a autenticação do seu certificado digital. Sempre que um novo documento ou registro for executado, essa opção será acionada.
Temos um detalhe importante a ser mencionado. Empresas que estão no Simples Nacional, teoricamente, não precisariam de um certificado digital para acessar a plataforma. Contudo, os que têm mais de 10 colaboradores não são alcançados por essa regra.
Porém, isso não é tão interessante, tendo em vista que, mesmo não precisando da ferramenta para acessar esse serviço, ela é indispensável para outros. Por exemplo, acesso ao e-CAC, envio de declarações etc.
Depois de registrar sua entrada, o sistema buscará as informações do titular do certificado digital. Nesse momento, também será preciso inserir alguns dados importantes que permitirão a geração do seu perfil na plataforma. Feito isso, o usuário terá a liberdade de cadastrar mais certificados.
Caso o usuário esteja cadastrado como pessoa física em caráter amplo, o acesso será imediato. Ou seja, os perfis que são autorizados a fazer transações em nome da empresa terão mais facilidade para acessar as funcionalidades. Caso contrário, será necessário validar o acesso de cada um em uma agência da Caixa Econômica Federal.
Enfim, como o sistema do Conectividade Social passou a exigir o certificado digital ele passou a ser um meio mais seguro de acessar informações da empresa e dos seus colaboradores. Além disso, ele tornou o acesso mais simples, tendo em vista que pode ser acessado em qualquer lugar em que o certificado digital esteja instalado.
Qual certificado digital é necessário para acessar?
É permitido acessar o Conectividade Social por meio do Certificado Digital ICP-Brasil para pessoa jurídica (PJ), pessoa física (PF), e-CNPJ e o e-CPF, nos modelos A1 e A3. Para adquirir o certificado ideal para suas necessidades, é necessário buscar uma Autoridade Certificadora (AC).
Nesse contexto, é importante ressaltar que o certificado é essencial para entrar no Conectividade Social e ele precisa cumprir com as normas de seguradas determinadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Nos certificados para pessoa física (PF) terá informações relacionadas apenas ao titular, para isso é preciso que o usuário apresente seus documentos pessoais à AC. Para usá-lo no Conectividade Social é necessário apresentar uma documentação obrigatória e o documento que certifique o número do seu cadastro Específico do INSS (CEI) ou do Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF)
Para evitar maiores contratempos, é indicado que os documentos sejam emitidos no site da Receita Federal e no mesmo período que você validar a ferramenta. Caso opte pelo certificado digital para pessoa jurídica, ele deve apresentar as informações a respeito do PJ e também do responsável pelo uso da ferramenta.
Saiba que o responsável pela solução poderá ser a pessoa física que se apresentar à Autoridade Certificada, desde que a PJ tenha solicitado. A pessoa jurídica que tenha o e-CNPJ poderá utilizá-lo durante o acesso, mas não é permitido que tenha CEI.
Para ter o certificado digital, é preciso ter em mãos alguns documentos, como o CNPJ atualizado, RG e CPF do representante legal, comprovante de MEI, EPP ou ME e uma procuração que autorize um representante. Caso tenha dúvidas, é válido entrar em contato com a empresa responsável pela emissão.
Como funciona o certificado digital?
O certificado digital é uma importante solução, ele funciona como a identificação de uma pessoa no ambiente virtual. Para garantir a segurança dos seus usuários, ele apresenta duas chaves criptografadas e nunca de repetem, a chave pública e a privada. Quando as chaves entram em contato com a sua assinatura, o documento é válido.
A chave privada é utilizada para criptografar informações de uma pessoa ou de uma empresa. Pode ser aplicada para acessar um sistema governamental ou para assinar documentos. Só a instituição autorizada tem acesso à chave. Já a chave pública é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia dos dados que certificam a identidade.
Quais os benefícios de contar com um certificado digital?
