Quando se trata de modernização empresarial, o RPA representa uma evolução significativa. Isso é fácil de compreender, pois um dos passos mais importantes para implementar a transformação digital é investir na automação de processos.
Além do já conhecido sistema de gestão (ERP), recomenda-se investir no Robotic Process Automation. Para mais detalhes sobre essa inovação necessária, leia nosso artigo. Saiba o que é RPA, como funciona, benefícios e exemplos!
O que é RPA?
RPA é a sigla para Robotic Process Automation (Automação de Processos Robóticos). É um conceito relativamente novo e que se refere à aplicação tecnológica cujo objetivo é automatizar alguns processos da empresa, parcial ou completamente.
O RPA é um mecanismo muito funcional no contexto corporativo atual e futuro. É uma resposta tecnológica às demandas corporativas por rapidez e eficiência operacional. O objetivo do RPA é acelerar e automatizar atividades repetitivas e em massa que sejam, principalmente, operacionais.
Podemos dizer que é uma tecnologia que imita os seres humanos, realizando atividades por meio de um software configurado ou por meio de outra ferramenta tecnológica, como os bots.
Os profissionais conseguem, dessa forma, mais autonomia para focar em assuntos efetivamente estratégicos, que contribuam para que a empresa alcance seus objetivos.
A Gartner, empresa de consultoria especializada em tecnologia, assim define o Robotic Process Automation (RPA): “as ferramentas de RPA executam instruções em dados estruturados, normalmente usando uma combinação de interações de interface do usuário ou conectando-se a APIs para conduzir servidores clientes, mainframes ou código HTML”.
Como o Robotic Process Automation funciona?
O Robotic Process Automation funciona com softwares ou bots (robôs) comandados por algoritmos e códigos que efetuam tarefas predefinidas. É uma ação geralmente desenvolvida no front-end dos códigos, já que não há mudança em sua essência, ou seja, no back-end.
O RPA efetua os comandos na superfície mais perto do usuário, que é a interface, com muita precisão, 100% automatizado e sem índice de erros. Geralmente, não é necessário que as pessoas interfiram. O próprio robô efetua a entrada dos dados para a efetivação das atividades, sendo a implementação imediata.
A execução se torna, assim, mais autônoma e melhorada, o que garante que o RPA não se apresente como uma aplicação intrusiva. É uma solução que se ajusta bem aos sistemas que já existem, favorecendo a escalabilidade.
Quais são os benefícios do RPA?
Ciente acerca do que é RPA, é interessante agora identificar as vantagens que essa tecnologia inovadora proporciona ao dia a dia de qualquer negócio. Confira as mais destacadas na sequência!
Otimização da produtividade
O aumento da produtividade é um dos principais benefícios do RPA. Tarefas que antes consumiam horas dos profissionais são realizadas com agilidade, sem a necessidade de interferência manual em nenhuma etapa, já que o robô se responsabiliza por todo o processo.
Isso é aplicável a diferentes atividades, como preenchimento de planilhas e atendimento direto aos clientes (uma tarefa que pode ser realizada por um chatbot).
Com o Robotic Process Automation, além de otimizar as questões operacionais, é possível aliviar o trabalho dos colaboradores, reduzindo a sobrecarga que pesa sobre seus ombros. Consegue-se, dessa forma, uma rotina mais produtiva, com profissionais bem direcionados e processos bem elaborados.
Precisão
A precisão otimiza a qualidade das entregas, em qualquer nível. Esse benefício se reflete na produtividade, aumentando a satisfação dos clientes, já que otimiza sua experiência de compra.
Redução de custos
Uma vantagem objetiva do RPA é que, de forma automática, ele dispensa a necessidade de aumentar o time de profissionais, seja por contratação, seja por terceirização. Enfim, é possível enxugar a equipe de funcionários.
O RPA é uma reação tecnológica às necessidades empresariais por custos operacionais mais baixos. Essa dinâmica impacta diretamente na receita corporativa.
Algumas empresas de elevada performance que usam a tecnologia RPA conseguiram ganhos até 4 vezes maiores que seus investimentos; outras chegaram a ganhar o dobro, de acordo com o Everest Group.
Redução de erros
Os erros humanos reduzem bastante quando a empresa adota o RPA. A taxa de falhas é zero, pois a execução é predefinida baseada em dados de fontes confiáveis.
Integração com outros sistemas
Com o Robotic Process Automation não é preciso se preocupar com a integração de sistemas diferentes. Como é uma solução front-end, não prejudica, nem exige integração com o código das plataformas. O RPA permite aplicações de forma geral, já que opera automatizando as execuções “por fora” de apps e sistemas.
