Todo mundo precisa sair de férias de vez em quando. Alguns dias fora do escritório faz bem não só para recarregar as energias e cuidar da saúde, mas para manter o ritmo e a produtividade nos negócios. No entanto, antes de se despedir e preparar as malas, há algumas coisas que os gestores precisam fazer para deixar a empresa organizada.
A chave para tornar o período de descanso um verdadeiro prazer é preparar a equipe de funcionários e os clientes para sua ausência. Do contrário, você precisará passar horas debruçado sobre o notebook em seu quarto de hotel ou receber inúmeras ligações enquanto estiver na cadeira de praia.
Para garantir um período de férias tranquilo, aqui estão algumas medidas para colocar em prática nas semanas antes da sua saída. Confira e aproveite as dicas!
Faça uma lista de prioridades
Uma de suas preocupações antes das férias é identificar o trabalho que precisa ser concluído antes de sair. Para isso, você pode começar a pensar em um checklist de prioridades.
Algumas pessoas usam caderno ou post-its, pois são ótimos para fazer consultas rápidas. Outros usam aplicativos como Todoist ou Trello, que fornecem o bônus de poder compartilhar sua lista com colegas de trabalho. Seja qual for usa escolha, o mais importante é trabalhar nessa lista de prioridades antes de sair de férias.
Para deixar a lista organizada, classifique as tarefas conforme o grau de prioridade e estabeleça um cronograma para cada uma. Feito isso, coloque as coisas mais urgentes e demoradas no topo da lista. Aquelas pequenas coisas que você pode adiar podem ficar no final, caso fique sem tempo — embora a ideia seja fazer tudo antes de sair, é claro.
Delegue atividades
Quando estiver claras quais são as prioridades antes de sair de férias, junte sua equipe para uma reunião cerca de uma semana antes de sua partida para delegar tarefas a serem feitas durante o tempo em que você estiver fora. Explique como funciona cada tarefa, o que pode acontecer enquanto estiver ausente e como responder.
Em seguida, veja quem se sente apto a executar cada projeto. Depois que essas tarefas forem distribuídas, confirme os detalhes por escrito e compartilhe-os com toda a equipe. Uma boa ideia é enviar para todos um memorando sobre o que foi discutido na reunião e as novas responsabilidades de cada funcionário.
Configure lembretes no e-mail
Aplicativos de e-mail como Outlook e Gmail oferecem a ferramenta de calendário. Nele, você pode configurar lembretes para compromissos no futuro. Assim, quando estiver faltando dias ou poucas horas antes da data prevista para um evento, você receberá um aviso na caixa de entrada ou no programa de e-mail do seu computador.
O lembrete do e-mail pode ser uma funcionalidade útil se você já quiser programar compromissos para quando voltar de férias, como reuniões com clientes, fechamento contábil, entrega do SPED Fiscal, entre outras atividades.
Liste todos os compromissos previstos para o pós-férias, defina uma data para cada um deles e, em seguida, coloque-os no calendário do seu aplicativo de e-mail.
Avise os clientes com antecedência
Durante as férias, não há nada pior do que acordar com um sobressalto depois de lembrar que não reagendou uma reunião com um cliente importante. Então, não se esqueça de enviar um e-mail para seus contatos regulares a fim de que eles saibam quem estará no seu lugar enquanto você estiver ausente.
Caso seja necessário, você pode enviar um e-mail para clientes específicos informando a necessidade de reagendar reuniões ou visitas. Por fim, certifique-se de configurar um e-mail curto de resposta automática. Assim, os clientes serão lembrados de que você não está disponível se eles tentarem entrar em contato durante seu período de férias.
Ofereça autonomia para a equipe
Muitas vezes, os funcionários não tomam decisões de forma independente porque não têm certeza se deveriam. Essa falta de autonomia pode ser um problema em um cenário em que algum dos gestores ou supervisores está de férias. Mas você pode resolver esse problema certificando-se de que está delegando as tarefas de forma eficaz.
Delegar é mais do que apenas atribuir projetos: trata-se de comunicar claramente como é o poder de tomada de decisão e permitir que seus funcionários se mantenham capazes de assumir a responsabilidade por seus resultados.
Se você não está delegando de forma eficaz, esse pode ser um dos principais motivos pelos quais seus funcionários não estão assumindo o controle do trabalho.
Outra forma de incentivar a autonomia é escutar dos funcionários o que eles precisam para realizar suas atividades de forma independente. Em seguida, busque implementar melhorias nesse sentido.
Renove o certificado digital
A renovação do certificado digital é um passo importante para manter a validade desse documento jurídico de extrema utilidade para negócios e transações. Por isso, antes de sair de férias, certifique-se de que esse processo já tenha sido feito ou esteja em andamento.
Dependendo da Autoridade Certificadora (AC), a renovação do certificado digital pode ser feita 100% pela internet ou por meio de videoconferência.
Uma dica valiosa é realizar a renovação ainda dentro do prazo de validade previsto no documento, até porque não é possível renovar um certificado digital expirado. A recomendação, quando o documento perde sua validade, é comprar um novo.
Nossa sugestão é realizar a renovação do certificado digital com cerca de 30 dias antes do vencimento. Assim, você terá tempo suficiente para resolver possíveis pendências em relação à documentação solicitada no processo ou qualquer outro problema.
Tenha em mente que perder o prazo do certificado digital significa perder a utilidade do documento. Como consequência disso, processos importantes da sua empresa podem ficar sem autenticidade ou validade jurídica. Então, se você não quer correr esse risco durante as férias, não perca tempo e deixe tudo pronto com antecedência.
Pronto para sair de férias sem estresse? Lembre-se de começar a preparar tudo vários dias (ou semanas) antes de realmente planejar sua saída. Assim, você não terá que lidar com pedidos de última hora quando estiver prestes a fechar as malas. Boas férias!
Gostou das dicas? Para conferir mais recomendações sobre como planejar seu período de férias, confira nossos materiais que tratam desse assunto!
