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Entenda como você pode usar o Certificado Digital no Simples Nacional

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Escrito por Certificado Digital
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Saber o que é o Simples Nacional e quem e quais empresas podem usufruir desse benefício pode ser vital para o bom andamento do seu negócio. Embora possa parecer complexo e envolver muitas questões da área de contabilidade, não é nenhum bicho de sete cabeças, como você vai ver até o fim deste artigo.

Abertura de empresas e regulamentações fiscais são assuntos que estão sujeitos a constantes alterações. É importante compreender os aspectos envolvidos para garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais de uma empresa. Além disso, é fundamental estar atento às regras para evitar problemas futuros.

Por esse motivo, escolhemos trazer o tema até você. Vamos explorar e entender sobre um dos regimes tributários que mais podem compensar para a maioria das empresas brasileiras e, junto, os principais aspectos que envolvem sua empresa e o fisco. Vamos lá?

O que é o Simples Nacional?

Simples Nacional é um regime tributário compartilhado de arrecadação usado no Brasil para aplicar a cobrança e a fiscalização de impostos. Pode ser usado por Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). É abrangente a todo território nacional.

Esse modelo de enquadramento tributário está previsto em lei. As empresas prestadoras de serviços ou aquelas que fazem comércio de produtos, ao optarem pelo Simples Nacional, têm responsabilidades tanto com a União quanto com o município em que operam.

O Simples, como também é chamado, oferece algumas vantagens em relação a outras categorias de enquadramento previstas nas leis tributárias vigentes no Brasil. Sendo as principais delas a unificação da arrecadação dos devidos impostos e a redução na carga tributária imposta pela Receita (na maior parte das vezes).

Tais vantagens do Simples Nacional derivam, principalmente, da facilitação da cobrança de alguns impostos, dado que os valores são recolhidos por meio de uma guia única, pagável em qualquer agência bancária.

Durante o conteúdo, você vai conferir os detalhes sobre esse enquadramento, como quem pode ou não aproveitar essa oportunidade, entre várias outras questões envolvidas no processo. Continue acompanhando!

Quem se enquadra no Simples Nacional?

A cada ano, os processos de enquadramento do regime do Simples Nacional podem passar por reformulações, seja para a inserção de novas atividades na lista de segmentos autorizados, seja nos limites impostos que possibilitam às empresas optar por esse modelo de tributação.

Agora, neste tópico, você pode conferir os detalhes sobre quem pode optar pelo modelo do Simples Nacional, além de algumas questões envolvendo a proibição dessa opção pelas empresas.

  • Microempresas

A maneira mais simples de resumir o que se enquadra como uma Microempresa no Brasil é: aquela empresa que tem, atualmente, um faturamento anual de até R$ 360 mil como limite. Esse valor é determinado pelo governo, por meio da Secretaria da Fazenda, no início de cada ano fiscal.

Empresas que se enquadram nesse limite podem optar pelo Simples Nacional sem quaisquer problemas!

  • Empresas de Pequeno Porte

Conhecidas como EPPs, as Empresas de Pequeno Porte precisam ter o faturamento anual a partir de R$ 360 mil, podendo chegar no limite de até R$ 4,8 milhões. Empresas EPP têm a possibilidade atuar tanto na segmentação comercial como na de prestação de serviços.

Quanto ao limite de contratação de funcionários, para o enquadramento como EPP, a empresa não poderá ultrapassar o número de 49 empregados — sendo o mínimo de 10 funcionários. Importante notar que, para as indústrias, o mínimo exigido é 20 e o máximo, 99 colaboradores ativos.

As Empresas de Pequeno Porte são as maiores empresas que podem optar pelo regime do Simples Nacional.

  • Microempreendedores Individuais

Mais conhecido pela sigla MEI, um Microempreendedor Individual nada mais é do que um profissional autônomo regularizado que atende às exigências fiscais brasileiras vigentes. É o modelo mais simples de tributação disponível na legislação brasileira e se enquadra no Simples Nacional por padrão.

Esses profissionais usufruem de um CNPJ — com ele, há várias facilidades e benefícios, como abertura facilitada de contas bancárias. Contam, também, com oferecimento de empréstimos com condições especiais e a possibilidade de emissão de notas fiscais a seus clientes e consumidores, da mesma forma que empresas de maior porte fazem.

Além disso, quem é MEI têm os mesmos direitos de uma pessoa jurídica — e também os deveres, é claro! Quem se encontra nessas condições também poderá fazer a opção pelo regime do Simples Nacional.

Quem não pode se enquadrar no sistema do Simples Nacional?

Outra coisa bastante relevante e que todos os empreendedores devem saber é que nem todas as empresas brasileiras podem optar pelo regime do Simples Nacional, por motivos de limite de faturamento, constituição societária da empresa ou atividades.

