Em 2010, o Projeto Nota Fiscal Eletrônica instituiu mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes, à sociedade e às administrações tributárias. Você saberia dizer quais são as vantagens da NF-e?
Apesar de fazer parte da rotina das pessoas físicas e jurídicas, nem todas elas têm uma noção geral de como isso funciona. Se esse é o seu caso ou você tem alguma dúvida específica sobre o assunto, aproveite para seguir com a leitura até o final para esclarecer e ainda conferir várias dicas.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
Começando pela informação principal, a Nota Fiscal Eletrônica nada mais é do que um documento eletrônico (ou digital) que registra operações de compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços. Logo, deve haver pelo menos duas partes envolvidas no processo: a que está vendendo algo ou prestando algum serviço, além daquela que está adquirindo.
A NF-e começou a ser adotada desde 2006 pelas Secretarias da Fazenda (SEFAZ) de todos os estados brasileiros e do Distrito Federal, substituindo os antigos talões de notas. Rasuras ou escrita ilegível? Não mais. Inclusive, em alguns casos a nota fiscal física (modelo 1 ou 1-a) já não é mais permitida, reforçando o processo de substituição para a documentação eletrônica.
A diferença básica da NF-e para uma nota fiscal tradicional é o fato de ser gerada, assinada e armazenada digitalmente. Para isso, normalmente o emissor precisa contar com um Certificado Digital. A seguir, você vai entender melhor como isso funciona.
Quem deve emitir?
A emissão do documento é obrigatória em diversas atividades quando há uma operação comercial — de compra/venda de produtos ou serviços que envolvem o pagamento de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). A nota fiscal serve como recibo e também é utilizada para controle financeiro, fiscal e tributário.
Em outras palavras, pessoas físicas e jurídicas devem estar atentas a essa obrigatoriedade para estar em dia com a lei e evitar os riscos de vender sem nota fiscal. Veja quem precisa emitir:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- ME (Microempresa);
- EPP (Empresa de Pequeno Porte);
- empresa do Simples Nacional;
- empresa do Lucro Real e Lucro Presumido;
- pessoa física (em alguns casos).
A não ser que se encaixe em algum caso de isenção, em todas as situações descritas acima é obrigatório emitir nota fiscal. Por exemplo, uma condição bastante conhecida é a dos microempreendedores individuais (MEIs), que precisam somente emitir nota para pessoas jurídicas. Se houver uma prestação de serviço para pessoa física, não há essa necessidade a não ser que a outra parte exija a documentação.
Qual a diferença em relação a outros documentos fiscais eletrônicos?
A nota fiscal é apenas um dos documentos fiscais que uma empresa precisa emitir para comprovar suas operações e se manter em regularidade perante à lei. Eles servem para registrar compras e vendas, movimentações financeiras, impostos pagos etc.
O governo e, mais especificamente, a Receita Federal tem uma série de exigências a respeito disso, sendo fundamental que pessoas físicas e jurídicas se informem sobre suas obrigações com relação ao Fisco. A falta de cuidado com os documentos fiscais é capaz de colocar qualquer negócio ou profissional em situação complicada, dificultando sua relação no mercado e afetando sua credibilidade.
Alguns dos documentos fiscais mais conhecidos são:
- Nota Fiscal Eletrônica;
- Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- Manifesto de Documentação Eletrônica;
- Cupom Fiscal.
Duas confusões comuns quando se fala desse assunto é sobre a diferença entre nota fiscal e recibo, além da dúvida recorrente sobre a NF-e o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) que foram criados na mesma época e muitos acham que são a mesma coisa. O objetivo do DANFE é ajudar na hora de conferir as informações da nota, facilitando a visualização dos dados. Ou seja, ainda que pareçam ser iguais, eles se diferem e são apenas complementares.
A fiscalização do governo considera os dois tipos de documentos, sendo a NF-e em formato XML com validade jurídica e o DANFE como uma representação gráfica simplificada que é obrigatória para acompanhar o transporte de mercadorias em território brasileiro. A confusão se dá por ambos apresentarem dados semelhantes, mas fica aqui esclarecido que cada um tem uma finalidade.
