A transformação digital mudou a rotina de muitas empresas e seus processos de trabalho, o que resultou em facilidades que promovem vantagens competitivas. Uma dessas transformações é o certificado digital para sociedade de advogados, que veio para modernizar o dia a dia dos escritórios de advocacia.
Agora, toda aquela papelada volumosa, complicada para armazenar e que gera custos altos para os escritórios vem sendo substituída por arquivos virtuais, autenticados por meio de um certificado digital. Quer saber mais? Fique com a gente e saiba mais detalhes sobre o conceito, conheça seus benefícios e como fazer para ter uma certificação digital!
O que é um certificado digital?
Para conceituar corretamente o termo, vale informar que o certificado digital é uma espécie de identidade eletrônica de pessoas ou empresas. Ele serve como uma identificação virtual que permite a validação de contratos e outras tratativas por meio de uma assinatura, feita à distância, com valor jurídico idêntico ao de uma assinatura presencial, de próprio punho. Além disso, não há necessidade de reconhecimento de firma em cartório.
O que é um e-Jurídico?
O e-jurídico representa a identidade virtual dos advogados inscritos na OAB. Com ele, é possível realizar inúmeras transações eletrônicas, como assinar documentos de qualquer lugar, acessar processos remotamente, eliminando deslocamentos físicos e o uso de papel, com toda agilidade e segurança.
Isso significa a possibilidade de assinar pareceres, petições, contratos, procurações e identificar pessoas em sites que mantêm acesso restrito, com alto nível de confiabilidade e segurança, se comparado com a assinatura manual e presencial, graças aos dados criptografados. Ainda, acessar processos de forma remota, manter contato com a Receita Federal, enviando e acompanhando a declaração do Imposto de Renda.
Os certificados digitais normalmente têm um prazo de validade de até três anos, dependendo do tipo. Portanto, é sempre bom atentar para isso e procurar fazer a renovação quando o período estiver prestes a terminar para evitar transtornos, já que sua funcionalidade cessa automaticamente assim que ele expira.
Como usar um e-Jurídico?
Existem dois tipos de tipos de certificados emitidos pelo serviço de certificação e-jurídico: o A1, que pode ser obtido via videoconferência e presencialmente, o que fica a critério do interessado.
O outro é o tipo A3, obtido apenas presencialmente, portanto, o primeiro é mais vantajoso, já que evita deslocamentos, oferecendo todas as vantagens que as práticas eletrônicas proporcionam.
Suas formas de utilização são bastante amplas e contemplam desde as mais simples, como o envio de um documento por e-mail, até soluções de acessos mais complexos e burocráticos — essas se referem às transações feitas pela internet que requerem identificação com validade jurídica.
Também é possível ter acesso a serviços públicos por intermédio de portais, incluindo o da Receita Federal ou o do INSS. A seguir, confira as funcionalidades do certificado digital.
- Manter relacionamento com a Receita Federal;
- assinar digitalmente documentos com validade jurídica;
- realizar compromissos fiscais com o Governo, como SPED, SISCOMEX, e-CAC e outros;
- cadastrar PIS de funcionários;
- acessar o e-social.
As funcionalidades e a facilidade de acesso a diversos sistemas, especialmente relativos ao Governo, contribuem bastante para a rotina. Por exemplo: o acesso ao e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) permite a realização de várias operações, como conferência de notificações de declarações ou verificação da sua situação fiscal.
Se você tem um escritório, o ideal é obter um e-CNPJ, uma vez que esse tipo de certificado auxilia na redução da burocracia, dos custos, aumenta a segurança jurídica, proporciona mais agilidade na prestação de serviços e na mobilidade. Além disso, melhora o dinamismo na gestão de documentos e na prospecção de negócios. Tudo isso em virtude de seu caráter tecnológico.
A seguir, destacamos mais detalhadamente os diversos benefícios que um e-jurídico pode proporcionar para advogados e escritórios de advocacia.
Quais são os benefícios do certificado digital para advogados?