Para saber se sua empresa exerce alguma das atividades que podem optar pelo regime do Simples, consulte se estão na tabela do CNAE. Se você ainda tiver dúvidas, é extremamente recomendado ter uma conversa com o seu contador.

Por enquanto, o melhor a se fazer é entender mais os detalhes sobre quem não está autorizado pela lei a se beneficiar desse regime simplificado. Veja, a seguir, algumas instruções!

  • Atenção para questões de contabilidade

Antes de nos aprofundarmos nesse assunto, é preciso compreender alguns aspectos gerais que compõem o modelo tributário em questão, já que isso é superimportante para um melhor entendimento do que vai ser explorado adiante.

Um desses aspectos é o significado de “Lucro Presumido” e “Lucro Real”, termos muito usados na área de contabilidade, que fazem parte, junto do Simples Nacional, dos três modelos de regime tributário brasileiro.

No primeiro caso, o Lucro Presumido, a empresa realiza uma apuração simplificada do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (o chamado IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (o CSLL).

A Receita assume, nesses casos, que, de todo o faturamento obtido pela empresa, sempre existirá uma porcentagem dela como lucro. Sempre!

Ou seja, o recolhimento desses impostos é chamado “simplificado” porque, com esse percentual, não existe a necessidade de comprovar ao fisco se houve lucro no período em que os impostos são recolhidos. É uma facilidade que pode ajudar muitas empresas, simplificando seus processos de contabilidade.

Já no segundo caso, o Lucro Real, diferentemente do Lucro Presumido, os impostos serão recolhidos com base no lucro obtido pela empresa optante desse regime, explicando de maneira resumida.

  • Não enquadramento no Simples Nacional

Agora, vamos para o que realmente nos interessa: quem, afinal, não pode se enquadrar no regime do Simples Nacional? A resposta é bem clara e definida nas leis tributárias nacionais.

Primeiramente, temos as empresas que faturam mais que R$ 4,8 milhões (no ano em que abriram ou no ano anterior), que não podem se enquadrar no Simples Nacional.

Existem, ainda, outras situações que também interferem para a negação desse enquadramento pelo sistema e pelas normas da Receita. Entre elas está a situação daquelas empresas que tenham um ou mais sócios entre seus proprietários com uma participação superior a 10% nas empresas que atinjam a soma de um faturamento R$ 4,8 milhões, seja de Lucro Presumido, seja de Lucro Real.

Outro caso são as entidades corporativas que tenham dentro de seu quadro societário algum sócio-proprietário relacionado a outra empresa, que também seja optante pelo Simples Nacional. Elas também não podem fazer a opção, caso a soma desses faturamentos supere os mesmos R$ 4.8 milhões já mencionados.

O mesmo ocorre para os empreendimentos que tenham outro CNPJ como sócio. Além desses casos, existem outros que proíbem o enquadramento, tais como empresas que:

    • resultam, de algum modo, da cisão (ou desmembramento) de um CNPJ, que tenha acontecido nos últimos 5 anos;
    • participam de outras sociedades;
    • estão inadimplentes com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) ou com as Fazendas Públicas (tanto no nível Federal quanto no nível Estadual e Municipal);
    • contam com filiais ou representantes de alguma empresa sediada em outros países;
    • são cooperativas, sociedades (S/A), ONGs, OSCIPs, bancos e financeiras.

Nos casos das cooperativas que citamos, excetuam-se as chamadas Cooperativas de Consumo — essas podem, sim, se enquadrar no regime do Simples Nacional, se obedecerem às outras regras adotadas pela Fazenda, anteriormente citadas.

Qual o faturamento máximo ao optar pelo Simples Nacional para a minha empresa?

O faturamento máximo anual, para ser optante do simples nacional, vai depender do enquadramento da sua empresa e dos limites de faturamento. Veja:

  • microempresas: máximo de R$ 360 mil;
  • empresas de pequeno porte: máximo de R$ 4,8 milhões;
  • microempreendedores individuais: máximo de R$ 81 mil.
Qual a diferença do MEI para o Simples Nacional?

A resposta mais simples para solucionar essa dúvida é: são coisas totalmente diferentes. Vamos recapitular desde o início.

Como vimos, o Simples Nacional é um regime tributário especial criado por lei, cujo objetivo é facilitar a formalização e o recolhimento dos tributos das microempresas e empresas de pequeno porte.

Já o MEI (Microempreendedor Individual) é uma categoria específica no Simples Nacional, a qual é voltada para profissionais autônomos (que prestam serviços por conta própria). Ou seja, atualmente, quem é enquadrado como MEI já está no regime tributário do Simples Nacional.

Dessa forma, para quem ainda tem dúvida sobre essa questão, a dica é que basta compreender que um MEI é uma categoria de CNPJ e o Simples Nacional é um modelo de regime tributário.

