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Obrigatoriedade e-CNPJ: afinal, quais empresas devem ter?

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Escrito por Certificado Digital
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O tempo de deslocamento até agências bancárias e cartórios chegou ao fim! Com o e-CNPJ, sua empresa pode realizar as mais diversas atividades burocráticas de onde estiver, diretamente pelo computador. Estamos falando de um certificado digital: a versão eletrônica do CNPJ identifica a pessoa jurídica e permite que transações fiscais, jurídicas e bancárias sejam validadas no meio virtual.

Além de ser excelente para otimizar a rotina da empresa, o e-CNPJ é obrigatório em alguns casos. Por exemplo, empresas com dois ou mais colaboradores precisam dele para emitir notas fiscais eletrônicas. A boa notícia é que a emissão do certificado é superdescomplicada. Quer entender melhor? Então, continue a leitura!

Saiba o que é e-CNPJ

O e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ. Com ele, é possível confirmar a identidade virtual da empresa e, assim, realizar transações online com autenticidade e segurança.

É por meio do e-CNPJ que você pode aderir à assinatura digital, por exemplo. Essa identidade virtual da empresa também pode ser usada em muitas outras situações:

  • enviar informações fiscais;
  • conseguir certidões da Receita Federal;
  • autenticar relatórios;
  • acompanhar processos tributários; e por aí vai.

Assim, o e-CNPJ permite que documentos sejam emitidos e informações possam ser validadas legalmente, sem que você precise se deslocar. Tudo ocorre pela internet, e com muita segurança! Ou seja, essa tecnologia ajuda a otimizar a rotina da empresa, já que as atividades burocráticas se tornam mais práticas, quase instantâneas.

Para que todos esses processos sejam realizados com a máxima segurança, o e-CNPJ só pode ser emitido, distribuído e gerenciado por Autoridades Certificadoras (ACs). As ACs, por sua vez, são credenciadas pela Autoridade Certificadora da Secretaria da Receita Federal.

Confira como funciona o e-CNPJ na prática

Como você viu, o e-CNPJ funciona como uma identificação virtual e legalmente aceita da empresa: ele é um dos tipos de certificado digital, assim como o e-CPF. Para utilizá-lo, você precisa comprar o modelo de certificação ideal para você. Existem dois:

  • A1 — é gerado e armazenado no seu computador pessoal e tem validade de 1 ano;
  • A3 — é armazenado em um cartão inteligente ou token, o que o torna mais seguro, pois somente a pessoa que possui esses dispositivos consegue utilizá-lo. O certificado A3 tem validade de até 3 anos.

Após esses períodos de validade, é essencial realizar a renovação do certificado digital para continuar utilizando.

Agora, um exemplo simples de como ele funciona: se você precisa cadastrar o PIS de funcionários, não é necessário ir até uma agência da Caixa. Basta entrar no site Conectividade Social e selecionar o seu certificado digital — que deverá estar habilitado no seu computador — para acessar as funcionalidades.

A assinatura digital é outro exemplo de uso do e-CNPJ. Funciona assim: você digitaliza o documento e faz o upload do arquivo em uma plataforma de assinatura digital. Em seguida, basta selecionar a função de assinatura e selecionar o seu certificado.

No Word, também é possível realizar esse procedimento. Geralmente, o caminho é: “Arquivo”, “Informações” e, então, “Proteger documento”. Na sequência, é só “Adicionar uma assinatura digital” e selecionar o seu certificado digital. Pronto: o documento é validado com o e-CNPJ.

Em termos simples, o e-CNPJ funciona como a senha do seu e-mail: é o tipo de segurança que garante que somente o titular daquele endereço tem acesso à conta. Porém, a grande particularidade dos certificados digitais é que eles têm um sistema de criptografia que garante muita segurança.

É justamente por causa dessa confiabilidade que as operações realizadas com o e-CNPJ têm validade jurídica. Também é por isso que as transações devem ser feitas com certificado digital padrão ICP-Brasil: isso significa que o certificado tem um par de chaves de criptografia homologado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Entenda as principais regras relativas à obrigatoriedade do e-CNPJ

O e-CNPJ é obrigatório para empresas do Simples Nacional com mais de dois funcionários. Além disso, ele é necessário para utilizar o e-Social e para a emissão de NF-e. Assim, todas as empresas que precisam emitir NF-e devem adquirir seu certificado digital.

Caso o e-CNPJ não seja providenciado ou esteja fora de validade, a empresa fica impedida de realizar transações e enviar declarações. É impossível, por exemplo, enviar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

Esses impedimentos levam ao atraso no pagamento de tributos exigidos por lei e, por consequência, ao recebimento de multas. Além dessa exigência do e-CNPJ em algumas situações, vale destacar que ele é supervantajoso em muitas outras, mesmo que não obrigatórias.

A possibilidade de assinar documentos digitalmente e de resolver pendências burocráticas pela internet é sinônimo de economia de tempo e dinheiro para a empresa. Sem contar que essa inovação ajuda a reduzir o uso de papel, o que tem tudo a ver com um compromisso com a sustentabilidade.

Veja um passo a passo de como emitir o e-CNPJ

Agora, acompanhe como é simples emitir o seu e-CNPJ:

  • acesse o portal de uma Autoridade Certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), como a Serasa Experian;
  • compare as funcionalidades de cada tipo de certificado digital;
  • escolha o dispositivo ideal para as necessidades da sua empresa;
  • preencha os dados solicitados;
  • efetue o pagamento do seu certificado;
  • agende a modalidade de atendimento para validação dos dados da sua empresa (videoconferência ou presencial).

Pronto! Após o atendimento, você receberá dentro de poucos dias um e-mail com a liberação do certificado e as orientações para a instalação. Depois disso, o e-CNPJ já pode ser utilizado.

Uma observação importante: durante o atendimento (feito por videoconferência ou presencialmente), você precisa ter em mãos os documentos necessários para comprovar a identidade da sua empresa e do representante legal, incluindo:

  • cartão CNPJ impresso;
  • alterações contratuais, se houver;
  • Certificado de Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI), caso seja MEI;
  • documento de identificação (RG, CNH ou RNI) do representante legal.

Uma dica é testar seu certificado digital assim que ele for liberado. Desse modo, não há riscos de ocorrer algum problema bem na hora em que você for realizar alguma transação importante.

E aí, conseguiu tirar suas dúvidas sobre o que é o e-CNPJ e como ele funciona? Como você viu, essa é uma tecnologia que veio para otimizar os processos empresariais. Com o certificado digital, você tem acesso a inúmeras funcionalidades importantes para a rotina dos negócios ao alcance de poucos cliques.

Então, adquira o seu e-CNPJ e descomplique as rotinas na sua empresa!

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