Qual certificado digital para emitir NF-e, a nota fiscal eletrônica?

O certificado digital para emitir NF-e deve ser de pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3.

Não pode ser certificado para pessoa física, como o e-CPF. O adequado é o certificado digital NF-e, pois é possível atribuí-lo para uma pessoa que não precisa ser representante legal da empresa

Neste conteúdo sobre qual é o certificado digital para emitir NF-e, você também vai saber:

• O que é o certificado digital NF-e?
• O que é a nota fiscal eletrônica?
• Como surgiu o certificado digital?
• Quais são os tipos de certificado digital?
• Quais são os modelos de certificado digital?
• Como comprar um certificado digital NF-e?
• Como é feita a emissão do certificado digital NF-e?
• Como renovar o certificado digital NF-e?
• Quais são as dúvidas frequentes sobre o certificado digital NF-e?

O que é o certificado digital NF-e?

O certificado digital NF-e identifica a empresa para os órgãos públicos, como a Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado ou do município, para a emissão de notas fiscais eletrônicas e também para outras ações relacionadas à contabilidade.

Benefícios do certificado digital NF-e:

• Segurança – utiliza chaves criptográficas praticamente invioláveis para confirmar identidade e proteger o envio de informações em ambientes virtuais sobre compra e venda de produtos e serviços, assegurando a validade jurídica e fiscal das notas fiscais eletrônicas.
• Agilidade – permite acessar rapidamente sistemas eletrônicos para emissão, retificação e cancelamento de notas fiscais eletrônicas, além de resgatar informações sobre autorização de uso ou rejeição das notas, evitando processos burocráticos demorados.
• Economia de insumos – evita o uso de papel e de tinta para a impressão de talonários ao assegurar a integridade das informações presentes nas notas fiscais eletrônicas e a identidade de quem as emitiu, proporcionando validade jurídica e fiscal para esses documentos fiscais.

Como surgiu o certificado digital?

O certificado digital foi criado devido à necessidade de garantir a segurança e a integridade de informações enviadas e recebidas pela internet. No Brasil, a Medida Provisória n^o 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil – para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

ICP-Brasil – é uma infraestrutura pública composta por uma cadeia de entidades credenciadas, que é operada e supervisionada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz) – é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que é responsável por credenciar, descredenciar, fiscalizar e auditar os demais participantes da cadeia.

Autoridades Certificadoras (ACs) – são entidades públicas ou pessoas jurídicas de direito privado credenciadas pela AC-Raiz. Elas são responsáveis pela emissão, distribuição, renovação e revogação dos certificados digitais, de acordo com o artigo 60 da Medida Provisória 2.200/01.

Autoridades de Registro (ARs) – também são entidades públicas ou pessoas jurídicas de direito privado credenciadas pela AC-Raiz, sendo sempre vinculadas operacionalmente a uma determinada AC. De acordo com o artigo 70 da Medida Provisória n^o 2.200-2/01, compete a elas “identificar e cadastrar usuários na presença destes, encaminhar solicitações de certificados às ACs e manter registros de suas operações”.

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem duas categorias principais de certificado digital, o tipo A e o tipo S.

Certificado digital tipo A – Serve para identificar o assinante, confirmar que o documento não foi adulterado e autenticar uma operação.

Certificado digital tipo S – Garante sigilo para informações, criptografando-as para que só possam ser acessadas por quem for autorizado.

A categoria mais utilizada é de certificado digital tipo A, principalmente o tipo A1 e o tipo A3. Cada um deles é armazenado de uma forma diferente e também podem ter diferentes prazos de validade.

Certificado digital A1 -É um software instalado e armazenado diretamente em um computador, sendo protegido por uma senha de acesso. Ele é incompatível com tablet e smartphone.

Validade: um ano, podendo ser renovado.

Vantagens:

•  Pode ser instalado em diversos computadores simultaneamente;
•   Pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais;
•  Permite fazer backup do certificado;
• Agilidade ao assinar documentos, pois não depende de dispositivos externos.

Certificado digital A3 – é armazenado em token ou em um cartão inteligente, que precisa de leitor específico conectado ao computador. Também é protegido por senha.

Validade: um, dois aou três anos, podendo ser renovado.

Vantagens do e-CNPJ A3:

•  Pode ser levado para qualquer lugar onde possa ser necessário utilizar;
•   É inviolável e tem um nível de segurança elevado, pois não pode ser extraído ou copiado para outra mídia;
•  É pessoal e intransferível, somente o portador da senha pode usá-lo.

Quais são os modelos de certificado digital?

Além do NF-e, existem vários certificados digitais tanto para pessoas jurídicas quanto para pessoas físicas, com diferentes características.

• e-MEI – é a identidade digital para micro empreendedores individuais. O certificado digital e-MEI agiliza o fluxo de tramitações com a Receita Federal, permite assinar com validade jurídica documentos digitais e acessar serviços online oferecidos pelo governo, além de simplificar o processo de declaração do Imposto de Renda.
• e-Saúde – é a identidade digital para profissionais de saúde. O certificado digital e-Saúde permite assinar digitalmente prescrições médicas ou atestados gerados no computador, além de assinar prontuários e laudos eletrônicos em hospitais ou clínicas que adotam o prontuário eletrônico do paciente (PEP).
• e-Jurídico – é a identidade digital para advogados inscritos na OAB. O certificado digital e-Jurídico possibilita assinar petições, pareceres, procurações e contratos, acessar processos remotamente e comunicar-se com a Receita Federal, inclusive para envio e acompanhamento de declaração de Imposto de Renda.
• e-Contador – é a identidade digital para contadores. O certificado digital e-Contador torna possível enviar com segurança informações para órgãos públicos necessárias para o gerenciamento de todas as atividades contábeis, trabalhistas, econômicas, patrimoniais e tributárias de pessoas jurídicas ou de pessoas físicas.
• e-CPF – é a versão digital do cadastro de pessoa física. O certificado digital e-CPF funciona como uma espécie de versão digital do cadastro de pessoas físicas e também serve para elas assinarem documentos digitalmente com validade jurídica, além de permitir acesso seguro ao site do e-Social.

