O controle de notas fiscais é um sistema de organização completo que possibilita a gestão dos documentos fiscais. Esse controle é necessário para todas as empresas, permitindo o acesso rápido a qualquer nota fiscal emitida, além de otimizar tarefas e aumentar a segurança deste documento.
Com os avanços e facilidades da tecnologia, as notas fiscais são emitidas digitalmente, por meio de um sistema ERP e certificado digital que reconhece a sua empresa perante os órgãos públicos. Por isso, atualmente, esse documento fiscal é conhecido como nota fiscal eletrônica (NF-e).
Por que fazer o monitoramento das notas fiscais?
Fazer o controle de notas fiscais é importante por diversos fatores, afinal uma NF-e é um documento que comprova uma operação de compra e venda ou a contratação de um serviço. Dessa forma, é possível verificar se as tributações estão corretas.
Além disso, a emissão correta e controle eficaz de NF-e demonstra a saúde financeira da empresa, analisando os lucros, pagamentos de fornecedores e tributos você consegue saber como está o fluxo de caixa. Ainda diminui o retrabalho e possíveis erros.
Vantagens do controle de notas fiscais
Entenda as principais vantagens de ter um controle de notas fiscais eficiente na sua empresa.
- Organização do fluxo de caixa: a nota fiscal pode ser utilizada para conferência de caixa e dos valores de entradas e saídas;
- Controle de devoluções e possíveis trocas: com a NF-e, você tem todas as informações que precisa para realizar as trocas e devoluções;
- Impostos: é possível saber o total de impostos com o valor descrito na nota;
- Auditoria fiscal: o controle correto demonstra se suas transações e tributos estão corretos perante a Receita Federal;
- Análise de receitas da empresa: organizando e facilitando o acesso aos valores necessários.
O que pode acontecer com o mal gerenciamento de notas fiscais?
Um motivo muito importante para realizar o bom monitoramento das notas fiscais é a declaração do imposto de renda da forma correta. Quando os valores transitados não batem com os impostos declarados, é caracterizado como crime de sonegação fiscal, podendo gerar multas e prisão de 6 meses a 2 anos.
A Receita Federal é quem fiscaliza os valores de compra e venda, além dos impostos e taxas. Por meio de análises, auditorias e acompanhamento das movimentações financeiras da empresa.
Como fazer o controle de notas fiscais? 9 ideias para implementar
Sabendo da importância de fazer o controle de notas fiscais, confira as dicas para implementar na sua empresa ainda hoje.
1. Organize todas as notas fiscais que já possui
Comece organizando todas as notas fiscais que já possui, tanto as NF-e emitidas pela sua empresa quanto pelas recebidas. Por lei, todos esses documentos devem ficar armazenados por até 5 anos.
Confira também: 7 dicas práticas sobre como calcular o imposto de renda
Treine a sua equipe para conferir as notas recebidas e quem deverá armazená-las. Delegar tarefas e definir responsáveis pode centralizar o processo e criar uma rotina fiscal eficiente. Além disso, os colaboradores responsáveis pela emissão de notas fiscais do seu negócio devem ter profundo conhecimento sobre os tributos, siglas e taxas contábeis.
2. Tenha uma planilha de controle de notas fiscais
Para não ter erros, tenha uma planilha de controle de notas fiscais. Além de ajudar na organização de todas as notas fiscais de entrada e saída, ainda podem te auxiliar no controle financeiro. Dessa forma, você sabe as datas de recebimento e pagamento de boletos, cheques e depósitos.
Acrescente informações importantes, como o número da NF-e, valores, datas da emissão da nota e vencimento, CPF ou CNPJ do destinatário e nome de quem recebeu a NF-e. Conheça outras ferramentas para contadores otimizarem o seu negócio.
