Quem trabalha com contabilidade sabe que é necessário manter a busca pela inovação para garantir o diferencial competitivo. Realizar um balanço patrimonial, por exemplo, é um procedimento que pode ser agilizado com as ferramentas corretas.
Além de reduzirem as chances de erro, tornam ainda o processo mais rápido, o que permite a você conseguir atender a mais clientes em menos tempo. Para que possa entender um pouco mais sobre a automatização dos processos, criamos este conteúdo cheio de dicas importantes. Acompanhe!
Afinal, o que é automação de processos?
Em linhas gerais, a automação de processos significa tornar uma operação que era executada manualmente mais eficiente, por meio do uso de ferramentas tecnológicas. Para facilitar o entendimento, é só pensar no uso da tecnologia para simplificar a nossa vida.
Com o apoio de softwares, sistemas e de outros mecanismos, você consegue realizar atividades que antes tomavam bastante tempo, com muito mais praticidade. Existe uma diferença entre automação e automatização.
No primeiro caso, o mecanismo realiza operações com o mínimo de interferência humana. Já no segundo caso, é necessária a ação humana para definir parâmetros.
No que se refere ao balanço patrimonial, o contador consegue fazer o tratamento de documentos, realizar envios, baixar arquivos e realizar cálculos de forma mais rápida e segura, entre outros.
Quais são seus diferenciais para o contador?
É sabido que as empresas estão passando por um processo de transformação digital. Assim, automatizar processos é apenas uma consequência natural, capaz de gerar inúmeros benefícios. Confira alguns deles!
Redução de custos operacionais
Reduzir custos sem comprometer os resultados é um dos maiores objetivos de qualquer gestor inteligente. Afinal, fazer mais com menos recursos garante que os lucros aumentem de forma exponencial.
Dessa forma, mais que diminuir o tempo de execução de determinada tarefa, o processo de automação também reduz a quantidade de pessoas necessárias para desempenhar a mesma função.
Assim, um único colaborador se torna capaz de realizar uma grande quantidade de balanços patrimoniais. Isso permite que você possa atender a mais clientes, direcionar essa força de trabalho para outras tarefas ou, até mesmo, reduzir sua folha de pagamentos.
Mais qualidade e produtividade
Ao investir em ferramentas tecnológicas, você também aumenta a produtividade da sua empresa. Afinal, as tarefas serão realizadas em menos tempo, o que vai permitir que seus colaboradores rendam mais e obtenham melhores resultados.
Sem contar que processos manuais estão sujeitos a erros, especialmente, no universo da contabilidade, que é cheio de detalhes extremamente relevantes. Ao investir em automação, é possível reduzir significativamente essas falhas, melhorando a qualidade do seu trabalho.
Possibilidade de padronizar seus processos
Outra vantagem muito interessante para a realização do balanço patrimonial é a possibilidade de padronizar os processos. Fazer isso permite que toda a equipe realize o trabalho da mesma maneira.
Isso diminui ruídos na comunicação e falhas, bem como permite que o processo seja ensinado de forma mais fácil e rápida. Ou seja, você conquista um padrão de qualidade e garante a eficiência a longo prazo.
Desburocratização das atividades
O uso de ferramentas tecnológicas, como um certificado digital, permite que as atividades sejam realizadas de forma menos burocrática. Ele é um documento eletrônico que guarda as informações de uma pessoa ou empresa.
Além disso, usa esses dados como uma identidade virtual, oferecendo validade jurídica para as transações digitais, sem a necessidade de levar e buscar documentos para assinatura e reconhecimento de firma.
Por que automatizar o balanço patrimonial?
O balanço patrimonial é um documento contábil com objetivo de discriminar a situação patrimonial de uma empresa, como bens, obrigações, investimentos e outras fontes de renda, dentro de determinado período. Para isso, as informações devem ser sempre atualizadas de forma segura e fiel à realidade para evitar multas e outras penalidades.
Nesse sentido, a automação permite que as informações da empresa sejam carregadas em um banco de dados alimentado constantemente. Assim, na hora de fazer o balanço, basta acessar esse banco, emitir o relatório e assinar com o certificado. É muito mais fácil e eficiente do que reunir e conferir manualmente todos os documentos e elaborar o balanço.
Nesse cenário, a automatização permite que todo o procedimento seja realizado em pouco tempo e com mais segurança. Garante a satisfação do cliente e traz maior credibilidade para seu negócio, o que vai melhorar seu posicionamento no mercado.
Como automatizar o balanço patrimonial?
Para otimizar seu balanço patrimonial, além de contar com a ajuda de um bom software contábil, também é adequado garantir um certificado digital. Veja, a seguir, como fazer isso!
Faça um diagnóstico
O primeiro passo para automatizar seu balanço é entender a necessidade da empresa e como essa automatização vai ser benéfica. Então, faça um mapeamento do processo e todas as suas etapas.
Por fim, pontue em que situações é preciso ser mais célere. Assim, vai ser mais fácil entender qual seu perfil e qual ferramenta será a mais indicada para seu caso.
Conte com um bom fornecedor de IA
Depois de fazer o diagnóstico da empresa e identificar suas necessidades, está na hora de encontrar as soluções. Para isso, conte com a ajuda de um bom fornecedor de inteligência artificial.
A maioria deles oferece soluções personalizadas e adaptadas à sua realidade. Não deixe de conferir a credibilidade da empresa e buscar pelas melhores referências.
Tenha a assinatura digital e-contador
O certificado digital e-Contador permite que você consiga enviar informações sobre pessoas jurídicas e físicas para os mais diversos órgãos e entidades da administração pública federal, municipal e estadual, a fim de cumprir as obrigações contábeis, trabalhistas e fiscais, além de assinar documentos de forma digital.
Sua função é garantir a veracidade das informações e a identidade de quem está enviando. Com isso, você consegue acessar sistemas em sítios eletrônicos. Não se esqueça de que para adquirir uma assinatura e-Contador, é necessário estar com o registro ativo no CRC — Conselho Regional de Contabilidade.
Em um mundo cada vez mais impactado pela internet, é impossível ficar alheio a essas mudanças. Investir na automatização dos seus processos garante um diferencial competitivo no mercado e aumenta sua credibilidade na atividade contábil por meio da internet.
Com o balanço patrimonial, não seria diferente. Portanto, comece investindo em uma assinatura digital e dê o primeiro passo para automatizar seu negócio e ingressar na contabilidade digital.
Está esperando o que para garantir logo o seu certificado? Aproveite para adquirir seu e-Contador, agora mesmo!
