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Carteira Digital de Trabalho: Guia completo para empregados e empregadores

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Escrito por Certificado Digital
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A Carteira Digital de Trabalho é mais uma inovação que chegou para a população. Ela surge na esteira dos demais processos digitalizados que testemunhamos o nascimento. O avanço da tecnologia e a criação de ferramentas que garantem segurança e inviolabilidade de informações é o que proporciona o desenvolvimento desse tipo de novidade.

Esse documento surgiu para substituir as antigas Carteiras de Trabalho e Previdência Social. Aquele livrinho azul que, geralmente, as pessoas só lembravam que tinham quando era solicitado em seu local de trabalho.

Neste artigo, mostraremos tudo que você precisa saber sobre esse novo documento digital. Servindo tanto como um guia para o empresário que contrata colaboradores quanto para o próprio trabalhador. Acompanhe no índice abaixo!

O que é a Carteira Digital de Trabalho?

A Carteira Digital de Trabalho é um sistema que já existe desde o ano de 2017. Contudo, ele ainda não havia substituído completamente as antigas CTPS impressas. Foi a partir do ano de 2019 que o Governo Federal e o Ministério do Trabalho passaram a considerar o documento digital como sendo válido em todo território nacional.

Ou seja, equivalente ao bom e velho livrinho de capa azul que a maioria das pessoas que já tiveram emprego formal conhecem. O foco do sistema é modernizar e tornar mais simples o acesso de informações da vida profissional de um trabalhador. Afinal, com esse documento digital é possível consultar experiências profissionais e demais vínculos empregatícios.

Segundo dados do próprio Governo Federal mais de 300 milhões de pessoas já tiveram acesso à Carteira de Trabalho Digital desde janeiro de 2019. Provavelmente por causa da pandemia, pode ter ocorrido um crescimento do número de downloads, tendo em vista que apenas em 2020 foram mais de 270 milhões de acessos.

A partir de agora, as famosas anotações na carteira de trabalho não são feitas diretamente no documento. Tudo ocorre de forma online e tanto empregado quanto empregador têm acesso à informação em tempo real no sistema.

A Carteira Digital de Trabalho funciona em forma de um aplicativo que pode ser baixado em smarphones com sistema operacional Android e iOS. Assim, pode ser encontrado facilmente na loja de Apps dessas empresas e instalado em seu aparelho. O cadastro é muito simples e rápido. Porém, discorreremos mais sobre como fazer isso em outro tópico deste artigo.

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Por que ter uma?

A Carteira Digital de Trabalho traz uma série de benefícios para o empregado e empregador. No caso das empresas, ela proporciona mais praticidade e rapidez em procedimentos de admissão, rescisão, atualização de dados, comunicações de férias, alterações de salários, cargos etc.

Tudo passa a ser feito por meio do e-Social. Nesse caso, não é mais necessário solicitar a CTPS do trabalhador, tão pouco submeter-se à regra de devolvê-la em algumas horas. Contudo, isso não significa que você não tem responsabilidades quanto aos prazos de realização de algumas anotações.

Ou seja, é importante entender que a nova carteira de trabalho alterou apenas as regras de anotação e os procedimentos para fazer isso. Os prazos e demais obrigações continuam inalterados. Outro bom motivo que podemos destacar para o uso desse documento digital é a eliminação de papéis no setor de departamento pessoal.

Outro ponto importante a ser mencionado é a integração de informações de emprego com o Ministério do Trabalho, bem como o da Economia, fazendo com que empregado e empregador tenham acesso a dados em tempo real sobre sua relação de trabalho.

Já para o colaborador, também temos bons motivos para aproveitar a Carteira Digital de Trabalho. Um deles é a agilidade nas admissões e demissões. Além disso, o trabalhador pode ter acesso aos seus dados trabalhistas rapidamente. Literalmente, na palma de sua mão.

Além disso, esse documento digital também evita um velho problema que muitos trabalhadores enfrentam, que é perder a CTPS física. Isso não é raro de acontecer, tendo em vista que é um documento utilizado com baixíssima frequência pela maioria das pessoas. Logo, é comum ocorrerem perdas em alguns momentos.

Com a Carteira Digital de Trabalho, esse problema é eliminado. Afinal, ela existe apenas no mundo online e, caso você troque de smartphone, basta baixar o App novamente e realizar o cadastro. Além dessas vantagens, o funcionário também tem acesso às seguintes informações:

      • qualificação civil e de contratos por meio da integração de vários bancos de dados do Governo Federal;
      • facilidade na visualização de informações do PIS/PASEP;
      • integração de dados com outros sistemas como o Meu INSS etc.

     

 

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Como ter uma Carteira Digital de Trabalho?