3. Utilize um sistema de armazenamento na nuvem
Utilizar um sistema de armazenamento em nuvem é a forma mais segura e eficaz para guardar seus documentos fiscais. Dessa forma, mesmo que ocorra algum acidente na sua empresa que comprometa o servidor físico e os computadores, todos os seus dados estarão salvos na nuvem.
Por isso, é essencial realizar backups constantemente para não perder nada. Além disso, existem empresas que oferecem o serviço de armazenamento em nuvem que realizam o monitoramento do backup, certificando-se que todos os dados novos e alterados sejam guardados.
4. Verifique a autenticidade das notas
As notas emitidas pela sua empresa a Receita Federal sabe que são autênticas devido ao certificado digital, mas é preciso verificar as notas que recebe. Por mais que você confie nos seus fornecedores, uma conferência nunca é demais e evita dores de cabeça posteriores.
Analise se todos os campos do documento estão completos, consulte o site da prefeitura do Município que foi emitido a nota para garantir a autenticidade do documento.
Outra possibilidade é consultar o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e analisar as notas fiscais que foram emitidas para o seu CNPJ.
5. Monte um cronograma com os prazos de vencimento
Ter um cronograma de pagamentos e recebimentos é fundamental para todas as empresas, assim você sabe quando vai receber os pagamentos para investir no seu negócio. Além disso, você quita todas as despesas evitando multas, taxas e protestos por atrasos.
Se possível, com a planilha de controle de notas fiscais, separe um dia da semana para realizar os pagamentos da próxima semana para evitar atrasos e ainda manter seu fluxo de caixa organizado. Conheça as diferentes formas de pagamento utilizadas atualmente.
6. Invista em um sistema seguro de emissão de notas
Como dissemos anteriormente, para emitir NF-e, você vai precisar de um sistema ERP e um certificado digital. O sistema ERP é um software que deve estar atualizado conforme as normas da Receita Federal, assim, além de faturar a nota com todos os impostos corretos, o sistema vai enviar os arquivos XML automaticamente para a Receita facilitando a sua rotina.
No mercado, existem softwares com diferentes funções para automatizar diversos processos na sua empresa. Alguns já oferecem o serviço de backup em nuvem, gerenciamento eletrônico de documentos, além de módulos que se conectam com os bancos facilitando o pagamento das contas e relatórios financeiros.
7. Mantenha um relacionamento amigável com seus fornecedores
Além de manter o seu controle de notas fiscais, ter um bom relacionamento com seus fornecedores vai agilizar diversos processos fiscais, além dos serviços prestados. Assim, você consegue pedir ajustes, cartas de correção, cancelamentos e notas de entrada, resolvendo rapidamente possíveis problemas fiscais.
8. Contrate empresas especialistas
Contratar uma empresa de contabilidade especializada para fazer sua rotina fiscal pode auxiliar a sua empresa, além de fazer o serviço corretamente, ainda faz o direcionamento da sua equipe evitando retrabalhos e multas por informações incorretas.
Além disso, contrate profissionais qualificados para realizar os treinamentos de sua equipe, apresentando novas ferramentas, formas de realizar o controle de notas fiscais e principalmente para apresentar as atualizações das leis tributárias, que são constantes.
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9. Crie categorias para as notas fiscais
Se a sua empresa lida com um fluxo alto de notas fiscais de setores diferentes, crie uma categoria para cada uma delas para saber onde consultar. Na sua planilha de controle de notas fiscais, crie categorias baseados no tipo de gasto como transporte, material para escritório, matéria-prima e mais.
Certificado Digital para Empresas da Serasa Experian
O certificado digital para empresas da Serasa Experian é uma necessidade para qualquer negócio! Tornando o processo de emissão de NF-e seguro, rápido, além de eliminar o acúmulo de papéis. Além disso, o certificado digital:
- Reconhece sua empresa perante órgãos públicos como o Sefaz;
- Facilita e automatiza as rotinas contábeis da sua organização;
- Elimina o excesso de acúmulo de insumos;
- Acesso a diversos sites governamentais.
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