Uma mesma pessoa pode ter mais de um modelo de certificado digital em seu nome, por exemplo: um e-CPF como pessoa física e um e-CNPJ como dono de uma empresa.

1. Escolha a autoridade certificadora  – Existem várias que podem emitir certificado digital NF-e, a Serasa Experian é uma delas.
2. Escolha o tipo e a validade – Existe o certificado NF-e tipo A1, que é válido por um ano, ou tipo A3, que é válido por um, dois ou três anos.
3. Escolha a condição de pagamento – Geralmente, o pagamento pode ser dividido e o valor aumenta conforme o tipo do certificado digital NF-e.

Como é feita a emissão do certificado digital NF-e?

1. Marque a validação – Agende dia, hora e local para a validação presencial. Para NF-e tipo 1, se CPF/CNPJ do titular já forem cadastrados na AC, pode ser feita validação por videoconferência.
2. Leve a documentação obrigatória
3. Verifique os documentos exigidos pela AC, pois a falta de algum impossibilitará a emissão do certificado digital NF-e.

Documentos obrigatórios da empresa para validação do certificado digital NF-e:

• Documento de constituição – estatuto, contrato social ou requerimento de empresário registrados nos órgãos competentes. Na impossibilidade da presença do(s) administrador(es) citado(s) no documento de constituição, ele(s) só pode(m) ser representado(s) por procuração pública.
• Alteração(ões) contratual(ais) – se a última alteração estiver consolidada, não é necessário apresentar o documento de constituição, caso contrário, é preciso apresentar todas as alterações anteriores (se houver) devidamente registradas;
• Documentos de eleição da diretoria vigente – se aplicável, devem estar registrados devidamente;
• Cartão do CNPJ – impresso um dia antes da validação presencial;
• Originais podem ser substituídos por cópia autenticada – neste caso, as cópias autenticadas serão retidas.

Veja outros documentos que a Serasa pede por tipo jurídico de empresa.

Documentos obrigatórios do representante da empresa para validação do certificado digital NF-e:

• Um documento de identificação; – RG, CNH, carteira de trabalho, passaporte e documentos funcionais, tais como: CRC, OAB, CREA, CRM, dentre outros (dentro do prazo de validade).
• CPF – Cadastro de Pessoa Física;
• Documentos originais – não podem ser substituídos por cópia autenticada;

Dados biométricos – além da documentação, serão coletados seus dados biométricos (digital e facial) conforme legislação da ICP – Brasil

São aceitos apenas documentos em bom estado de conservação. Caso eles estejam ilegíveis, rasurados ou rasgados, serão recusados.

Como renovar o certificado digital NF-e?

Se não houver modificação na documentação obrigatória, a Serasa Experian e outras Autoridades Certificadoras permitem que você faça a renovação do certificado digital NF-e integralmente pela internet, uma vez que os seus dados biométricos já estão cadastrados. Existem dois tipos de renovação pela internet, que podem variar conforme o tipo do certificado e se ele está ou não dentro do prazo de validade.

Renovação totalmente online do certificado digital – pode ser feita para o certificado digital NF-e A3 (cartão ou token) que ainda tenha alguns dias de validade. Para o certificado da Serasa, o prazo mínimo é de três dias.

Renovação por videoconferência do certificado digital – pode ser feita para o certificado digital NF-e A1 (software), tanto ainda válido quanto vencido.

• Veja a renovação do certificado digital Serasa totalmente online;
• Veja a renovação do certificado digital Serasa por videoconferência.

Quais são as dúvidas frequentes sobre o certificado digital NF-e?

1. Se uma empresa tem vários estabelecimentos, cada um precisa ter o seu próprio certificado digital NF-e?

Não é necessário que cada estabelecimento da mesma empresa tenha um certificado digital NF-e diferente. O mesmo certificado pode ser usado para emitir as notas fiscais eletrônicas de todos os estabelecimentos.

2. O certificado digital NF-e de uma empresa situada em um estado também vale para unidades da empresa em outros estados?

O certificado digital NF-e é válido não só para a unidade ou para as unidades da empresa no estado em que ele foi emitido. Ele também vale para as demais unidades que a empresa tiver – matriz ou filiais – em qualquer estado do País.

3. O certificado digital NF-e é utilizado em quais momentos da emissão da nota fiscal eletrônica?

O primeiro momento da emissão da nota fiscal eletrônica que será usado o certificado digital NF-e é na assinatura do documento. O segundo, é na transmissão da nota para a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Mas não é só na emissão que o certificado digital NF-e é utilizado. Ele também permite resgatar a resposta de autorização de uso ou rejeição da nota fiscal eletrônica pela Sefaz. Mas isso só pode ser feito com o mesmo certificado digital usado para emiti-la.

4. É possível usar o certificado digital NF-e no MacBook?

O certificado digital NF-e pode ser usado no MacBook, mas não é possível instalar diretamente nele devido a limitações do sistema operacional. O procedimento muda de acordo com o tipo do certificado digital.

Para o NF-e A1 – o certificado deverá ser instalado primeiro em um computador com o sistema operacional Windows e, depois, importado para o MacOS por meio do arquivo de backup (.pfx).

Para o NF-e A3 – é preciso instalar programas específicos fornecidos pela Autoridade Certificadora para poder utilizar o certificado digital no MacBook

Veja como usar o NF-e Serasa Experian em MacBook .