Agora que você já entendeu como a Carteira Digital de Trabalho funciona e por que utilizá-la, mostraremos um passo a passo para a sua emissão. Essas informações são muito importantes de serem entendidas por empregados e empregadores.

Para o trabalhador, é interessante aprender como fazer o procedimento para que ele possa ter acesso ao seu documento digital. Já para o empregador, é importante conhecer o processo para que ele possa orientar seus colaboradores sobre como realiza-lo. Continue lendo!

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Download e acesso ao App

O primeiro passo é fazer o download do aplicativo. Dependendo do seu modelo de aparelho o procedimento pode mudar um pouco. Contudo, na prática você deve pesquisar o termo Carteira Digital de Trabalho no campo de pesquisas. Tenha atenção quanto ao ícone e as informações do aplicativo.

Ele é representado pelo brasão da república em cor branca e com o fundo em tons de azul-marinho. Cuidado para não baixar um aplicativo incorreto. Afinal, é possível existirem pessoas tentando fraudar esse processo.

Além disso, ao abrir o App correto você perceberá que já foram feitos milhões de acessos e milhares de avaliações. O que demonstra se tratar do sistema certo a ser baixado. Ao finalizar o download, basta abrir o aplicativo, clicar no botão “Entrar” e, em seguida, “Criar sua conta”.

Se você já tiver um cadastro no Gov.br o acesso é mais simples. Basta digitar as suas credenciais que você já conseguirá entrar no aplicativo. Contudo, caso contrário, nós mostraremos como fazer isso. Continue lendo!

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Cadastro das informações de acesso

Com o App aberto e após clicar no botão para criação de conta, você deve escolher a forma de acesso na plataforma. Assim, aparecerão diversas opções, tais como:

Sem dúvidas, a forma mais segura de acessar a plataforma é por meio da certificado digital. O aplicativo aceita esse tipo de documento. Mas, se você não tiver essa ferramenta, a maneira mais simples é pelo número do CPF. Portanto, selecione essa opção e clique em “Avançar”.

Nessa mesma parte, o sistema solicitará uma série de confirmações de informações. Por exemplo, o mês do seu nascimento, nome da mãe etc. Isso é fundamental para que ele verifique a sua identidade e como comprovar de que se trata de uma pessoa real e não um robô.

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Ativação e confirmação de cadastro

Após realizar todos os procedimentos, você ainda tem mais uma etapa de segurança para cumprir. O aplicativo oferecerá a possibilidade de fazer a confirmação de cadastro por meio de uma mensagem de texto ou número de telefone. Independentemente da forma escolhida, você receberá um código que deve ser digitado no campo especificado.

Em seguida, você criará a sua senha de acesso na plataforma. É interessante mencionar que essas credenciais serão utilizadas para acessar os outros serviços da plataforma Gov.br. Ou seja, o Meu INSS, portal e-CAC etc.

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Autorização de uso de dados pessoais

Por fim, você precisa autorizar o uso de seus dados pessoais no aplicativo. Com a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas passaram a fazer essa solicitação, proporcionando ao detentor das informações a liberdade de cedê-las ou não.

Em se tratando da CTPS digital essa autorização é imprescindível. Afinal, os empregadores precisarão delas para contratar os colaboradores e fazer anotações em seu documento. O processo é bem simples. O próprio sistema enviará uma mensagem no App solicitando a autorização do uso de dados pessoais.

Na própria mensagem ele informa que os dados que serão compartilhados serão a identificação do próprio Gov.br que ele acabou de criar, seu nome e foto. Assim, basta clicar no botão “Autorizar” e pronto. Sua Carteira Digital de Trabalho estará pronta para ser utilizada.

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Como usar a Carteira Digital de Trabalho na prática?

Agora, mostraremos algumas dicas práticas de como as pessoas podem utilizar a Carteira Digital de Trabalho. Ao abrir o App, você encontrará no topo suas informações básicas. Tais como, nome foto e CPF. É importante ter em mente que esses dados não servem como documento de identificação.

Logo abaixo, existe um resumo das suas últimas movimentações. No menu inferior, é possível verificar alguns ícones. O primeiro, leva o usuário para a página inicial. Em seguida, temos os Contratos de trabalho que a pessoa já teve ao longo de sua vida.

Depois, você encontrará um ícone com a palavra “Enviar”. Por meio dele, você pode gerar um documento em PDF com dados dos últimos empregos e movimentações. Por fim, você tem o ícone de benefícios, que demonstra os que estão a sua disposição e, finalmente, o ícone de informações adicionais do seu cadastro e do próprio aplicativo.

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Quais são as 15 principais dúvidas sobre esse documento?

