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Nota fria: o que é, como identificar e como se proteger

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Escrito por Certificado Digital
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mpreender tem riscos. Quando pensamos sobre isso, normalmente vem à mente o de quebrar ou de sofrer com uma má saúde financeira. Só que também existem os riscos tributários ou jurídicos. É o caso da nota fria, um crime recorrente.

A nota fiscal fria passa despercebida facilmente. Acontece com as NFs, documentos que estão na rotina das empresas. Elas comprovam transações e servem para que você possa reivindicar o pagamento correto de algum imposto, uma devolução ou qualquer outra situação em que precise de provas.

“Nota fria” é um termo que você talvez já tenha visto em noticiários, uma vez que elas são um tipo de nota fiscal falsa recorrentemente usadas por fraudadores. Caso descubra uma, é possível contorná-la com um documento chamado “manifesto das notas fiscais”. Continue sua leitura para entender mais sobre como isso funciona!

O que é a nota fria?

Notas frias são notas fiscais falsas criminosas que visam lavar dinheiro ou sonegar. Se uma empresa fantasma emitir uma NFe contra seu CNPJ, você se tornará uma vítima. De modo geral, elas burlam a Receita para driblar os impostos. Esse tipo de documento pode:

  • Envolver uma venda ou prestação de serviço entre duas empresas que nunca aconteceu;
  • Simular relações comerciais entre marcas que nunca negociaram juntas;
  • Incluir uma nota para um serviço que de fato aconteceu, mas com valores incorretos;
  • Emitir uma nota sem homologação.

Proteger o CNPJ da empresa importa e essas notas dão problemas na fiscalização. Por isso, verifique as notas no site da Sefaz de cada estado. Para garantir, também confira o CNPJ das empresas parceiras.

Por que devo me preocupar com uma nota fria se não sou fraudador?

Quem empreende não controla as notas frias. Pessoas mal intencionadas podem usá-las sem que saibamos, afinal, o CNPJ e a inscrição estadual são dados fáceis de serem achados, o que faz com que qualquer empresa possa ser vítima.

Emitir notas frias é uma ação que se enquadra em vários crimes. No geral, leva a uma pena de 2 a 4 anos de prisão, porém, ela pode se agravar, dependendo do propósito de sua emissão.

A nota pode funcionar como:

  • Meio de sonegação;
  • Repasse de propina.
  • Falsidade ideológica;
  • Transferência de créditos ilegais de ICMS;
  • Sonegação de tributos.

Por outro lado, as consequências podem envolver prisão, multas sobre o valor do imposto, perda de credibilidade, investigações, perda de benefícios fiscais, ações legais, baixa do CNPJ, cancelamento da inscrição estadual e exclusão em licitações.

Como identificar uma nota fiscal fria e o que fazer caso a identifique?

Ao receber uma nota, veja se os dados batem. Confira as informações do CNPJ, a descrição, os valores e a quantidade. Lembre-se de checar a chave de acesso que fica no canto superior do Danfe. Vale ressaltar que essa verificação se faz no site da Sefaz do seu município.

Se a nota corresponder, seu status será “autorizada”. Caso se depare com uma nota fria emitida contra seu CNPJ, relate à Receita. É possível fazer isso no próprio Portal da Nota Fiscal Eletrônica, por meio do recurso de manifestação do destinatário.

Nele, você mostra que não reconhece o documento. Assim, a Receita pode cancelá-lo e sua empresa não lidará com sanções. Caso desconfie de alguma empresa, pode buscar pelo seu CNPJ na internet. Você descobrirá se ele está ativo ou não.

Como proteger meu negócio de fraudes com nota fiscal?

Crie uma rotina de verificações para que a marca barre as fraudes. No site da Sefaz do seu estado, veja a opção de consulta das notas fiscais — ela costuma ficar em um menu específico para consultas contábeis. Assim, é só informar os dados do CNPJ.

Organize também sua gestão contábil, afinal, uma administração cuidadosa diminui as chances de fraude. Afinal, as movimentações são vistas de perto e você pode acompanhá-las em tempo real. Assim, percebe rapidamente as irregularidades.

Guarde as notas no lugar certo e cheque-as periodicamente. Conforme comentado anteriormente, as ações de prevenção importam, já que as fraudes levam a penalidades. Considere também outros cuidados de segurança digital para que a marca melhore a proteção dos dados.

Quais são os tipos de autenticação para garantir a autenticidade de um documento?

Uma das principais formas de autenticação é a assinatura digital. Ela serve para que você comprove sua identidade no meio digital. Além disso, com ela, você pode emitir documentos jurídicos com validade jurídica, como no caso de contratos.

Assim, existem três tipos de assinatura digital: simples, avançada e qualificada. A diferença entre elas é o número de camadas de segurança. O mais robusto é o último tipo, só que ele depende de um certificado digital emitido por uma autoridade credenciada.

Ao transferir bens imóveis ou assinar documentos de saúde, por exemplo, a assinatura eletrônica qualificada é obrigatória. Isso porque ela traz o nível mais alto de segurança. Ela é feita para que não se altere o documento depois da assinatura.

Como manter a segurança nas transações eletrônicas?

As transações eletrônicas estão na rotina das pessoas, uma vez que surgiram para que os pagamentos ficassem rápidos e práticos, além de diminuírem a quantidade de papel. Apesar disso, elas também criaram um desafio de segurança. A LGPD, por exemplo, simboliza isso.

Manter a segurança em alta nas transações eletrônicas é um desafio. Só que é possível contorná-lo com a presença do Certificado Digital, uma ferramenta fundamental para garantir a validade das assinaturas digitais no ambiente virtual.

Por exemplo, a NF-e da Serasa Experian é uma solução de certificado digital que reconhece a empresa perante a órgãos oficiais do governo, como o próprio site da Secretaria da Fazendo.

Com essa solução, é possível facilitar e automatizar as rotinas contábeis das organizações. Legal, não é? Acesse o site e conheça mais sobre essa ferramenta que pode garantir ainda mais segurança para as suas transações eletrônicas.

A nota fria é uma forma popular de fraude fiscal. É um meio para lavagem de dinheiro e sonegação que pode passar despercebida facilmente, já que a maior parte das empresas tem dados públicos. É um crime e leva a penalidades para quem emite.

Quem a identifica precisa relatar a receita, atividade que acontece com a manifestação do destinatário no portal da NFe. Para evitá-la, confira o CNPJ, tenha uma rotina contábil organizada e se atente a sua segurança digital.

Esperamos que você tenha gostado desse assunto! A Serasa Experian se preocupa com o bem-estar da sua empresa, por isso, continue nos acompanhando para não perder nenhum material como esse. Até a próxima!

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