Quais as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
Substituir uma coisa por outra normalmente é um processo que está relacionado com benefícios, que tornam atrativa essa ideia. Com a Nota Fiscal Eletrônica não é diferente e reunimos aqui suas principais vantagens para você conferir.
1. Praticidade
Não dá para negar que processos manuais muitas vezes aumentam a chance de erros e impactam a produtividade, já que é preciso ficar repetindo tarefas e isso interfere nos resultados.
Como vimos, a burocracia de preencher notas fiscais faz parte do dia a dia de muitas pessoas físicas e jurídicas, o que fica muito mais prático quando existe um sistema automatizado. Toda a gestão financeira ganha com tal praticidade, pois no próprio sistema emissor da NF-e tudo fica salvo garantindo maior previsibilidade das movimentações financeiras (receitas, despesas, tributos etc).
2. Redução de custos
O fato de eliminar a necessidade da emissão física, em papel, já reduz custos. Além disso, temos que considerar ainda que existem os gastos relativos à armazenagem de documentos, logística e também da dedicação de pessoas envolvidas com tudo isso.
Em muitas empresas, a emissão de nota fiscal acontece diariamente e em grande volume. Ter que imprimir documentos todos os dias e muitas vezes transportá-los para que as informações sejam compartilhadas são tarefas dispensáveis nesse novo cenário. A NF-e é uma maneira de otimizar tempo e dinheiro, contribuindo com a eficiência financeira e garantindo que esses recursos possam ser alocados para atingir outros objetivos.
3. Confiabilidade
A NF-e é reconhecida pelos órgãos brasileiros como documentação legal, sendo um meio seguro e confiável para documentar operações comerciais. Com o Certificado Digital para NF-e, a troca de dados é criptografada e segura.
Outra facilidade nesse sentido é a emissão por meio de procuração com fé pública, sem a obrigatoriedade do representante legal da empresa na Receita Federal.
4. Maior controle fiscal
A iniciativa de digitalizar documentos fiscais por parte do governo não aconteceu por acaso ou apenas para seguir uma tendência tecnológica. A possibilidade de emissão e armazenamento digital melhora o processo de controle fiscal, facilitando o compartilhamento de informações entre os fiscos.
5. Inteligência de dados
Com as informações contidas no XML ou NF-e, é possível extrair, seletivamente, informações úteis em diversos processos das empresas, agilizando assim o fluxo entre áreas e parceiros. Afinal, esse é um dos maiores benefícios da digitalização de dados e facilita tanto a rotina do negócio quanto a tomada de decisões.
Um dos cuidados com documentos eletrônicos é garantir que o armazenamento seja feito com segurança na nuvem ou em servidores próprios, mas é claro que o acesso a eles fica mais simples do que quando é preciso lidar com uma grande “papelada”.
6. Melhor relacionamento com clientes
Assim como é prático para as empresas poderem armazenar suas notas fiscais no ambiente digital, os clientes também estão interessados nessa comodidade. Consumidores de produtos e serviços de todos os nichos do mercado já receberam suas notas por e-mail ou em qualquer outra plataforma virtual.
Imaginem quantos papéis já não foram perdidos ao longo dos anos? Pior ainda é precisar do documento em um momento crucial e não encontrá-lo, sendo esse mais um benefício do armazenamento eletrônico.
Emitir corretamente a NF-e representa ainda que a empresa está regularizada perante ao fisco, o que é bem visto pelas pessoas e acaba sendo um fator que agrega valor à sua credibilidade.
7. Sustentabilidade
Economizar papel não é interessante somente do ponto de vista financeiro, mas não podemos esquecer do impacto ambiental que isso significa. A sustentabilidade é uma tendência mundial, especialmente por todos os esforços para a preservação da natureza e contra as mudanças climáticas.