Para finalizar este conteúdo, responderemos às principais dúvidas que as pessoas têm sobre esse novo documento digital. Continue lendo!

1. O que fazer com a CTPS antiga?

Uma dúvida muito comum é sobre o que fazer com a antiga carteira de trabalho. Se você ainda a tem, é importante guardá-la. Apesar de as informações de vínculos empregatícios anteriores já estarem no aplicativo CTPS, esse ainda é um documento válido em todo território nacional.

Ou seja, em determinados momentos você pode precisar dela para realizar algum tipo de comprovação. Além disso, ela também funcionará como um backup das informações carregadas para o aplicativo da carteira digital. Podendo ser utilizada para comprovar sua experiência profissional caso o sistema fique fora do ar por algum motivo.

2. O que fazer se o sistema informar que os dados já estão cadastrados?

Se as informações de cadastro como e-mail, telefone etc. já estiverem cadastradas você não conseguirá realizar o processo. Isso é comum de acontecer nas pessoas que realizam o procedimento de cadastramento e se esquecem dias ou meses depois.

Nesses casos, você deve preencher o formulário de atendimento e solicitar a exclusão ou alteração nos dados para realizar o cadastro novamente.

3. O que fazer em caso de dados errados no aplicativo?

Em contratos de trabalho mais antigos, é comum ocorrerem divergências entre o que foi registrado no papel e as informações repassadas para a base de dados da época. Logo, se você notar algum tipo de erro nesses dados, não se preocupe. Nem sequer é necessário ir a uma unidade de atendimento.

O próprio sistema que gera os dados da Carteira de Trabalho Digital é atualizado frequentemente. Assim, eventuais inconsistências são corrigidas automaticamente. Além disso, também são realizadas campanhas de correção de dados por parte do próprio Ministério do Trabalho.

Porém, se a inconsistência ocorrer em contratos de trabalho firmados a partir de 2019 é importante ter atenção. Isso porque eles precisam ser modificados pelo próprio empregador. Portanto, vale a pena sempre acessar o aplicativo e fazer uma rápida conferência dos dados que foram anotados.

4. Qual é o número da Carteira Digital de Trabalho?

Esse documento digital — diferentemente da CTPS física — não tem um número específico. Assim, a sua inscrição será o seu próprio CPF. Dessa forma, o novo sistema evita a criação de diversos códigos e numerações que só confundem a vida do empregado e empregador.

5. Se o empregador não pedir a carteira de trabalho para contratar ele será multado?

Antigamente, ao “assinar a carteira” de um trabalhador era necessário pedir o documento que deveria ser devolvido em 48 horas para a pessoa. Caso contrário, o empregador poderia ser multado. Esse tipo de preocupação acabou. Afinal, a CTPS não será mais solicitada nesses procedimentos.

Tudo será feito automaticamente pelo seu contador por meio dos sistemas específicos para essa finalidade e que o profissional contábil já domina — mas ainda é importante ter alguns cuidados. Especialmente quanto ao prazo de envio das informações relacionadas à contratação.

O prazo agora é para realizar o processo de anotação. Nesse caso, o seu colaborador deve ver as informações atualizadas na Carteira Digital de Trabalho em até 48 horas após o envio das informações. Caso ocorram divergências, o próprio empregado, em conjunto do seu empregador, pode solicitar as correções. Ou seja, sem aquelas velhas pressões de multas e demais sanções que existiam antigamente.

6. Quais são as informações transmitidas ao contratar um novo colaborador?

As informações utilizadas para atualizar dados na Carteira Digital de Trabalho são os eventos previstos no próprio e-Social. Por exemplo, no momento da admissão, a empresa envia o evento S-220 que se refere ao cadastramento inicial, admissão e ingresso do trabalhador em uma vaga.

Outro exemplo é o evento S-2190 (Admissão Preliminar), utilizada caso o empregado não tenha fornecido todos os dados no momento da contratação. As informações inseridas em cada um desses eventos devem ser solicitadas pelo seu contador. Basicamente, são as mesmas utilizadas nos procedimentos de contratação antigos que utilizavam a CTPS.

7. Como corrigir informações erradas de um trabalhador?

Caso o empregado ou o próprio empregador detectem informações incorretas em sua Carteira Digital de Trabalho, eles precisarão ser alterados. Isso é muito simples de ser feito. Nesse caso, é preciso enviar as informações corretas pelo e-Social.

Dessa forma, o próprio sistema identificará que existe uma retificação e fará a alteração em todos os servidores. Assim, quase que instantaneamente o trabalhador notará a mudança nos dados em seu aplicativo.

