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CNPJ inapto: descubra suas causas e saiba como resolver!

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Escrito por Certificado Digital
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Ter um CNPJ inapto é uma situação mais comum do que você imagina. Mas apesar de ser comum, isso não significa que seja vantajoso para as empresas, tampouco legalmente aceito.

Estar inadimplente com a Receita Federal, ter pendências de quitação ou omitir declarações fiscais são atitudes que podem tirar sua credibilidade no mercado, enfraquecer seu potencial de fidelizar clientes e até incorrer em pagamentos de multas e penalidades significativas.

Por isso, saber o que causa a inaptidão desse cadastro, além de estar ciente das suas consequências e aprender a verificar e a regularizar essa situação é essencial para garantir a segurança da organização, não correr riscos de ter o CNPJ cancelado e não perder clientes.

Pensando nisso, fizemos um conteúdo que vai falar especificamente sobre cada ponto elencado, explicando com precisão cada informação necessária para voltar a estar em dia com as obrigações do fisco e mostrando como as ferramentas tecnológicas podem ajudar no processo. Continue a leitura!

O que significa um CNPJ inapto?

O status de CNPJ inapto surge quando alguma empresa adquire irregularidades, pendências ou omissão de declarações fiscais para a Receita Federal por, pelo menos, dois anos consecutivos. Isso pode soar agressivo em um primeiro momento, mas em um mercado econômico cada vez mais instável como o que estamos, essa situação pode acontecer facilmente.

Com observações feitas pelo Boletim Econômico de novembro 2023 da Serasa Experian, percebemos que a inadimplência de consumidores bateu seu recorde, com cerca de 72 milhões de pessoas devedoras.

Além disso, o dólar, a inflação e a taxa de juros em alta colaboraram para que grandes empresas inadimplentes continuassem no patamar de 6,6 milhões e para que as de micro e pequeno porte aumentassem 3,8% em comparação ao ano anterior (5,821 milhões).

Se você tem um empreendimento que se encontra assim, saiba que existem soluções acessíveis e descomplicadas para regularizar a situação do CNPJ, garantindo o funcionamento adequado do empreendimento e abrindo as portas para voltar a fazer negócios, recuperar a credibilidade e até aumentar sua carteira de clientes.

O primeiro passo é distinguir um CNPJ inapto de um CNPJ inativo e, depois, saber o que exatamente pode causar a inaptidão desse cadastro. Vamos lá?

CNPJ inapto x CNPJ inativo, qual a diferença?

O CNPJ inapto, alvo do nosso conteúdo, significa estar há 2 anos consecutivos sem entregar suas obrigações à Receita Federal e omitir a falta de pagamentos fiscais, por exemplo, além de outras pendências.

Já um CNPJ considerado inativo pelo fisco quer dizer que, dentro de 30 dias, a organização deixou de movimentar seu capital e estabelecimento, seja com solicitações de crédito, operações de compra e venda, emissão de notas fiscais e outras atividades financeiras e operacionais que caracterizam a atividade econômica.

As consequências de a Receita Federal declarar a inatividade de um CNPJ abrangem o impedimento de participar de licitações, obter financiamentos e emitir notas fiscais, além de a empresa ser penalizada com multas de 2% ao mês sobre o total dos impostos e contribuições informados na DCTF (Declaração de Créditos e Débitos de Tributos Federais).

O que pode causar um CNPJ inapto?

Como mencionamos anteriormente, um CNPJ inapto pode ser adquirido sempre que a empresa deixar de entregar as obrigações acessórias por dois anos seguidos. Na lista abaixo, trouxemos a maioria dos documentos e das declarações mensais e anuais que contribuem para obter um cadastro inapto se não forem entregues ao fisco. Veja:

  • Dasn-Simei — Declaração Anual Simplificada do MEI (Microempreendedor Individual);
  • DEFIS — Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais para optantes pelo Simples Nacional;
  • DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • RAIS — Relação Anual de Informações e Salários;
  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
  • ECF — Escrituração Contábil e Fiscal;
  • DSPJ — Declaração Simplificada de Pessoa Jurídica;
  • PGDAS-D — Programa Gerador de Documento de Arrecadação do Simples — Declaratório;
  • Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Além desses documentos, motivos como estar suspenso por no mínimo 1 ano, ter irregularidades em operações de comércio exterior ou não estar localizado no endereço constado no CNPJ também podem levar à inaptidão. Você pode conferir a lista completa no Artigo 38 da Instrução Normativa RFB n.º 2119 de 2022.

Para que essas inadimplências não aconteçam, conte com soluções de controle e de monitoramento as quais te ajudarão a cumprir datas de entrega trabalhistas e fiscais de órgãos como o INSS e a Justiça Federal, Estadual ou Municipal.

Quais as consequências do CNPJ inapto?

As principais consequências e restrições que uma empresa terá com um CNPJ inapto estão elencadas no Artigo 49 da Instrução Normativa RFB n.º 2119. Elas incluem a impossibilidade de emitir notas fiscais e proíbem os sócios de fazer novas inscrições e qualquer tipo de operação comercial, incluindo até mesmo as vendas. Para ficar mais fácil de visualizar, trouxemos o artigo mencionado a seguir:

Art. 49. Sem prejuízo das sanções previstas na legislação, a entidade cuja inscrição no CNPJ tenha sido declarada inapta:

II – fica impedida de:

a) participar de concorrência pública;

b) celebrar convênios, acordos, ajustes ou contratos que envolvam desembolso, a qualquer título, de recursos públicos, e respectivos aditamentos;

c) obter incentivos fiscais e financeiros;

d) realizar operações de crédito que envolvam a utilização de recursos públicos;

e) transacionar com estabelecimentos bancários, inclusive quanto à movimentação de contas correntes, à realização de aplicações financeiras e à obtenção de empréstimos; e

f) emitir documento fiscal eletrônico.

