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Como funciona a declaração de empresa inativa? Entenda!

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Escrito por Certificado Digital
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Por causa de problemas financeiros ou muitas burocracias, alguns empreendedores permitem que a sua empresa paralise as atividades. Eles também podem deixar o negócio de lado por outros motivos, como o surgimento de novos interesses.

Mas se o registro não passar pelo processo de extinção junto aos órgãos responsáveis, a empresa ficará inativa. É um procedimento legal, mas somente uma opção temporária.

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) é uma das obrigações de uma empresa inativa. Para ficar sempre dentro da lei, leia o nosso artigo e confira como fazer a declaração de empresa inativa.

O que é empresa inativa?

A empresa é considerada inativa a partir do mês em que deixa de fazer qualquer atividade, seja operacional, patrimonial ou financeira — inclusive aplicações no mercado de capitais ou financeiro.

De acordo com a consultora de Direito do Trabalho Pollyana Tibúrcio, para definir a inatividade de uma empresa é preciso considerar a matriz e as filiais, se existirem.

Assim, se tanto a matriz quanto as filiais estiverem sem movimento, isso configura uma empresa inativa. Além disso, essa empresa não deve ter nenhuma informação para ser registrada no eSocial, como:

  • remuneração do trabalhador (S-1200);
  • pagamentos de rendimentos do trabalho (S-1210);
  • comercialização da produção rural Pessoa Física (S-1260);
  • contratação de trabalhadores avulsos não portuários (S-1270);
  • informações complementares aos eventos periódicos (S-1280).

Da mesma forma, a empresa inativa não tem informações para declarar na EFD-Reinf, como:

  • retenções da contribuição previdenciária dos serviços tomados (R-2010);
  • retenções da contribuição previdenciária dos serviços prestados (R-2020);
  • comercialização do produtor rural PJ/ agroindústria (R-2050);
  • aquisição de produção rural (R-2055).

Qual é a diferença entre empresa inativa e empresa sem movimento?

Embora, em questão de significado, empresa inativa e empresa sem movimento sejam equivalentes, juridicamente os conceitos são diferentes.

A empresa inativa não realiza, durante o ano-calendário, nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira. Esse conceito está registrado na Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil nº 1.605/2015, no artigo 2º.

De acordo com este artigo, a efetivação de pagamento de tributos referentes a anos-calendário anteriores e de multa por não cumprir a obrigação acessória não faz com que a empresa deixe de ser inativa no ano-calendário em questão, aquele em que a empresa enviou a declaração de empresa inativa.

A empresa sem movimento é aquela que não efetua, no ano-calendário, alguma movimentação operacional geradora de receita relacionada diretamente com a sua atividade-fim. Entre essas atividades operacionais, podemos citar a venda de produtos, a prestação de serviços ou outras atividades referentes ao objeto social.

Diferente da empresa inativa, a empresa sem movimento pode fazer atividades não operacionais, ou seja, atividades não relacionadas ao objetivo principal ou acessório do negócio. São atividades que não constituem objeto da empresa.

Geralmente, as receitas e as despesas de uma empresa sem movimento decorrem da venda de bens de ativos não-circulantes (imobilizados, investimentos e intangíveis) e rentabilidade advinda de aplicações financeiras.

Como exemplos de receitas, podemos citar a venda de um imóvel, o recebimento de bonificação e o rendimento de algum investimento da Bolsa de Valores. Como despesas, podemos citar as contas de água, luz, internet, telefone e serviços de contabilidade.

Como funciona a declaração de empresa inativa?

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) é uma obrigação mensal, em que são apurados os impostos e as contribuições federais, bem como os resultados referentes às compensações de crédito. Os tributos que devem ser declarados envolvem:

  • Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
  • Imposto sobre Operações Financeiras (IOF);
  • Imposto sobre Propriedade Territorial Urbano (IPTU);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/Pasep);
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Contribuição Provisória sobre Movimentação ou Transmissão de Valores e de Créditos e Direitos de Natureza Financeira (CPMF);
  • Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
  • Cide-Remessas: Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico destinada ao financiamento do Programa de Estímulo à Interação Universidade-Empresa para o Apoio à Inovação;
  • Cide-Combustíveis: Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico incidente sobre a importação e a comercialização de petróleo e seus derivados, gás natural e álcool etílico combustível.