Qual a diferença do Simples Nacional para outras modalidades de enquadramento de empresas?

Empresas que se enquadram no Simples Nacional podem pagar um valor menor em relação aos impostos cobrados e têm mais facilidades para cumprir as obrigações tributárias. Outras modalidades de empresas, que não podem optar por essa modalidade, são as seguintes:

  • EIRELI: Empresa Individual de Responsabilidade Limitada, modalidade um pouco mais nova Brasil. É uma empresa que opera da mesma forma que as de sociedade, mas não há obrigatoriedade de manter sócios em seus quadros. Para a abertura de uma EIRELI, é pedido um investimento de a partir de 100 salários mínimos;
  • LTDA: A Sociedade Empresária Limitada é o modelo de empresa com o quadro societário mais comum. Inclui sócios, sendo limitada por não incluir os bens dos proprietários em caso de falência da empresa;
  • Sociedade Pura ou Simples: são aquelas organizações empresariais cujos participantes são profissionais liberais, tais como advogados, arquitetos, médicos e contadores. Pode envolver ou não os bens dos proprietários em caso de dívidas em nome da empresa;
  • S/A: sigla para Sociedade Anônima, é uma das modalidades mais complexas de empresa, pois apresenta maior número de obrigações legais que as outras. Uma Sociedade Anônima pode ser constituída por um ou mais sócios, considerada capital aberto quando a participação dos acionistas na companhia está dividida entre diversos compradores e vendedores no mercado financeiro.
Como posso fazer a solicitação de enquadramento no Simples Nacional?

Para aquelas empresas que já se encontram ativas, a solicitação de enquadramento no regime do Simples Nacional apenas poderá ser realizada durante todo o mês de janeiro. Se a empresa foi contemplada com esse modelo de tributação, o período é retroagido e começa a valer desde o primeiro dia do mesmo mês de janeiro.

Para pedir a inclusão da sua empresa no Simples Nacional, é relativamente fácil: a solicitação é realizada pela internet, por meio do Portal do Simples Nacional:

Vá até a aba “Simples — Serviços”, abra o menu e clique em “Opção”. Depois, vá até “Solicitação de Opção pelo Simples Nacional”. Preencha os dados e documentos pedidos no formulário e realize o envio. Agora, aguarde as análises que serão realizadas pelos agentes do fisco.

Caso você enfrente qualquer problema, lembre-se de que o seu contador é o seu melhor amigo nessas horas!

Quais benefícios o Simples Nacional pode trazer para a minha empresa?

Você já viu que existem alguns benefícios que o Simples Nacional pode trazer para as empresas enquadradas nessa modalidade enquanto leu o artigo até aqui. Recapitularemos alguns deles e mostraremos outros que ainda não vimos.

  • A tributação é simplificada 

Com o Simples Nacional, as atividades da sua empresa sofrerão menos tributações. Isso acontece porque a alíquota é baseada na atividade com a qual sua empresa está inserida para o fisco.

Essas atividades, como dissemos, estão nas tabelas do CNAE. Lá você pode encontrar também o valor das alíquotas para cada atividade especificada.

  • Os pagamentos dos impostos devidos são unificados

Já falamos aqui sobre isso, mas vale a pena mencionar de novo: com a opção pelo Simples Nacional, você realiza o pagamento de apenas uma guia de imposto e pronto! Ela é chamada de DAS.

Imagina a maravilha de não mais precisar reunir todos os documentos necessários e só realizar o pagamento da guia? Um sonho para muitos!

  • Você fica mais tranquilo na hora da regularização 

Tanto no que se refere às questões sobre o parcelamento das cobranças dos seus impostos mais antigos, quanto questões envolvendo a devida apuração das dívidas fiscais da sua empresa, com as facilidades oferecidas pelo Simples Nacional, todos esses processos acabam sendo muito mais tranquilos de serem superados por sua contabilidade.

Mais uma vez, recomendamos fortemente ter uma conversa com seu contador em caso de problemas com essa questão — não deixe para a última hora, pois prejuízos podem ocorrer com a cobrança de juros e multas por sonegação e, com certeza, não serão bem-vindos para a saúde de seus negócios.

  • Há isenção de apresentação de algumas declarações

Se você já precisou de declarações, como DCTF, SPED, EFD, entre outros, sabe como é difícil e complicado organizar tudo e ter toda essa documentação pronta em mãos, certo?

Saiba que, no Simples Nacional, muitos desses documentos não são mais necessários — e você não precisa de Certidões Negativas para qualquer alteração contratual que venha a precisar.

  • Você atrai mais investidores anjos para sua empresa

Investidores anjo são pessoas que investem capital em empresas emergentes. Eles podem fornecer dinheiro para ajudar a lançar uma nova empresa ou para dar um impulso ao crescimento de uma já existente.