8. Existem prazos para mudança desses dados incorretos?

As correções podem ser feitas a qualquer momento. Afinal, é comum que os erros sejam detectados meses ou anos depois. Inclusive, mesmo após a rescisão do contrato. Contudo, é fundamental que a correção seja feita imediatamente após a identificação do erro.

Isso porque podem existir eventos dependentes de outros. Assim, se eles estiverem errados ocorrerão equívocos em cadeia. Ou seja, o sistema utilizará um dado incorreto para realizar outra operação, o que pode prejudicar ainda mais o trabalhador.

9. Por que o App aparece indisponível em meu smartphone?

É importante ter em mente que esse sistema funciona apenas em aparelhos capazes de fazer a leitura e instalação de aplicativos. Ou seja, aqueles que têm o sistema operacional Android, iOS etc. Se ele não funcionar em seu dispositivo, ainda é possível acessar as informações do App pela internet.

Nesse caso, você deve realizar o processo de cadastramento por meio do serviço Gov. br. O procedimento é semelhante ao realizado no aplicativo. A vantagem de acessar por meio de um navegador da internet é que você terá acesso a toda suíte de funcionalidades dessa grande e integrada plataforma criada pelo Governo Federal.

As pessoas que não têm acesso à internet, tão pouco um smartphone — por mais simples que seja — devem contar com o apoio de seus empregadores para consultarem os dados da Carteira Digital de Trabalho.

10. A Carteira Digital de Trabalho substitui a CTPS física?

Sim, o foco desse documento digital é eliminar completamente a necessidade da CTPS física, apesar de ela ainda poder ser utilizada como um documento de identificação válido.

11. A Carteira Digital de Trabalho pode ser utilizada como identificação civil?

Não, o próprio aplicativo mostra uma mensagem informando dessa impossibilidade. A CTPS era frequentemente utilizada como documento de identidade e, como você já sabe, ainda pode servir a essa finalidade.

Contudo, a identificação civil por meio desse aplicativo ainda não é permitida. Existem outros sistemas que permitem isso. Por exemplo, a CNH Digital, bem como os documentos de identificação de órgãos de classe como OAB, CRC etc.

12. A minha carteira de trabalho é do modelo antigo, devo trocar para ter acesso ao aplicativo?

Não, a Carteira Digital de Trabalho já está previamente emitida para todos brasileiros que têm CPF. Ou seja, independentemente de você ter feito ou não o seu cadastro, as informações trabalhistas estão sendo atualizadas.

13. Depois de solicitar o documento no aplicativo é preciso se dirigir a algum posto de atendimento?

Não, todo processo é feito pela internet ou aplicativo. Nesse caso, você pode fazer tudo do conforto de sua casa e sem precisar do auxílio de algum atendente. Caso o empregador tenha pessoas com certa dificuldade em lidar com tecnologia, é fundamental que ele auxilie esses colaboradores a terem acesso às suas informações.

14. Por que as alterações feitas no aplicativo não foram atualizadas?

Nesse caso, é importante entender que as informações que estão aparecendo no seu aplicativo são alimentadas pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), gerados pelo Governo Federal, bem como pelo e-Social enviado pelo empregador.

Isso significa que o trabalhador não consegue atualizar seus dados de contratos de trabalho sozinho. Logo, se você clicou em algum tipo de link que prometia alterar dados da sua carteira digital, tenha cuidado. É possível que alguém esteja tentando aplicar um golpe.

Os caminhos para realizar mudanças no documento partem da empresa que você trabalhou ou do próprio Ministério do Trabalho ou da Economia, quando se tratarem de dados mais antigos. Portanto, tenha cuidado com relação a essas informações para não cair em algum tipo de golpe.

15. Existe a possibilidade de alterar dados pessoais no cadastro?

Assim como as informações trabalhistas, os dados pessoais que existem no cadastro também não são facilmente modificados. Afinal, são implementadas travas de segurança que impedem esse tipo de procedimento. Especialmente, por se tratar de um aplicativo que carrega informações históricas sobre os vínculos trabalhistas das pessoas.

Os seus dados pessoais são os mesmos que estão cadastrados no seu CPF. Logo, se você precisar realizar alguma alteração será necessário procurar a Receita Federal. Apenas esse órgão tem a prerrogativa de promover esse tipo de mudança.

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Como adquirir um certificado digital?

A aquisição do certificado digital para pessoas físicas ou jurídicas funciona em 3 etapas. Basicamente, funciona da seguinte forma:

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Como você pode perceber, a Carteira Digital de Trabalho surge como uma excelente alternativa para o empregado e empregador. Ela proporcionará mais agilidade nas anotações desse documento, gerando mais controle para aquele que emprega, bem como para o trabalhador.

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