De acordo com a Instrução Normativa da RFB nº 2005/2021, para as empresas inativas, o envio da DCTF à Receita Federal deve ser realizado todos os anos.

A empresa fica dispensada dessa obrigação a partir do segundo mês em que ela permanece nessa situação. Para você entender melhor, veja um exemplo: a empresa A, que está inativa, enviou a DCTF referente ao mês de janeiro de 2020 e, durante o resto do ano, continuou inativa. Dessa forma, ela precisou fazer a declaração de novo somente em janeiro de 2021.

Vamos considerar outros exemplos: a empresa B enviou uma declaração para confirmar a sua inatividade em janeiro. Ela permaneceu sem movimento em fevereiro, março e abril. Dessa forma, não precisa enviar declarações relativas a esses meses. Se, em maio, ocorreu alguma operação na empresa, é necessário preencher a DCTF desse mês e enviar dentro do prazo.

A empresa C, de direito privado, declarou-se inativa em janeiro de 2021, mas, em março, ela efetuou atividades operacionais. Por isso, ela precisou enviar a DCTF de novo em março de 2021, já que retomou as suas atividades. Caso tivesse permanecido inativa, a DCTF não seria necessária.

Quem deve fazer a declaração de empresa inativa?

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais deve ser feita, obrigatoriamente, pelas empresas que optam pelos regimes de tributação Lucro Real e Lucro Presumido. Também estão obrigadas as unidades gestoras de orçamento e os consórcios, bem como as microempresas e as empresas de pequeno porte que se encontram inativas.

Essa é uma obrigação devida também pelas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que seguem o regime tributário Simples Nacional e são obrigadas a pagar a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Ainda devem fazer essa declaração:

  • entidades que fiscalizam o exercício profissional;
  • fundos especiais associados à União, Estados, Distrito Federal, municípios, Ministérios Públicos e Tribunal de Contas.

Além da DCTF, a empresa inativa tem outras obrigações, como o Registro Anual de Informações e Salários (RAIS) negativo e a DCTFWeb, sobre a qual falaremos mais abaixo.

Por outro lado, a empresa está dispensada de entregar a Escrituração Fiscal Contábil (EFC), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Fiscal Digital (EFD), caso permaneça inativa durante o ano-calendário.

Como fazer a declaração de empresa inativa?

O preenchimento da declaração de empresa inativa é feito por meio do Programa Gerador da Declaração (PGD). O download do software pode ser realizado no site da Receita Federal.

É necessário reunir todas as informações importantes para preencher a declaração. O arquivo gerado deve ser enviado à RFB por meio da Receitanet, um serviço que dá validade à declaração, direcionando-a para a Receita.

Como a empresa se encontra inativa, não é exigida a assinatura digital, que é um requisito no envio da declaração para as outras empresas.

A empresa inativa deve cumprir suas obrigações até que a empresa seja encerrada de maneira formal diante dos órgãos responsáveis ou até que volte à ativa.

Para dar baixa na empresa que está inativa, é necessário verificar se existem pendências financeiras e burocráticas em aberto.

No caso de reativação, caso o CNPJ se encontre ativo, sem pendências, não é necessário fazer regularização de nada. Mas se o CNPJ não estiver apto porque as obrigações não foram entregues, é necessário regularizar o quanto antes.

Contar com a ajuda de profissionais qualificados, como contadores, é fundamental para que os processos sejam realizados corretamente, sem problemas.

Qual é a diferença entre DCTF e DCTFWeb?

Apesar dos nomes semelhantes, DCTF e DCTFWeb são diferentes. A DCTF, como vimos, gera informações sobre IRPJ, IRRF, IPI, IOF, CSLL, PIS/Cofins, CPRB, CIDE, entre outros.