Quais são os setores que podem aderir ao RPA?
O Robotic Process Automation é muito usado em CRMs, que são os sistemas de gestão de relacionamento com os clientes.
A razão é simples: o processo de integração e comunicação do CRM é cheio de atividades repetitivas e em massa. Além dessa aplicação, o RPA pode ser enquadrado em diferentes necessidades empresariais, principalmente as administrativas.
Veja algumas das principais aplicações que o mercado já associa com a utilização de uma solução de Robotic Process Automation:
- envio de notificações;
- cobrança de clientes;
- processamento de pedidos;
- geração de relatórios;
- monitoramento de tarefas;
- cálculos financeiros complexos;
- gestão do banco de currículos;
- atualização de perfis de clientes e funcionários;
- registro, modificação, validação e análise de informações;
- exclusão de contas fraudulentas de plataformas e sistemas.
Quais são os principais exemplos de RPA?
Existem muitos exemplos de RPA que podem ser observados. Vamos elencar 10 deles para que você tenha uma ideia mais detalhada sobre como a Automação de Processos Robóticos pode ser uma grande aliada para seu negócio, principalmente em conjunto com a Inteligência Artificial. Confira!
Entrada de notas fiscais de produtos / serviços / CT-e
O processo de entrada de nota fiscal é um bom exemplo de automação no mundo empresarial, principalmente quando falamos de notas fiscais de serviços, pois cada prefeitura tem seu próprio layout.
O processo de entrada pode ser feito de maneiras diferentes, com o robô integrado à Secretaria da Fazenda/Prefeitura, fazendo o download do arquivo HTML, extraindo os dados e fazendo o lançamento no ERP.
Assim, o robô pode receber as notas via e-mail, realizar o download dos anexos, coletar os dados e jogar no sistema de gestão empresarial.
Conciliação bancária
A depender do volume financeiro, as conciliações bancárias ocorrem, muitas vezes, diariamente. O processo é feito a partir do download do extrato do banco e do cruzamento com as movimentações feitas no módulo financeiro do sistema de gestão empresarial.
A partir do sistema de RPA, um robô pode acessar as contas bancárias, extrair os dados e cruzar com todas as movimentações do ERP. Assim, ele identifica todas as discrepâncias e orienta para o seu recurso da tesouraria somente onde a movimentação não foi identificada, de forma a agir diretamente no erro.
Atualmente, é possível ir além: quando o robô entende que se tratam de taxas, ele mesmo se responsabiliza pela movimentação no sistema.
Cadastro de clientes e fornecedores
Apesar de o cadastro de clientes e fornecedores ser um processo simples, ele tende a envolver diferentes áreas, consumindo muito tempo dos profissionais.
Compras e vendas, geralmente, precisam desse cadastro, que normalmente passa pelo setor fiscal, pelo setor financeiro e pelo setor contábil. Somente assim o cadastro é concluído e fica disponível no sistema de gestão empresarial.
Com um sistema de RPA é possível validar o endereço e a situação do CPF/CNPJ na Receita Federal, Sintegra, verificar se é Simples Nacional, consultar a Serasa e definir o limite de crédito considerando outras validações e interações. Esse fluxo on boarding conta com robotização end-to-end.
Processo de chargeback
O Robotic Process Automation e a Inteligência Artificial oferecem a arquitetura ideal que assegura que todos os pedidos de estorno realizados diretamente nas adquirentes criem as devidas evidências para saber se o pedido de estorno é válido.
O RPA usa os dados das adquirentes, por meio de Inteligência Artificial, para localizar registros no Data Lake, criar documentos com as evidências e enviar para a equipe competente dar a aprovação do processo.
Atualização cambial diária
Quando as transações envolvem outras moedas e precisam de fechamento cambial atualizado, o RPA verifica, todos os dias, a disponibilidade do câmbio no site do Banco Central do Brasil (ou em outra referência), consegue os valores e faz o lançamento no ERP da empresa.
On Boarding e Off Boarding de colaboradores
É um processo bastante burocrático e, geralmente, muito demorado, pois envolve muitos contratos, documentos, equipamentos, vantagens, exames, perfil de acesso nos sistemas, criação de e-mails e outras condições a fim de que, no dia de começo do funcionário, o ambiente de trabalho esteja totalmente estruturado.