Contar com boas soluções se tornou algo imprescindível. O certificado digital além de facilitar a rotina, ele é fundamental para resolver questões burocráticas. Desse modo, é válido ficar com dentro dos principais benefícios da ferramenta e como ela pode auxiliar em suas obrigações!
Maior comodidade
Com o certificado digital, você poderá assinar quaisquer documentos importantes de onde estiver. A facilidade e a agilidade proporcionada pela solução são um dos seus maiores benefícios. Caso realize uma viagem e durante o momento seja necessário resolver alguma questão burocrática, o certificado confirma a sua identidade e você poderá solucionar a diversidade com precisão.
Com ele não existe a necessidade de ir até o local, o processo pode ser resolvido pelo computador ou celular em poucos minutos. Sendo assim, o recurso facilita as negociações e, consequentemente, proporciona mais comodidades.
Segurança
Com as regras estabelecidas pela ICP-Brasil o usuário consegue assinar documentos de forma virtual e com validade jurídica. Isso porque as informações são criptografadas e protegidas, assim não tem chances de seus dados pessoais serem roubados por cibercriminosos.
Diminuição de gastos
A maioria das pessoas buscam formas de economizar tempo e dinheiro. Com a utilização do certificado isso é possível, já que não é necessário ir até o local para assinar documentos e não é preciso imprimir diversos papéis. O processo pode ser feito de onde estiver e por meio de uma ferramenta tecnológica.
Com a solução, a burocracia é diminuída, as operações acontecem de forma digitalizada, você economiza recursos com coisas desnecessárias. Além do mais, você consegue exercer suas obrigações de maneira sustentável.
Como usar o Conectividade Social ICP?
Para você entender como o Conectividade Social funciona daremos alguns exemplos das principais funções executadas nesse sistema. Após gerar os dados no seu software de gestão de folha de pagamento, será preciso utilizar o Conectividade Social ICP para fazer a transmissão.
O primeiro passo é acessar a plataforma, clicar em caixa postal e, em seguida, nova mensagem. Depois, informe o arquivo que deseja enviar. Nesse caso, será o SEFIP. Na próxima tela, digite o município e o nome da mensagem. Em seguida, clique em anexar arquivo. Após localizá-lo e carregá-lo na plataforma, clique em enviar. Depois do envio, a plataforma exibirá o progresso e um link para salvar o protocolo, que deve ser impresso.
Esse protocolo é um documento que precisa ser armazenado na sua empresa. Outro procedimento muito comum é a emissão da GRRF em caso de rescisões de contrato de trabalho. Nesse caso, você precisará do Validador GRRF Eletrônica. Com essa ferramenta, é possível realizar as simulações de cálculo da rescisão. Contudo, ela não emite a guia que será paga e os demais demonstrativos.
Todos esses procedimentos devem ser feitos por meio do Conectividade Social ICP. Após logar na plataforma com o seu certificado digital, você clicará na caixa postal novamente e solicitará o envio de uma nova mensagem, de forma semelhante ao procedimento anterior.
O processo começa a ficar diferente quando você seleciona o serviço GRRF. Em seguida, deve ser informado o município em que a arrecadação da guia será feita. Depois, insira o nome da mensagem e anexe o arquivo gerado anteriormente.
Escolha o arquivo convertido no sistema da GRRF Eletrônica e clique na opção enviar. Depois de fazer a transmissão, role a tela para baixo para salvar o protocolo. Na sequência, abra novamente a GRRF eletrônica.
No sistema, você deve ir em Relatório/Guias/Por Protocolo. Depois, selecione o protocolo enviado e clique em abrir. Assim, a guia referente àquela rescisão será emitida. É importante mencionar que esse tipo de procedimento geralmente é feito com a participação ativa do contador.
Contudo, você precisa conhecer esses processos para saber se o trabalho está sendo realizado de forma correta. Outro ponto importante a ser mencionado é a forma de arquivo desses elementos gerados. O interessante é armazenar os documentos digitalizados. Você até pode imprimi-los para facilitar a consulta ou a leitura.
