Como praticar a concentração no trabalho?
Antes de tudo, é preciso compreender que é impossível manter a concentração no trabalho e produzir durante 100% do tempo. Normalmente, o nível de concentração da maioria das pessoas oscila durante o dia. Começa alta no início da manhã, decresce perto do horário de almoço e volta a subir no início da tarde, mas sem alcançar os níveis anteriores.
A mente oscila e, mesmo longe de todas as distrações, a cabeça muitas vezes não obedece ao controle da razão. O objetivo de praticar a concentração no trabalho é justamente saber driblar alguns desses escapes para focar em cada tarefa no momento adequado. Assim é possível executá-la sem procrastinação, de modo que atinja os objetivos de produtividade para cada dia.
O que deve ser evitado para manter a concentração no trabalho?
Celulares – um estudo da empresa norte-americana de pesquisa DScout mostrou que os usuários de smartphone gastam, em média, 2 horas e 15 minutos por dia utilizando aplicativos – o que equivale a um mês por ano. Como o celular funciona como um portal de comunicação, ele é um dos principais responsáveis pela distração no cotidiano de trabalho. A cada pequena mensagem que respondemos, soma-se ao fim do dia muitas horas de falta de foco.
Televisão – é verdade que ela pode ser útil para questões relacionadas ao trabalho, como ter notícias imediatas sobre o mercado financeiro, por exemplo. No entanto, o barulho constante e as temáticas variadas acabam levando sua atenção para assuntos que não fazem sentido no momento. Tudo isso desconcentra, faz a perder tempo e diminui a produtividade.
Caixa de e-mails – notificações constantes com novas tarefas e reuniões emergenciais abarrotam a caixa de entrada de muitas pessoas durante o dia. Respondê-los rapidamente é desejável, mas se estamos concentrados em uma tarefa, faz sentido pausá-la apenas para checar o inbox?
Pessoas – assim como outros indivíduos prejudicam a concentração no trabalho ao enviar mensagens e e-mails, a interrupção de tarefas no ambiente presencial também causa frustração e prejudica a produtividade. Uma vez interrompida, nossa concentração pode demorar cerca de 10 vezes mais para focar novamente. Por este motivo, seja em casa ou no escritório, o ambiente que estamos trabalhando deve ser tranquilo, sem ruídos. Fazer acordos de respeito à concentração com aqueles que convivemos é uma maneira de evitar essas interrupções.
Como manter a concentração no trabalho?
1º PASSO PARA TER CONCENTRAÇÃO NO TRABALHO – monte um ambiente de trabalho adequado.
Além do silêncio, outros aspectos contribuem para uma rotina agradável e confortável para você executar as tarefas do seu trabalho. Adequar a temperatura do ambiente para que não fique nem muito frio, nem muito calor pode parecer uma solução boba, mas já elimina diversas distrações. Manter a mesa de trabalho organizada também ajuda na concentração. Então, jogue fora papéis desnecessários e deixe na mesa somente o que precisa fazer no dia.
2º PASSO PARA TER CONCENTRAÇÃO NO TRABALHO – elenque suas prioridades de cada dia.
No dia a dia, é comum surgirem questões urgentes. Mas, tentar fazer tudo ao mesmo tempo não é nada produtivo, pois o cérebro se perde em meio aos comandos. Se você não tiver uma rotina organizada, pode ainda perder prazos de entrega ou se esquecer de executar uma tarefa específica ao passar outra na frente. Para não se perder, utilize a matriz GUT para definir as prioridades de acordo com os seguintes aspectos:
- Urgência – considera o prazo para finalizar cada etapa do que precisa ser entregue. Então, quanto menor o prazo, maior deve ser a nota atribuída;
- Gravidade – diz respeito ao impacto da não execução de uma tarefa. Por exemplo, se vai impedir de produzir algo ou executar um serviço, se vai prejudicar o cliente. Quanto mais grave for a questão, maior a nota;
- Tendência – consiste no potencial de agravamento do problema com o passar do tempo. Por exemplo, um problema em um equipamento que cause defeito no que é produzido e obrigue a produzir novamente, aumentando o prejuízo conforme passa o tempo. Quanto maior a tendência de o problema crescer, maior a nota.