Hoje em dia, crescem cada vez mais as práticas processuais que demandam o uso de Certificado Digital nos órgãos do Poder Judiciário, principalmente porque promovem mais facilidades durante a execução dos procedimentos.
Por isso, seu auxílio tornou-se um dos principais parceiros quando o assunto é produtividade, otimizando processos e reduzindo a burocracia. Vejamos alguns dos principais benefícios dessa ferramenta para os advogados nos tópicos abaixo.
- Validade jurídica
Esse é, sem dúvida, um dos mais importantes benefícios proporcionados pela certificação digital. É a certeza de que qualquer operação executada pela ferramenta manterá as garantias necessárias para a preservação dos negócios. Isso sem falar na confiabilidade resultante dos algoritmos criptográficos. Sendo assim, na hipótese de qualquer tipo de falha, o equipamento mostrará as informações que foram alteradas, invalidando o documento.
- Economia financeira e de outros recursos
A redução de custos também é um dos benefícios mais evidentes e, por isso, um grande aliado das organizações. Ao aderir à certificação digital, você diminui significativamente as despesas com compra de papel, tinta, manutenção de impressoras, deslocamento e tudo o que faz parte desse processo todo.
Com a redução dos processos burocráticos, elimina-se, também, a necessidade de mais espaço físico para arquivar documentos de papel. Portanto, a economia de dinheiro e de recursos é impactante para qualquer empresa, ainda mais em escritórios de advocacia.
- Redução de riscos jurídicos
Com a certificação digital e suas prerrogativas de segurança uma das grandes vantagens é a possibilidade de evitar fraudes, furtos, alterações, desvios e outras ações que tornam as informações jurídicas muito vulneráveis. Ao adotar essa ferramenta, a sua preocupação com situações complicadas como essas diminui muito, além de reduzir a o risco de um processo ser extraviado, por exemplo.
Dessa forma, os advogados passam a ter uma solução a mais em termos de segurança, com a devida autenticação das partes no processo.
- Otimização dos processos burocráticos
As empresas estão sempre procurando a melhor forma de melhorar sua produtividade e uma das maneiras é otimizar a burocracia dos processos. Isso interfere diretamente no rendimento e garante resultados mais satisfatórios, principalmente no segmento jurídico, em que as queixas sobre o excesso de burocracia nas negociações e no andamento dos processos são muito comuns.
Entretanto, o certificado digital simplifica todas as tramitações, transferindo tudo para o ambiente online. Dessa forma, rapidamente os escritórios já notam como é mais rápido e eficaz gerenciar arquivos no formato eletrônico, digitalizando todos os documentos produzidos. Mas, além disso, esse material virtual pode ser criptografado, impedindo o acesso por pessoas que não são autorizadas.
Para tanto, o mercado dispõe de softwares especializados capazes de controlar todo o fluxo dos documentos, autorizando a consulta de forma fácil, além de disponibilizarem um histórico de assinaturas e alterações. Trata-se, portanto, de uma revolução no cotidiano de um escritório.
- Melhor aproveitamento do tempo
Todos os benefícios descritos acima já fornecem em si a percepção do quanto todas essas mudanças afetam o aproveitamento do tempo. No entanto, vale a pena dar destaque apenas para isso. Imagine quantas atividades podem ser realizadas de forma ágil, sem deslocamentos físicos, desgastes, trânsito e seus desdobramentos.
Assim, com a digitalização dos processos de trabalho, você aproveita muito mais o tempo para investir em atividades que realmente fazem a diferença. Tudo isso proporciona rapidez, dinamismo e uma mobilidade nunca experimentada antes.
- Mobilidade
Quanto a esse benefício, ele é especialmente vantajoso na hora de consultar um arquivo, seja no escritório ou em outro lugar qualquer. Como todo o trabalho é feito e armazenado de forma digital, não há nada que um computador não possa dar o devido acesso. É muito mais cômodo, prático, seguro, moderno e confiável.
- Prospecção de clientes
Com escritórios funcionando de forma ágil e moderna, o advogado dispõe de muito mais tempo e tranquilidade para prospectar clientes. Além disso, os novos prospects percebem essa preocupação do escritório em apostar em tecnologia, eficiência e segurança. Assim, as chances de contratação aumentam significativamente.
