As empresas que querem manter a sua organização e produtividade precisam entender o funcionamento do Contract Lifecycle Management (CLM), pois ele garante que o gerenciamento dos contratos ocorra de forma otimizada e evita a ocorrência de maiores riscos.
Afinal, a gestão dos contratos de um negócio envolve importantes etapas, e o CLM permite um acompanhamento minucioso desde a sua elaboração até a renovação. Se ele for realizado com o auxílio de um software, o processo se torna ainda mais ágil.
Continue a leitura e saiba mais informações!
O que é CLM contratos?
É um processo de gerenciamento e rastreamento de todas as características de um contrato para que a empresa tenha sucesso em cada etapa do ciclo de vida do documento.
Diversas instituições adotam o Contract Lifecycle Management Software com o objetivo de simplificar o trabalho, e existem diversas soluções no mercado. Por isso, vale a pena analisar cada uma para optar por aquela que consiga ajudar no desenvolvimento do seu negócio. Para tanto, você precisa conhecer as suas necessidades de perto.
Para que serve o CLM?
Um contrato é um importante documento, que estabelece as cláusulas de um acordo realizado entre as partes. Para que ele tenha valor legal, é necessário que seja elaborado conforme as regras predeterminadas.
Dessa forma, o CLM se torna imprescindível, já que, com ele, fica mais fácil avaliar e acompanhar todas as cláusulas abordadas no documento, bem como saber quando o contrato precisa ser renovado ou passar por alterações, afinal, as etapas passam a ser automatizadas e mais precisas.
O CLM também ajuda a deixar os processos mais padronizados e em conformidade com as regras, garantindo que a sua empresa tenha inteligência comercial e consiga realizar negócios de forma mais rápida.
Quais são os benefícios do CLM?
Os benefícios proporcionados pelo Contract Lifecycle Management são inúmeros, como:
- permite a padronização e o controle do ciclo de vida dos contratos feitos;
- faz com que o empreendimento cumpra com as demandas dos clientes, colaboradores e fornecedores;
- reduz diversos riscos;
- aumenta a produtividade da equipe;
- economiza tempo e recursos financeiros;
- melhora a conformidade;
- garante negociações mais rápidas;
- deixa as informações centralizadas.
Quais são as etapas da gestão do ciclo de vida dos contratos?
Com o CLM é possível encerrar os problemas e as dificuldades durante a criação, a aprovação e a renovação dos contratos. Para garantir um bom resultado, a ferramenta busca garantir que todas as etapas aconteçam de forma otimizada. Confira, a seguir, quais são elas!
Pré-contratação
A pré-contração é a primeira etapa do CLM e estabelece os objetivos do documento. Assim, fica claro o que empreendimento deseja contratar, o orçamento disponível, o processo de entrega, os documentos necessários etc. Vale lembrar que é importante analisar as necessidades da sua empresa para criar o esboço inicial.
Contratação
Na etapa de contratação é realizado o processo de negociação e de fechamento. Assim, cada cláusula é avaliada. Ao mesmo tempo, os documentos são verificados, para que todos os dados sejam confirmados.
Pré-execução
Na pré-execução são realizadas as fases administrativas e técnicas e o contrato começa a valer. Caso seja necessário, é nessa fase que os ajustes são executados. Durante a pré-execução é inserida a assinatura, feito o pagamento e determinado o prazo para a realização do trabalho.
Execução
Durante a execução o trabalho é colocado em prática, ou seja, esse é o momento em que o serviço oferecido começa a ser executado — e ele precisa ser feito conforme as regras presentes no contrato. Para não haver problemas, é indicado ficar de olho nas informações inseridas no documento.
Encerramento
Essa é a finalização de todas as etapas presentes no contrato. Durante essa fase, é preciso verificar se o prazo foi cumprido corretamente, se os serviços ou produtos foram entregues como solicitado e se o pagamento foi feito sem erros.
Renovação
Em alguns casos, é necessário realizar o processo de renovação de um contato, pois o documento apresenta um prazo de validade e, após o tempo estipulado, a sua renovação deve ser feita. Durante essa etapa, é estabelecida uma nova data e podem ser realizados alguns ajustes de conformidade.
Como usar o CLM na sua empresa?
O CLM pode ser usado nas empresas sem maiores contratempos, já que o seu objetivo é garantir que as etapas mencionadas anteriormente aconteçam de forma simples.
A solução conta com templates que podem ser utilizados durante a elaboração dos contratos, mas se você quiser um documento em branco, também há essa opção.
Vale lembrar que o CLM pode ser aplicado apenas no processo de revisão e aprovação dos contratos empresariais, além de permitir o encaminhamento do documento para todas as partes envolvidas no processo.
O CLM também pode ser aplicado na gestão dos contratos, já que os dados podem ser gerenciados com eficiência. Assim, os gestores têm acesso às informações rapidamente e conseguem resolver os problemas de uma forma prática.
Quais são as 3 dicas para escolher o melhor CLM?
Para conseguir usufruir dos benefícios proporcionados por um CLM, é fundamental saber escolher a solução adequada para as necessidades da sua empresa. Veja algumas dicas!
1. Suporte oferecido
É preciso levar em consideração o suporte oferecido, afinal, não é interessante precisar de ajuda e não ter ninguém para auxiliar durante um momento de dificuldade, principalmente na fase inicial.
2. Assinatura de contrato
É recomendado optar por uma ferramenta que permite a integração com um software de assinatura eletrônica. Assim, é possível que o documento tenha validade jurídica e possa ser analisado de qualquer lugar.
3. Armazenamento
O CLM deve armazenar cada contrato elaborado na empresa, além de permitir a busca otimizada, o controle, a visualização e o gerenciamento dos documentos.
Como o certificado digital facilita a gestão de contratos?
O certificado digital é utilizado por pessoas físicas e jurídicas na autenticação de documentos no ambiente digital. Ele pode ser utilizado durante a gestão de contrato, pois é possível resolver diversas questões burocráticas na própria empresa, ou seja, sem a necessidade de ir até um cartório. Com isso, o processo de negociação acontece de forma rápida e sem maiores problemas.
A elaboração de um contrato é essencial para que o negócio seja fechado. Caso a sua empresa demore, o cliente pode ficar insatisfeito e, consequentemente, cancelar o processo. Para que isso não ocorra, um certificado digital é de grande valia.
Portanto, para se destacar da concorrência e garantir uma boa experiência ao seu cliente, é necessário contar com o auxílio de uma ferramenta CLM, que vai deixar os seus processos mais otimizados e facilitar a sua rotina empresarial.
Gostou do conteúdo? Então, aproveite para conhecer a agilidade proporcionada pela assinatura digital de contratos!