Muitos deles também oferecem aconselhamento e orientação para os seus investimentos, por isso, podem desempenhar um papel ativo na gestão da empresa.

Com os recursos presentes do Simples Nacional, sua empresa também acaba simplificando as possibilidades de investimentos, garantindo a segurança jurídica necessária para não ter futuros problemas com a Receita.

  • Possibilidade de uso de um Certificado Digital

As empresas com mais de dois colaboradores e optantes do Simples Nacional precisam ter um Certificado Digital para realizar suas operações. Como você vai conferir mais adiante, esses certificados podem dar uma bela facilitada na hora de lidar com os processos da Receita. Saiba mais na sequência!

O certificado digital pode ajudar no enquadramento da minha empresa com o regime do Simples Nacional?

O uso de um certificado digital, como o e-CNPJ, que pode ser adquirido com a Serasa Experian, não tem relação direta com o enquadramento nessa modalidade. Isso acontece porque o papel exercido por esse recurso é outro — embora não ajude no enquadramento ao Simples, ele pode, sim, auxiliar muito durante as ações que precisam ser tomadas durante as administrações fiscais do seu negócio!

Na sequência, vamos mostrar para você como o certificado digital apropriado pode otimizar seu tempo, aumentar a segurança e dar mais agilidade nos processos contábeis da sua empresa, confira!

O que são os Certificados Digitais?

Os certificados digitais são chaves criptográficas instaladas nas máquinas que garantem a identidade de um usuário ou empresa na internet. Essas chaves são emitidas por autoridades certificadoras (CA), como a Serasa Experian.

As entidades, por sua vez, são organizações públicas ou privadas que realizam a verificação da identidade do solicitante e podem atestar ou não sua credibilidade naquele determinado sistema (ou seja, certificam que o usuário é, realmente, quem diz ser).

Os certificados digitais podem ser usados para assinar documentos eletrônicos, estabelecer conexões seguras, como nos casos das tecnologias SSL e TLS, entre outras operações criptografadas na origem (próprio computador do usuário do certificado digital).

Como funcionam os certificados digitais durante a comunicação com os órgãos governamentais?

Por trás do certificado digital, existe uma infraestrutura de chaves públicas (as chamadas PKIs), formada pelas autoridades certificadoras, que já mencionamos.

As PKIs funcionam como um sistema de garantia de identidade: a partir da verificação dessa chave, previamente instalada no computador do usuário, é possível afirmar que aquela conexão de dados realmente é de quem diz ser.

O sistema, depois da verificação, autoriza o aplicativo a realizar as requisições no sistema que está sendo acessado por determinado usuário.

Como você pode usar o Certificado Digital do Serasa no Simples Nacional?

Conforme os documentos da Receita Federal (artigos 72 e 102 da Resolução CGSN n.º 94, de 29/11/2011, e pautados na redação posta pela Lei Complementar n.º 139, de 2011), a certificação digital poderá ser exigida das Microempresas ou das Empresas de Pequeno Porte (e optantes pelo Simples Nacional), principalmente, nos casos em que ocorrem:

  • entrega da GFIP, assim como recolhimento do FGTS, nas empresas com mais de 10 colaboradores;
  • emissões de Nota Fiscal, na versão Eletrônica, quando existir a obrigatoriedade, seja no nível nacional, estadual ou municipal.

Importante considerar que é facultativo o uso desses certificados para as empresas optantes do Simples Nacional que tenham até 10 colaboradores durante as operações de recolhimento do FGTS.

O que é o e-Simples, a Certificação Digital para Micro e Pequenas Empresas?

O e-Simples é um certificado digital para micro e pequenas empresas, que oferece simplicidade no envio de documentos às Prefeituras, Receita Federal do Brasil e Secretarias de Fazenda.

Com a Certificação Digital Serasa Experian, você consegue emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), boleto bancário, DARF, entre outros documentos fiscais importantes para o seu negócio. Tudo isso você consegue apenas usando o sistema online chamado “Regime Especial Unificado de Arrecadação Tributária”, que é, na prática, o mesmo que Simples Nacional.

Finalmente chegamos ao final de nosso artigo! Vimos cada parte envolvida no regime do Simples Nacional e como utilizar as melhores ferramentas para a otimização dos processos burocráticos por meio da tecnologia, como é o caso dos certificados digitais.

A melhor parte de usar essas ferramentas para sua empresa é que os processos ficam automatizados, com uma economia significativa de tempo e dinheiro! Além disso, você evita erros na transmissão desses dados, já que a ferramenta preenche todas as informações dos campos solicitados automaticamente.

Gostou das soluções que mostramos e quer saber mais sobre como adquirir um certificado digital para sua empresa? Acesse o nosso blog e saiba tudo sobre o tema! Preparamos conteúdos especiais para ajudar com as melhores informações para a sua empresa.

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