Além disso, o CNPJ poderá ser incluído no CADIN (Cadastro de Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais), cadastro no qual as empresas que acumulam dívidas com o governo ficam registradas para análise.

É importante mencionar também que todas as atividades ficam paralisadas até que a regularização seja finalizada. Se nada for regulado em até 5 exercícios, o cadastro será cancelado e considerado extinto.

Como verificar se um CNPJ está inapto?

O primeiro passo para verificar se seu CNPJ está inapto é verificar a situação cadastral do empreendimento, conferindo o campo “motivo da situação cadastral” em comprovantes de CNPJ emitidos pelo site da Receita Federal.

Você também pode ir em algum posto físico ou acessar o site do e-CAC, inserindo os dados do CNPJ. Em seguida, vá até a opção “alterar perfil de acesso”, clique em “Certidões e Situação Fiscal — Consulta Pendências — Situação Fiscal” e gere o relatório que indicará as pendências com uma lista que consta as declarações em atraso.

Como regularizar um CNPJ inapto?

Agora que você já entendeu como verificar a situação cadastral do seu CNPJ do site do e-CAC, deve aprender o que fazer para regularizar a situação de inaptidão do cadastro corretamente em dois passos: separar as documentações e fazer o pagamento ao fisco.

Quando finalizar as duas etapas, seu cadastro nacional de pessoa jurídica vai estar habilitado para voltar às atividades de forma segura e regular. Vamos entender melhor cada passo?

1. Providencie e separe a documentação necessária

Uma vez que as pendências foram apontadas, é necessário solucionar os problemas com rapidez, reunindo todas as declarações e os comprovantes necessários para enviar à Receita Federal.

Se possível, é interessante contar com a assistência de contadores especializados nesse tipo de demanda ou com softwares que as automatizam, fazem análises de dados selecionados e tornam o processo muito mais eficiente.

2. Faça o pagamento dos débitos junto à Receita Federal

Depois que todas as guias foram juntadas, é importante analisar as pendências que constam no sistema da Receita e realizar o pagamento de todos os débitos e multas que deixam sua empresa envolvida no cenário da irregularidade e inadimplência com o governo.

Lembramos aqui que o valor das dívidas é calculado incluindo as multas por atraso e variam conforme o modelo e o porte da organização, além de demonstrativos ou declarações que estavam pendentes.

É importante mencionar também que, apesar de empresas com o CNPJ inapto ou suspensos poderem ter suas situações normalizadas, as que possuem status de baixa ou nulidade no cadastro não têm a possibilidade de ser regularizadas.

Dicas para evitar um CNPJ inapto

Para finalizar, não podíamos deixar de trazer algumas dicas úteis para evitar que seu CNPJ fique inapto. Confira agora o que achamos importante fazer para garantir que esse tipo de negativação não ocorra:

  • Realize um planejamento fiscal e tributário para a empresa;
  • Contrate um bom contador;
  • Siga orientações contábeis;
  • Faça regularmente o balanço patrimonial da empresa;
  • Conte com certificados digitais para minimizar os riscos tributários;
  • Desenvolva uma boa gestão de carteira de clientes, fornecedores e devedores.

Outra opção que pode garantir mais agilidade no processo de regularização de um cadastro inapto ou assegurar que as obrigações fiscais estão em dia é contar com a ajuda de certificados digitais, como a nota fiscal eletrônica, o e-CNPJ e as assinaturas digitais. Eles agem de maneira automatizada, simplificada, segura e rápida.

Os certificados digitais da Serasa Experian, por exemplo, facilitam extremamente o acesso aos órgãos públicos — como site da Receita Federal, o eSocial e a Conectividade Social da Caixa Econômica — para verificar a situação cadastral da empresa frequentemente e fazer o passo a passo que ensinamos.

Além disso, essa garantia de total acesso faz com que sejam bem mais simplificadas as burocracias para identificar as pendências legais e fiscais da empresa junto ao Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) e enviar as declarações para análise da sessão de consulta de pendências.

Outras utilidades vantajosas também são obtidas, como outorga de procurações para o seu contador ou advogado, assinatura digital de contratos a distância com validade jurídica, diminuição de riscos de fraude em documentos e redução de custos em inúmeras atividades que demandariam o pagamento de taxas.

Chegamos ao final deste conteúdo e esperamos que ele tenha servido para entender alguns conceitos que abrangem a regularidade das empresas com a Receita Federal, como a diferença entre inaptidão e inatividade.

Não se esqueça das dicas que trouxemos, como fazer balanços patrimoniais, contar com a colaboração de contadores especializados e utilizar ferramentas tecnológicas que otimizam a verificação da situação cadastral do seu empreendimento.

Agora, que tal descobrir o que são as datatechs e como elas podem auxiliar no entendimento dos riscos que rondam seu empreendimento para, então, visualizar oportunidades de melhores decisões? Não perca tempo, acesse o conteúdo e se destaque no mercado com mais conhecimento!

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