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Matrícula online: como usar o certificado digital durante o processo

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Escrito por Certificado Digital
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Atualmente, para estudar em uma universidade, seja de forma presencial, online ou híbrida, é possível efetivar a matrícula online, sem a necessidade de comparecer fisicamente à instituição.

Dessa forma, a burocracia tende a ser menor e o processo é mais rápido. E o certificado digital é um documento que permite realizar a matrícula de forma remota.

Leia nosso post e saiba mais sobre o assunto. Veja como se matricular online e como a certificação digital é valiosa nesse sentido!

Como funciona a matrícula online?

A matrícula escolar é um contrato firmado entre a instituição de ensino e o aluno ou seus pais/responsáveis. Ela define os direitos e os deveres das partes contratantes em relação aos serviços educacionais — e por isso mesmo é tão importante!

A matrícula online nada mais é que a matrícula feita remotamente, por meios digitais. Anualmente, milhares de alunos ingressam nas universidades. Isso representa filas maiores e mais tempo despendido no atendimento presencial. A matrícula online é, sem dúvida, uma solução para minimizar esse transtorno.

Além disso, com a pandemia de Covid-19, decretou-se o isolamento/distanciamento social. Diante dessa contingência, a efetivação remota de matrículas foi uma excelente forma de contornar a situação, reduzindo as possibilidades de transmissão do vírus, garantindo o acesso à educação e reduzindo o trabalho.

O sistema funciona por meio do site oficial da instituição educacional. A opção “matrícula online” fica, geralmente, na página de entrada (home), no menu principal. A partir dessa opção, a pessoa realiza um cadastro, cria um login e uma senha e coloca os dados pessoais, anexando a documentação pedida e emitindo a guia de matrícula.

Em algumas instituições de ensino, a matrícula se inicia no ambiente digital, mas é concluída de forma presencial. O sistema online vai além, permitindo enviar digitalmente os cronogramas e as diretrizes escolares.

Já no ensino a distância integral, tudo é feito pelo meio digital, ou seja, o aluno tem acesso a todo o material pelo computador ou celular.

É importante escolher um sistema dinâmico, fácil de usar. Afinal, sua finalidade é reduzir trabalho, tempo e burocracia.

Como usar o Certificado Digital para a matrícula online?

O certificado digital para realizar matrículas online também se baseia em criptografia, que relaciona uma chave pública a uma chave privada.

Para as universidades, a certificação é uma boa solução, reduzindo aspectos burocráticos para emitir, manusear e gerenciar um volume elevado de documentos e dados. Usando essa tecnologia, a universidade moderniza processos administrativos, principalmente os que envolvem matrículas e emissão de documentos, certidões e diplomas.

Desse modo, a instituição melhora os serviços acadêmicos, garantindo autenticidade e segurança nas operações efetuadas por meios digitais.

Existem dois modos de aplicar a certificação digital no meio acadêmico:

  • através de um portal de assinaturas, que pode ser personalizado conforme as regras da universidade;
  • integrando a certificação digital em sistemas novos ou já usados pela secretaria (não é preciso, portanto, alterar a infraestrutura de TI).

O certificado digital nas universidades é uma importante ferramenta que permite cumprir as normas que regulamentam o setor de educação. De acordo com os artigos 45 e 46 da Portaria nº 315/2018, instituída pelo Ministério da Educação, as universidades são obrigadas a converter os documentos do acervo para o formato digital.

Para tornar isso uma realidade, a universidade deve utilizar um certificado digital ICP-Brasil. Assim, conteúdos acadêmicos precisam ser digitalizados nos sites das instituições de ensino para serem acessados pelos docentes e discentes com rapidez. A finalização do processo ocorre por certificação digital.

Por conteúdos acadêmicos, estamos falando de Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs), teses de doutorado, dissertações de mestrado e trabalhos finais de pós-graduação e os demais documentos que fazem parte da vida acadêmica.

O certificado digital assegura autenticidade, integridade, confiabilidade, durabilidade e validade jurídica do acervo da academia.

Além disso, a citada Portaria dispõe sobre a necessidade de as universidades constituírem um comitê gestor que se responsabilize pela elaboração, implementação e acompanhamento da política de segurança da informação.

Quais são os benefícios?

Enfim, com o certificado digital e a matrícula online, é possível usufruir de diferentes benefícios. Veja.

  • Acaba com as filas

A formação de filas, não só nas universidades, mas em qualquer instituição de ensino, é inevitável na hora de fazer a matrícula. Além de serem estressantes, as filas entram em conflito com as regras estabelecidas no período de pandemia.

A matrícula online evita esses transtornos e a necessidade de deslocamentos. Há mais organização nas filas, e os funcionários trabalham sem se esgotar com reclamações dos estudantes.

  • Agiliza o trabalho interno

A matrícula a distância também torna o trabalho interno mais rápido, ou seja, a rotina administrativa melhora.

A partir de um sistema bem organizado, os profissionais verificam com agilidade a situação da matrícula de cada estudante, identificam os que têm problemas e contatam a pessoa para finalizar a matrícula sempre que for preciso.

Além disso, é possível configurar as informações financeiras diretamente no sistema que emitirá recibos e os enviará às pessoas interessadas.

  • Simplifica os processos

A simplificação do processo é um dos melhores benefícios da matrícula online. Afinal, fazer muitas cópias, carregando pilhas de documentos, é uma operação burocrática que a universidade pode evitar.

O sistema online ajuda a efetivar a matrícula solicitando apenas informações e documentos mais importantes.

A assinatura pode ser feita digitalmente ou por meio de certificado digital. Não é preciso fazer acordo escrito. Ocorre, assim, a autenticação de documentos online, sem a necessidade de ir ao cartório.

  • Emite as guias de pagamento

O sistema online de matrícula pode ser configurado para gerar a guia de pagamento (seja para entrada, seja para renovação). O estudante pode fazer o pagamento pelo aplicativo de seu próprio banco ou pelo internet banking. Assim, não é preciso encarar outra fila: a da lotérica.

Como o Certificado Digital ajuda na conclusão do curso?

A Portaria nº 330/2018 é outra regulamentação do Ministério da Educação que trata de certificação digital em instituições de ensino. De acordo com ela, é obrigatório emitir diploma e outros documentos acadêmicos digitais em todo território nacional.

A portaria procura inibir a prática de fraudes e tornar mais ágil a emissão da documentação. Ainda que o diploma impresso possa ser emitido pelas universidades, o diploma digital é obrigatório.

Enfim, a matrícula online é uma inovação que ajudou a lidar com a situação gerada pela pandemia, proporcionando mais agilidade, praticidade e segurança. O certificado digital acompanha não somente esse processo, mas desempenha um importante papel em todos os processos de digitalização das instituições de ensino.

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