Os documentos são componentes essenciais de qualquer empresa, mas ninguém gosta de lidar com papelada. A solução para esse desafio está em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que levará sua empresa alguns passos mais perto do escritório sem papel com que você sempre sonhou.
Um conjunto de documentos bem organizado permite não apenas tomar decisões mais rápidas, mas melhorar drasticamente os processos como um todo, tornando as operações mais eficazes do que nunca. Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é projetado para fazer exatamente isso.
Continue a leitura para entender como funciona o GED e quais as melhores práticas para gerenciar os documentos da sua empresa com esse sistema!
O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um software usado para gestão interna de documentos. O objetivo é concentrar em um único sistema todos os registros de uma empresa, tornando o acesso a esses dados mais fácil e seguro. As funcionalidades oferecidas em um sistema GED são estas:
- criação, digitalização e armazenamento de documentos;
- organização de arquivos com sistemas de marcação, busca de metadados e pastas;
- processos de backup e arquivamento automáticos e/ou manuais;
- sistemas de controle de documentos;
- controles de permissões de acesso;
- ferramentas colaborativas para fácil compartilhamento de documentos;
- protocolos de segurança avançados;
- recursos para gerenciar ciclos de vida de documentos e registros;
- pesquisas em vários recursos e plataformas;
- ferramentas para rastrear o histórico do documento e atividades do sistema.
Pense no Gerenciamento Eletrônico de Documentos como uma versão eletrônica avançada de um arquivo. Ao utilizar um sistema GED, milhares de documentos podem ser facilmente gerenciados e armazenados, permitindo que os usuários encontrem dados importantes de forma rápida sempre que necessário.
Como funciona?
O conjunto de funcionalidades pode mudar conforme a marca do sistema GED disponível no mercado. Contudo, além das particularidades de cada uma, existem etapas básicas que são inerentes a qualquer sistema GED. Confira quais são a seguir!
Captação
Os documentos podem ser capturados de qualquer fonte e armazenados em um único sistema. Na maioria das vezes, os documentos em papel podem passar pela digitalização por meio de um scanner de alta precisão. Eles também podem ser obtidos de pastas, e-mails e outro banco de dados digital.
São adicionados “metadados” a esses documentos capturados a fim de melhor indexá-los em um sistema GED. Isso pode incluir datas, tópicos, palavras-chave ou qualquer outra classificação que seja útil para organizar os documentos.
Vale ressaltar que esse processo também pode demandar a autenticação e a validação jurídica de alguns documentos com a assinatura digital.
Armazenamento
Após digitalizar e indexar os documentos, é hora de armazená-los eletronicamente. Um GED pode ser configurado para acesso local ou por meio de armazenamento de documentos baseado em nuvem a fim de que sejam acessados de qualquer lugar.
Em geral, é importante que esses registros eletrônicos possam ser acessados por muitos funcionários para permitir o compartilhamento de arquivos e a colaboração em tempo real.
Recuperação/distribuição
Outra etapa fundamental do GED é a recuperação e a distribuição de documentos. Acontece quando os metadados categorizados permitem que os usuários usem a função de pesquisa para recuperar e abrir os documentos o mais rápido possível.
O sistema GED também facilita a distribuição por meio do upload e do compartilhamento de arquivos via e-mail e outros meios.
Quais são as principais vantagens do GED?
A implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos oferece uma série de benefícios, como veremos com mais detalhes a seguir.
Acessibilidade
Uma das principais funções básicas do GED é fornecer acesso remoto aos documentos para os funcionários. Como a maior parte da informação é armazenada na nuvem, ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo, inclusive do conforto de casa.
Na rotina de trabalho, um sistema GED visa garantir que os membros de sua equipe possam localizar facilmente o que precisam com poucos cliques. O sistema vem com um mecanismo de pesquisa que ajuda o usuário a encontrar documentos simplesmente digitando certas palavras-chave ou frases vinculadas aos documentos.
Produtividade
Imagine quanto tempo sua equipe poderia economizar e usá-lo em outro lugar de forma produtiva se os documentos fossem localizados rapidamente?
Em vez de perder tempo vasculhando arquivos, seus funcionários podem encontrar exatamente o que precisam no sistema GED sempre que precisam em vários repositórios, dispositivos e formatos de documento.
Armazenamento
Ao utilizar uma versão eletrônica do arquivo, sua empresa não precisa mais se preocupar com o limite de documentos que as instalações físicas podem comportar. Os sistemas GED geralmente utilizam bancos de dados na nuvem que oferecem armazenamento praticamente ilimitado de dados.
Mobilidade corporativa
A mobilidade corporativa é uma tendência que visa flexibilizar o ambiente de trabalho, permitindo que os funcionários realizem as tarefas de maneira remota por meio de seus dispositivos dentro ou fora do escritório tradicional.
A utilização do sistema GED apoia empresas que estão transformando o ambiente de trabalho com a mobilidade corporativa à medida que os documentos passam a ser rastreáveis em bancos digitais armazenados na nuvem via desktop ou aparelhos móveis.
Segurança de dados
Um sistema GED permite o controle sobre documentos confidenciais e o acesso pode ser controlado no nível da pasta para diferentes grupos ou indivíduos. Além disso, o sistema deixa uma trilha de auditoria de quem visualizou um documento, quando foi acessado e como pode ter sido modificado.
Como pôr o GED em prática com foco em alta performance?
A transição do gerenciamento de documentos em papel para o GED não é apenas uma simples adesão à tendência da moda de digitalização, mas uma mudança estrutural para aumentar a eficiência da sua empresa. Descubra como colocar em prática o gerenciamento com foco em alta performance!
Realize uma auditoria dos documentos
Ao realizar uma verificação completa dos dados que já estão presentes na empresa, incluindo fontes, governança e local de armazenamento, a equipe pode obter uma visão abrangente da situação atual, estar ciente das áreas de melhoria e implementá-las conforme necessário.
Identifique líderes para o gerenciamento de dados
Serão necessárias as contribuições dos líderes de todas as unidades da empresa para garantir o sucesso do gerenciamento eletrônico dos dados corporativos. Os líderes com experiência em TI, inteligência de negócios e análise de dados podem ajudar na criação e na implementação de um sistema GED robusto e eficaz.
Implemente processos rígidos de governança de dados
A governança de dados ajuda sua equipe a realizar operações de gerenciamento consistentes. É importante começar tirando quaisquer dúvidas sobre fontes de dados conflitantes e implementando padrões rígidos a fim de obter integridade de dados robusta.
Por fim, vale a pena criar uma cultura de responsabilidade com os dados na empresa e atribuir responsabilidades para a segurança e o uso preciso dos dados.
Ofereça treinamento para os funcionários
A mais forte iniciativa de gerenciamento eletrônico não terá sucesso se a maioria dos funcionários não estiver a seu favor. Então, certifique-se de oferecer treinamento a todos os funcionários a fim de que eles estejam cientes das melhores práticas com o sistema GED.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução comprovada para transformar as operações internas da empresa a longo prazo, mas é fundamental manter o apoio dos funcionários a essa iniciativa, principalmente durante os desafios iniciais.
Neste artigo, você compreendeu que a utilização de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos traz benefícios excepcionais. Agora, é a hora de implementar as melhores práticas que apoiarão o crescimento de sua empresa.
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