A jornada inicial deve ser estimulante, organizada e refletir efetivamente uma cultura digital. O RPA e a IA realizam o fluxo inteiro de on boarding, sem integração direta com o departamento de Recursos Humanos. Por meio de um chatbot no WhatsApp, é possível realizar todas as etapas requeridas:
- pedir a documentação;
- captar os dados;
- colocar na folha de pagamento;
- solicitar os equipamentos necessários;
- administrar o status de disponibilidade;
- integrar com os sistemas internos para geração dos usuários conforme o perfil de acesso;
- conectar com alguma empresa de assinatura digital.
Depois de modelada a jornada, muitas tecnologias podem ajudar para que o fluxo seja digitalizado end-to-end.
Contas de concessionária e telefonia
O RPA faz a gestão de todas as contas das concessionárias a partir da integração com as concessionárias e/ou as operadoras de telefonia até a coleta dos dados, o lançamento no sistema e o envio/retorno de CNAB, do qual falaremos a seguir, no próximo tópico.
Além de coletar os dados, o robô valida baseando-se no histórico, identificando se existe alguma irregularidade que seja relevante para que a área de negócio analise.
Os painéis (dashboards) são importantes para que o setor de negócio visualize com objetividade todo o processo e a situação de cada conta.
Envio e retorno de CNAB
O setor financeiro trabalha, diariamente, com uma atividade repetitiva: o envio e retorno do CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária).
Nesse processo, é preciso organizar os títulos que serão remetidos ao banco, gerar o arquivo de CNAB, acessar o banco e transmitir o arquivo para o agendamento dos pagamentos e recebimentos.
A geração do arquivo de envio e o retorno do CNAB podem ser automatizados na íntegra. O RPA compartilha com o setor financeiro o histórico de tudo o que foi processado e analisa se o processo foi realizado com sucesso.
Emissão de certidões
Os robôs podem gerenciar certidões federais, jurídicas e municipais. Depois que for estabelecido de quanto em quanto tempo a análise será feita, o RPA consegue a certidão na entidade competente, analisa se ela está em ordem (positiva) e, caso exista algum débito (certidão negativa), ele envia para a área de negócio considerar e definir quais providências deverão ser tomadas.
Obrigações fiscais/contábeis
O RPA pode ajudar também a coletar as informações contábeis e fiscais que serão enviadas para os órgãos competentes. O sistema de Robotic Process Automation valida os arquivos nos validadores e avalia se há irregularidades.
Dessa maneira, é possível otimizar o tempo dedicado à preparação dos arquivos e à sua validação. O setor contábil e fiscal trabalha apenas se existirem irregularidades.
Como implementar o RPA na empresa?
Por ser uma tecnologia versátil, pode ser encaixada em diferentes setores e processos, não importa o tamanho da empresa, nem o segmento em que ela atua. Alguns passos fundamentais são os seguintes.
Mapeamento das necessidades
É preciso identificar quais são os processos internos que necessitam ser automatizados. Considere as atividades feitas por pessoas, que implicam baixo valor agregado e representam um alto percentual das tarefas desenvolvidas na empresa. Elas tendem a deixar os processos ineficientes. Dessa forma, são ótimas opções para automação pelo RPA.
Avaliação de fornecedores de softwares
É necessário definir critérios mínimos para selecionar o melhor fornecedor de softwares e robôs RPA. Uma sugestão é pedir demonstrações do produto para compreender como ele se enquadra no dia a dia do negócio com praticidade e eficiência.
Implementação do piloto
Implementar vai além de, simplesmente, adotar a solução: deve-se integrar a solução aos sistemas legados e, ainda, efetuar treinamentos para os colaboradores. Isso é necessário porque as funções dos funcionários passarão por algumas mudanças.
A equipe de Tecnologia da Informação (TI) precisa atentar para o piloto da operação, registrando em documento as tarefas de aplicação. Desse modo, é possível identificar incompatibilidades e transtornos antecipadamente, o que permite mapear as transformações mais urgentes para que a tecnologia seja melhor aplicada.
Gestão do ciclo de vida
Outra etapa relevante é que, ao fazer a implementação, seja realizada a gestão de ciclo de vida do produto de RPA. Isso significa fazer o mapeamento dos sucessos e das oportunidades de melhoria. A manutenção do controle ajudará a lidar melhor com as transformações que afetam, de forma positiva, as automações.
Neste guia, procuramos explorar os principais aspectos do Robotic Process Automation. Mostramos o que é RPA e destacamos suas principais vantagens. A empresa moderna não pode desconsiderar a relevância da Automação de Processos Robóticos para deixar o negócio mais competitivo.
A transformação digital vem mudando a forma como as empresas se relacionam com seu público, com o consumidor, com seus funcionários, com seus fornecedores e com a sociedade em geral.
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