Porém, o ideal é que eles sejam guardados em arquivos digitais para garantir a segurança. O mais indicado é utilizar um servidor na nuvem que, inclusive, exige o certificado digital para ter acesso aos documentos. Isso evita que pessoas não autorizadas tenham acesso a esses e outros dados ou informações.
Quais as vantagens da Conectividade Social ICP?
Com o avanço das ferramentas tecnológicas, as pessoas passaram a usufruir de diversos benefícios por causa da informatização e otimização dos processos. Assim, ficou ainda mais simples realizar as obrigações com os órgãos governamentais. O Conectividade Social ICP, por exemplo, surgiu para facilitar a vida dos empregados e das empresas.
Ao utilizar o certificado digital correto e de acordo com o padrão ICP-Brasil, é possível realizar diversas transações de maneira segura. O Conectividade é um meio fácil e com diversas funcionalidades, nele é possível que o colaborador troque informações importantes com a Previdência Social , CEF e entre outras entidades.
Ainda é preciso destacar que o Conectividade pode ser acessado por qualquer computador com acesso à internet, não é necessário a inserção de nenhum programa. Logo, é possível usufruir dos diversos benefícios da plataforma de maneira rápida e prática.
Quais são os erros mais comuns cometidos na plataforma?
Apesar de ser uma ferramenta que facilita muito o dia a dia das empresas, é importante lembrar que estamos tratando de tecnologia. Logo, se todas as ferramentas não estiverem alinhadas é possível que algumas coisas não funcionem.
Embora tenha muita tecnologia embarcada, o sistema corre o risco de apresentar falhas oriundas de diversas fontes. O primeiro caso é as falhas nos próprios softwares da Caixa Econômica Federal. Dependendo da quantidade de acessos simultâneos, é provável que o Conectividade Social ICP deixará de funcionar. Mas, geralmente, isso dura pouco tempo.
Outro problema que pode existir está relacionado ao sistema Javascript. Sem essa ferramenta, você terá dificuldades para carregar o certificado digital. Consequentemente, não terá acesso à plataforma. Além disso, essa mesma ferramenta pode apresentar alguns problemas.
Nesse caso, você precisa verificar alguns detalhes. Por exemplo, veja se o certificado digital está instalado. Analise também se ele ainda está dentro da sua data de validade. Caso não esteja, você deve procurar a autoridade certificadora para fazer a renovação.
Além disso, é importante ter atenção ao navegador que está sendo utilizado. Como você já sabe, ele funciona melhor no Microsoft Edge (antigo Internet Explorer) e no Mozilla Firefox. Assim, é interessante que eles estejam devidamente atualizados em suas últimas versões.
Se você encontrar algum desses erros ao tentar acessar o Conectividade Social ICP precisará adotar algumas ações. Inicialmente, caso o erro seja nos sistemas da Caixa Econômica Federal, não há muito o que fazer. Afinal, não temos acesso direto aos servidores da plataforma.
Por isso, se você pretende cumprir alguma obrigação trabalhista, é sempre bom não deixar para o último dia. Se isso ocorrer e o sistema estiver fora do ar, você pode ter dificuldades para transmitir o documento e correr o risco de tomar multas.
No caso de algum problema técnico relacionado ao seu navegador ou sistema Java Script é fundamental acionar um técnico para resolver o problema. Porém, se o erro estiver relacionado ao seu certificado digital você deve consultar a autoridade certificadora. Na maioria dos casos, os problemas são originados de questões simples de resolver.
Por fim, podemos concluir que o Conectividade Social ICP é uma ferramenta imprescindível para o empresário. Contudo, ele precisa contar com o apoio de um certificado digital para desfrutar de todos os benefícios que ela pode proporcionar.
Gostou do post? Então, aproveite para conferir a lista dos principais sistemas do governo que usam o certificado digital!