Reduzir o número de impressões físicas é economizar papel e poupar árvores. A otimização logística também deve gerar menos emissões de gases poluentes, que estão prejudicando nosso planeta. O impacto da decisão de adotar uma solução como a NF-e no Brasil é gigante, com estimativas que ultrapassam milhões de árvores preservadas desde então.
Por quanto tempo as NF-e precisam ser armazenadas?
A obrigatoriedade de guardar notas fiscais já vem de muito tempo. Por lei, o documento precisa ser armazenado por pelo menos 5 anos, e isso inclui as versões eletrônicas de notas emitidas e recebidas. Se for uma nota fiscal de saída, o prazo mínimo aumenta para 10 anos.
Esse é o período em que o fisco pode solicitar algum processo de conferência da documentação, em casos como cobrança de dívidas ou verificação do pagamento de impostos. Inclusive, não apresentar a documentação quando solicitado é passível do pagamento de multas e outras sanções.
Ao mesmo tempo, a Secretaria da Fazenda não se responsabiliza pelas notas perdidas pelos contribuintes e nem vai ajudar na recuperação dos documentos, sendo de total responsabilidade de quem emite e recebe. Para evitar qualquer tipo de problema, o ideal é cuidar da segurança de armazenamento dos arquivos digitais.
Como usar um Certificado Digital para emitir NF-e?
O Certificado Digital permite que uma NF-e seja emitida com segurança máxima em relação às informações do documento e também no envio para as outras partes envolvidas. O próprio governo tem exigido que vários serviços utilizem esse instrumento para garantir que a confiabilidade seja preservada.
O detalhe mais importante a respeito da emissão de notas com certificado digital é que isso pode ser feito com os modelos A1 ou A3. Caso você não saiba, existem diferentes tipos de certificações que identificam pessoas jurídicas para os órgãos públicos. Para emitir NF-e, o grupo A é o mais utilizado por conferir autenticidade a documentos digitais, identificando os assinantes e atestando cada operação.
Não adianta emitir uma nota sem validade jurídica, considerando que a assinatura digital precisa ser reconhecida para legitimar a documentação. Então, o Certificado Digital assegura a validade das informações pessoais do CPF ou CNPJ do emissor, evitando possíveis fraudes que são mais comuns quando a assinatura não é digitalizada.
Como facilitar o processo de emissão?
O primeiro passo é obter o Certificado Digital para garantir que os seus dados estarão seguros e serão enviados para a Secretaria da Fazenda. Com a Serasa Experian, você tem acesso a esse serviço com a tranquilidade de ser uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
Em geral, a indicação do tipo A1 se dá pelas vantagens que vão além da possibilidade de emitir a NF-e. Por exemplo, a possibilidade de acessar o arquivo digital por vários dispositivos complementa a facilidade do Certificado Digital poder ser compartilhado entre pessoas de confiança que serão responsáveis pela emissão do documento.
Então, basta acessar o seu sistema de emissão e preencher as informações necessárias, desde que você já tenha um cadastro fiscal junto ao Governo. Os sistemas gratuitos podem ser utilizados sem maiores problemas, mas vale dizer que ter um software que faz a integração com toda a gestão da empresa ajuda bastante a ganhar eficiência nas atividades e decisões.
Verifique se os seus dados estão corretos e aproveite a praticidade do preenchimento automático para deixar a rotina ainda mais ágil. Não falamos que a tecnologia simplifica tarefas e poupa tempo? Com todas essas facilidades, emitir notas fiscais e cuidar da gestão do seu negócio nunca foi tão fácil!
Enfim, sabemos que é muito importante se preocupar com eficiência operacional e cumprir a legislação. A emissão digital de notas fiscais facilita a rotina e oferece todos os benefícios que já citamos aqui.
Diante de todas as vantagens da NF-e que você já conhece a partir de agora, não pense duas vezes e garanta logo o seu Certificado NF-e. Com esse recurso, você terá acesso a diversas funcionalidades com toda segurança para realizar suas operações com autenticidade no mercado!
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