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O que são as Notas Fiscais Eletrônicas e quais os seus tipos?

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Escrito por Certificado Digital
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Nota fiscal eletrônica é um documento digital emitido por empresas quando são realizadas vendas de mercadorias ou prestações de serviços. Embora ainda existam lugares no Brasil que permitem a emissão de nota fiscal em papel, em diversos estados isso não é mais possível, o que obriga o uso da sua versão digital. Os tipos de notas fiscais eletrônicas variam de acordo com a operação comercial realizada e sua emissão pode requerer algumas condições para serem validadas, como documentação e identificação, que são oferecidos em um certificado digital.

Quais os tipos de notas fiscais eletrônicas?

Os tipos de notas fiscais eletrônicas variam de acordo com o tipo de serviço ou operação comercial prestado por sua empresa. É importante que o pequeno ou micro empreendedor, quando for emitir esse documento, faça na categoria certa, para garantir o cumprimento das exigências da Receita Federal. Saiba quais são os principais tipos de notas fiscais eletrônicas e quais as suas finalidades:

Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria Eletrônica (NF-e) – documento que formaliza a venda de produtos físicos, é um dos tipos de notas fiscais eletrônicas mais comuns que existem. A NF-e é emitida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado e registra a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

  • Quando é feita uma compra pela internet, o papel que acompanha a mercadoria na entrega para o consumidor é uma versão da NF-e, chamada de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que segue o produto durante todas as etapas de transportes para evitar problemas com fiscalização.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) – com o mesmo objetivo da NF-e, a nota fiscal eletrônica avulsa serve para registrar uma transação comercial. O documento é emitido de forma individual e é indicado para empreendedores sem CNPJ, para empresas com baixo volume de emissão de notas e para o MEI (Microempreendedor Individual), que não tem a obrigatoriedade de emitir nota fiscal sempre que efetua uma venda.

  • A NFA-e tem a mesma validade dos outros tipos de notas fiscais e deve ser feita de acordo com a legislação estadual ou municipal do emitente.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) – documento utilizado pelos prestadores de serviços para comprovar a realização do trabalho para uma empresa ou pessoa física. Essa nota pode ser utilizada, por exemplo, por cursos digitais, faculdades, serviços de assinatura ou locais como academias e hotéis.

  • A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços é municipal e, por isso, cada prefeitura pode adotar exigências e regras diferentes – até o padrão do layout e os campos a serem preenchidos. A NFS-e serve para arrecadação de um tributo municipal chamado ISS (Imposto sobre Serviços).

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) – essa é uma nota fiscal eletrônica voltada ao varejo, que serve para registrar operações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final. A NFC-e foi criada para substituir dois documentos: o cupom fiscal e o modelo 2 da nota fiscal de venda. A emissão da NFC-e pode ser feita por um sistema de gestão de empresas (conhecido pela sigla ERP), exceto em alguns estados no Brasil:

  • Em São Paulo se utiliza uma variação chamada Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), que é emitida por um equipamento chamado SAT Fiscal;
  • No Ceará a emissão da NFC-e é feita pelo Módulo Fiscal Eletrônico (MFE);
  • E em Santa Catarina também se utilizará o SAT, mas para a emissão do próprio NFC-e.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – registro obrigatório quando ocorre uma prestação de serviços de transportes. A emissão do CT-e é de responsabilidade da transportadora de carga e é fundamental para garantir que as mercadorias circulem por qualquer meio de transporte, seja rodoviário, ferroviário, aéreo ou aquático.

  • O CT-e deve ser emitido quando o transporte de cargas vai para municípios diferentes do remetente; se o deslocamento for dentro da mesma cidade, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) que deve ser expedida.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) – Semelhante ao Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), esse tipo de nota fiscal eletrônica é utilizado para movimentações de cargas, no entanto, quando ocorre entre dois ou mais estados. Já há unidades federativas, como São Paulo, Mato Grosso do Sul e Paraná, que solicitam o MDF-e em operações internas. O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos tem como finalidade ajudar na identificação da mercadoria ou carga transportada.

Se após a emissão de qualquer tipo de nota fiscal eletrônica ocorrer alguma imprecisão referente à prestação de serviços ou operação comercial, existem outros tipos de documentos que podem ser expedidos:

  • Nota Fiscal Complementar – utilizada para ajustar quantidade de mercadoria ou valores do produto ou serviço;
  • Nota Fiscal Denegada – gerado em casos de irregularidades fiscais, quando o emitente ou destinatário estão irregulares;
  • Nota Fiscal Rejeitada – quando o documento é rejeitado pela Sefaz por causa de alguma informação incorreta, como número do CNPJ, ou se a empresa não está autorizada a emitir notas fiscais eletrônicas.

O que é preciso para emitir uma nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica é obrigatória para registrar a venda de produtos ou prestação de serviços. Para que ela possa ser emitida e seja válida dela seja feita com sucesso, saiba o que é necessário para emitir as notas fiscais eletrônicas:

Certificado digital – para acessar os sistemas que emitem uma nota fiscal eletrônica, é necessário que a empresa possua um certificado digital, que funciona como uma identidade digital dela. O modelo mais adequado para a emissão de uma nota fiscal eletrônica é o certificado digital NF-e.

Cadastro fiscal – solicite ao órgão do governo responsável para que possa iniciar a emissão de notas fiscais eletrônicas. No caso de empresas de comércio, faça o cadastro no Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda); já os prestadores de serviços devem buscar a prefeitura

Software para emissão de notas fiscais eletrônicas – busque um programa eletrônico que faça esse tipo de serviço. Eles podem ser integrados ao sistema de gestão da empresa ou um gratuito oferecido pelo Sefaz ou prefeitura.

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