Depois que você der as notas para os três aspectos de cada coisa que você precisa fazer, multiplique elas. Com os números resultantes para cada tarefa, você monta uma lista de prioridades. Quanto maior o resultado, mais alta é a prioridade da tarefa.
Por exemplo: você precisa passar para os seus funcionários instruções do cliente para que eles façam algo e tem ainda que contratar funcionário para substituir um que saiu. Suponhamos que a primeira tarefa tem urgência nota 3, gravidade nota 3 e tendência nota 5. O nível de prioridade da primeira tarefa é: 3 X 3 X 5 = 45. Já a segunda tarefa tem urgência 1, gravidade 2 e tendência 1. Então, a prioridade dela é: 1 X 2 X 1 = 2.
3º PASSO PARA TER CONCENTRAÇÃO NO TRABALHO – seja realista no planejamento.
Tenha em mente que uma carga de trabalho maior por dia não significa ser produtivo. Analise quanto tempo você leva para executar cada tarefa e, com base nisso, crie as metas diárias de execução levando em consta suas horas de trabalho. Não adianta montar uma lista com inúmeros afazeres e depois se frustrar por não ter sido tão produtivo quanto imaginava.
- Não inicie tarefas sem um prazo de execução determinado – é prejudicial à concentração no trabalho, pois incentiva não só a distração, como também a procrastinação. Se não há um prazo estabelecido, crie suas próprias metas.
- Seja organizado e tenha senso de realidade – isso ajuda a focar no aqui e agora, sem pensar que está correndo contra o tempo. Além disso, perceber que cumpriu todas as tarefas estipuladas para você gera motivação e empenho para continuar.
Dessa forma, é possível cumprir prazos de entrega, driblar a procrastinação e manter o nível de produtividade dentro do que é esperado.
4º PASSO PARA TER CONCENTRAÇÃO NO TRABALHO – saiba dizer não.
Já é um grande passo elencar as tarefas prioritárias na sua lista de afazeres, mas não basta. É preciso compreender seu ritmo de trabalho e barrar tudo aquilo que está fora do seu alcance, para que não comece a acumular atividades urgentes. Sobrecarregado, ninguém é produtivo, pois vive contra o tempo.
5º PASSO PARA TER CONCENTRAÇÃO NO TRABALHO – faça pausas estratégicas.
Uma boa maneira para fazer pausas estratégicas é entender que elas são necessárias para o processo de produção. O ócio não é improdutivo, é nele que as ideias se complementam, novas perspectivas surgem e sua bagagem de experiências e conhecimentos antigos podem se mostrar úteis para uma nova demanda.
O cérebro precisa descansar. O indicado é que, para cada hora de trabalho sólido, você faça de 10 a 15 minutos de pausa. Na volta, é muito mais provável que consiga se concentrar no que realmente precisa. O método Pomodoro é bastante eficiente para organizar as pausas. Ele divide o período de trabalho em blocos de concentração intensa e descansos da seguinte forma:
- Trabalhe focado por 25 minutos e descanse 5 minutos em seguida;
- Após quatro repetições desses ciclos, pare por 15 minutos, dando uma pausa maior ao cérebro.
Atenção: o método pode ser adaptado para os tempos que mais se encaixam à sua rotina. Mas, fique atento: as pausas são para comer algo, beber água, se alongar, não para ficar no celular ou em alguma tela. Isso só vai te estimular mais ainda e você não descansará.
6º PASSO PARA TER CONCENTRAÇÃO NO TRABALHO – mantenha hábitos saudáveis.
Uma alimentação balanceada e uma boa noite de sono contribuem positivamente para a concentração no trabalho. Alimentos pesados como frituras e açúcar causam picos de insulina no sangue e isso faz com que você sinta sono e cansaço. Além disso, uma noite mal dormida também prejudica o rendimento profissional. Busque comer legumes, frutas e verduras, se manter hidratado e dormir bem.
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