Como conseguir um certificado digital?
Em primeiro lugar, é importante informar que os certificados digitais são emitidos por uma Autoridade Certificadora da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil. São entidades que respondem pela associação de pessoas jurídicas ou físicas a um conjunto de chaves criptográficas de identificação no ambiente virtual.
Para pessoas jurídicas, como sociedade de advogados, a aquisição do certificado digital do tipo e-CNPJ deve ser feita pelo representante legal da sociedade. Esse tipo funciona como uma espécie de versão eletrônica do CNPJ.
Em função dos tipos distintos de armazenamento, há uma classificação para análise no momento da compra de um certificado digital: A1 e A3. Veja abaixo.
- Certificado digital tipo A1
Essa certificação é emitida e armazenada diretamente em um dispositivo eletrônico, como o computador. Por isso, dispensa mídias, como smart cards ou token para uso e transporte. Sua principal vantagem é a possibilidade de ser instalada em vários computadores ao mesmo tempo, além de outros dispositivos similares. Mas, sua validade é de apenas 1 ano.
Contudo, esse certificado tem baixo custo e segurança composta pela interação entre as chaves privada e pública criptografadas, que inibe ações fraudulentas. É o tipo de certificado mais indicado para sociedade de advogados que optam por otimização do tempo e mais facilidades no dia a dia.
- Certificado digital tipo A3
Quanto a esse tipo de certificado, seu custo é maior e a validade é de 1 a 3 anos, conforme a opção do usuário. Ele pode ser emitido em forma de token criptografado ou smart card. Este é semelhante a uma carteira da OAB com chip acoplado. Já o token é similar a um pendrive.
Sua desvantagem é a limitação de uso, ou seja, apenas em um programa ou equipamento por vez. Como alternativa de segurança, exige a digitação de uma senha sempre que for usado. Dessa forma, ao digitar a senha três vezes incorretamente, a mídia é bloqueada, impedindo o acesso ao certificado. Com isso, é preciso providenciar um novo, caso o usuário não disponha da senha de recuperação. Além do mais, é impossível copiar o certificado A3 em nenhum dos formatos, sob pena de bloquear a mídia.
Como providenciar o certificado digital?
Depois de comprar o certificado, é necessário fazer a validação presencial, um processo que requer a apresentação da carteira da OAB, o reconhecimento da face, bem como a assinatura de alguns documentos. Essa validação presencial pode ser feita em pontos de atendimento já estabelecidos ou agendamento de local com atendimento VIP.
Procure o melhor atendimento
Toda vez que adquirimos um produto ou um serviço, esperamos o melhor resultado, por isso, é fundamental pesquisar sobre a qualidade de quem você contrata, ainda mais quando o assunto é certificação digital, o que envolve dados e documentos sigilosos.
Portanto, a segurança é um elemento de vital relevância em uma tratativa como essa. Procure, então, avaliações, opiniões e autoridades no assunto para obter o máximo de garantia de confiabilidade na empresa escolhida para realizar o seu certificado digital.
Finalmente, fique de olho no suporte de ajuda ao consumidor disponibilizado pelas empresas pesquisadas. Lembre-se de que a partir do momento em que você incluir uma nova ferramenta à sua rotina de trabalho, haverá um período de adaptação e alguns contratempos podem surgir. Por isso, é essencial poder confiar em uma empresa disponível para solucionar qualquer dúvida sobre o produto fornecido e tudo que o envolva.
Diante de todas as informações expostas, podemos concluir que o certificado digital para sociedade de advogados é um grande diferencial e já está plenamente integrado ao dia a dia dos escritórios. Além disso, é mais que um simples acesso aos serviços online oferecido por entidades públicas. É um passaporte para a era digital e para o aperfeiçoamento e a simplificação de todos os serviços prestados pelos escritórios de advocacia. Garanta o seu diferencial competitivo e providencie o seu também.
Aproveite essa oportunidade para conhecer o projeto e-jurídico e entrar definitivamente na era digital!