A DCTFWeb substitui a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP). Essa declaração tem a finalidade de apresentar à Receita Federal as contribuições previdenciárias da empresa. A DCTFWeb também integra as informações oferecidas pelo eSocial e pela EFD-Reinf.

Substituição da DCTF pela DCTFWeb (2024)

Já está prevista a substituição da DCTF pela DCTFWeb, mas, por enquanto, elas existem simultaneamente. A Instrução Normativa RFB nº 2.137/2023 altera a Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021, modificando o artigo 19-A e adiando para janeiro de 2024 a substituição da DCTF pela DCTFWeb.

A partir dessa data, a DCTFWeb será instrumento de dívida e de constituição de créditos tributários referentes ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e aos valores referentes a IRPJ, CSLL, PIS/Pasep e Cofins.

Substituição da DCTF pela DCTFWeb (maio de 2023)

Além disso, o artigo 19-B foi adicionado à Instrução Normativa nº 2.005/2021. São dois parágrafos que definem que, em relação ao IRRF resultante das relações de trabalho, com apuração feita pelo eSocial, a DCTF será substituída pela DCTFWeb a partir de maio de 2023.

IRRF resultante da rentabilidade de trabalho

A instrução determina que, começando pelo período de apuração (PA) de maio de 2023, que será o mês de ocorrência dos fatos geradores do tributo, o IRRF resultante da rentabilidade do trabalho informado no eSocial vai ser declarado na DCTFWeb. Isso é aplicável aos códigos de receitas 0561, 0588, 1889, 3533, 3562, 0610, 0473.

Quando forem informados na DCTFWeb, os códigos de receita não devem mais ser colocados no Programa Gerador da Declaração DCTF. Eles passarão também a ser pagos por DARF numerado, cuja emissão é feita pela DCTFWeb ou, de forma excepcional, pelo sistema Sicalcweb. Tudo vai ter início a partir do período de apuração de maio de 2023 (PA 05/2023).

IRRF não resultante da rentabilidade de trabalho

As outras retenções do Imposto de Renda Retido na Fonte, ou seja, os rendimentos que não resultam do trabalho, continuam sendo registradas pelo Programa Gerador da Declaração DCTF até dezembro de 2023, e o recolhimento ocorrerá do mesmo modo que é feito hoje, isto é, em Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) comum.

No período que decorrerá entre maio de 2023 e dezembro de 2023, caso existam valores pagos semelhantes a um rendimento resultante de trabalho, mas que não sejam passíveis de informações no eSocial, a retenção de IRRF será declarada no Programa Gerador da Declaração DCTF, sendo recolhida por meio de DARF comum.

Um exemplo desse tipo de rendimento é a pensão vitalícia paga a uma pessoa dependente de ex-funcionário.

Quais são as penalidades para quem não faz a declaração?

Há um prazo para enviar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais. A empresa que não respeita esse período se sujeita a pagar multas.

Além disso, a empresa que não enviar a sua DCTF, esteja ela ativa ou inativa, receberá uma intimação para mostrar a declaração e dar esclarecimentos sobre a sua omissão. As multas incidem da seguinte forma:

  • multa de 2% ao mês-calendário ou fração: vai incidir em cima do total de tributos (impostos e taxas) registrados na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, mesmo que integralmente pagos, se a declaração não for entregue ou a entrega ocorrer depois do prazo (nesses casos, a multa é limitada a 20%);
  • multa para omissão de informações: haverá multa também para as empresas que omitirem ou passarem informações incorretas, mesmo na declaração de empresa inativa (nessa situação, a penalidade é de R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações omitidas ou erradas).

Ou seja, não fazer o envio da declaração de empresa inativa vai sair mais pesado para a organização, que terá que pagar multa por essa irregularidade.

Existe também a DCTF retificadora, que é uma declaração corrigida. A sua finalidade é informar novas dívidas, aumentar ou reduzir os valores declarados ou fazer alguma mudança nos créditos vinculados.

Ficou claro como fazer a sua declaração de empresa inativa por meio da DCTF, evitando penalidades? A declaração é anual, obrigatória e pode ser feita pelo Programa Gerador de Declaração, disponibilizado pela Receita Federal.

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