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ECAC: entenda o que é e como utilizar

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Escrito por Certificado Digital
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A tecnologia é uma grande aliada do profissional de Contabilidade que busca oferecer serviços rápidos e estratégicos a seus clientes. Dentro do contexto contábil, para aqueles contribuintes que desejam checar sua situação fiscal e agilizar processos junto à Receita Federal, você pode simplesmente ajudá-los ao utilizar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, o ECAC.

A plataforma foi desenvolvida para que consultas e declarações pudessem ser feitas com mais segurança, por meio de um acesso unificado. O que facilita, e muito, o dia a dia do indivíduo. Afinal, a partir do momento em que você consegue regularizar todas as pendências, a verificação poderá ser realizada pelo próprio cliente nas próximas vezes.

Assim, diante de qualquer dúvida ou novo assunto a ser ajustado, não há grandes esforços para passar orientações e organizar os trâmites necessários. Mas você realmente sabe o que é e quais são as funcionalidades do ECAC? Se não, aproveite que está por aqui para entender todos esses detalhes e conferir outras informações pertinentes a respeito da plataforma. Vamos lá?

O que é ECAC?

O ECAC nada mais é que uma plataforma desenvolvida especialmente para atividades da Receita Federal. Esse órgão do Ministério da Fazenda é responsável por registrar todos os tributos de um contribuinte, além de oferecer um espaço para que ele declare e seja restituído pelo Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF).

Entre as funcionalidades oferecidas estão a aferição de situação fiscal, a solicitação de extratos do histórico de declarações do Imposto de Renda e a disponibilização de horários para agendar atendimento nos postos físicos da Receita Federal.

O principal objetivo da plataforma é permitir que as informações sobre tributos e impostos fiquem acessíveis de modo mais rápido. É uma forma de agilizar as pendências junto à Receita Federal e evitar filas, uma vez que os serviços online descartam a necessidade de visitas presenciais na maioria das vezes.

Em geral, as orientações do site são bastante precisas, e o acesso é, na medida do possível, intuitivo. Portanto, você consegue repassar todas as regularizações para o contribuinte sem muitos problemas e pode deixá-lo no controle dos próximos passos. Veja mais informações a seguir!

Quando ele foi criado?

O ECAC está no ar desde 2005, e vários novos serviços foram implementados justamente para diminuir a dificuldade em solucionar os problemas dos contribuintes.

Para quem é o ECAC?

Pessoas físicas e jurídicas podem utilizar o ECAC. Os meios de cadastro e acesso e os serviços disponibilizados são os mesmos, cada qual com suas especificações de acordo com as necessidades de operações fiscais.

Que tipo de informação e serviços você encontra no ECAC?

Aqui vai uma lista completa, elencada por categoria, sobre as informações e serviços encontrados no ECAC. Acompanhe!

Cadastros

Ao clicar na aba cadastros, você terá uma infinidade de links para escolher, de acordo com o tipo de contribuinte que atende. Quem acessa a plataforma com e-CPF não visualiza serviços destinados a e-CNPJ e vice-versa.

Se você atende um cliente que trabalha com os dois vínculos, é preciso ter atenção para fazer a consulta correta. Inclusive porque, para cada alteração de cadastro, vários órgãos são acionados, sendo assim, é fundamental registrar sob o documento certo.

Consulta a certidões e situação fiscal

A plataforma permite que consultas a certidões e situação fiscal sejam feitas. É por meio delas que o contribuinte descobre se tem alguma dívida com a Receita Federal.

O contribuinte pode se tornar devedor por vários motivos, de erros a cobranças adicionais. Daí a importância da verificação ativa e da emissão de certificados que comprovem a sua regularidade.

Esses serviços estão disponíveis na aba “Certidões e Situação Fiscal”. Os relatórios são bem consolidados e qualquer pendência será mostrada de imediato.

Cobranças e fiscalização

Dentro do ECAC o contribuinte ainda acessa débitos e fiscaliza o próprio órgão. Ele descobre se tem direito a restituições e compensações e pode entrar com uma ação de solicitação pelo próprio portal.

Declarações e demonstrativos

A área de declarações e demonstrativos também é muito utilizada. Ao clicar no item referido é possível acessar uma série de relatórios que mostram valores registrados ao longo dos anos.

Serviços referentes à Dívida Ativa da União (DAU)

As informações sobre serviços referentes à Dívida Ativa da União (DAU) são válidas tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas. O usuário pode pedir para parcelar a DAU e ainda aproveitar descontos em juros e multas que seriam cobrados.

Informações sobre pagamentos e parcelamentos

O ECAC também reúne todas as informações sobre pagamentos e parcelamentos realizados ao longo da vida do contribuinte. Os menus são bastante intuitivos e você consegue verificar os valores referentes a cada documentação e declaração.

Estão disponíveis também as arrecadações específicas por data. As informações são completas e oferecidas em lista, para facilitar a consulta. É importante lembrar que o documento só consta na página depois da confirmação de pagamento da guia.

Cadastramento de senhas e procurações

Também é permitido cadastrar senhas e procurações na plataforma. Essa é uma forma de facilitar o acesso por profissionais, como é o caso do contador, que auxilia pessoas físicas e jurídicas na administração de suas declarações. Além de ser uma forma de reforçar a segurança de todos os processos.

Informações referentes ao Simples Nacional

Por fim, por lá também é possível consultar opções referentes ao Simples Nacional. O que é bem mais fácil e faz com que você não precise ir até o site oficial do sistema.

Tudo funciona da mesma maneira: declarações, comprovantes, pagamentos do DSN e muito mais.

Quais são as vantagens do ECAC?

As vantagens do ECAC são muitas, seja para o contribuinte ou para o contador contratado para auxiliar nos processos. Por exemplo:

  • consultas, negociações e pagamentos online;
  • maior agilidade;
  • variedade de soluções no âmbito fiscal;
  • facilidade de acesso.

Como é a interface do ECAC?

São muitos os serviços oferecidos pelo ECAC, como mostramos. Por isso, a interface do canal é bastante dinâmica, para que a comunicação com a Receita Federal seja realmente efetiva.

Na página, é possível acessar um menu com os principais serviços. Ou, então, você pode usar a barra de busca e digitar o que você procura.

Dentro da página de cada serviço, outros estão abarcados. Por isso, caso o que você precisa não seja encontrado de imediato, vale a pena navegar com mais calma, porque certamente ele é específico a alguma categoria.

Como é o cadastro inicial do ECAC?

Infelizmente, o cadastro inicial do ECAC ainda é um pouco burocrático. Primeiro, é preciso obter um código de acesso, que está indicado logo na página inicial da plataforma.

Você deve solicitar de acordo com a sua necessidade, como pessoa física ou jurídica. No caso do cadastramento de CNPJ, os dados informados serão do responsável pela empresa.

Em seguida, será preciso digitar o número do recibo do IR dos últimos dois anos de atividade. Assim, será autorizada a criação de uma senha.

Depois, basta clicar em “gerar código”. Ele tem a validade de apenas 24 horas, então é preciso atenção. Ele será aplicado no portal ECAC juntamente da senha e somente aí você terá acesso efetivo aos serviços do sistema.

Como cadastrar procuração no ECAC?

Para realizar serviços e processos no ECAC para seus clientes, é preciso cadastrar uma procuração. É ela que servirá como autorização para que você ou sua empresa represente de fato o contribuinte em todos os trâmites da Receita Federal.

O procurador passa a acessar tantos serviços vigentes na plataforma quanto aqueles que serão implementados no futuro. A procuração é cadastrada por meio do certificado digital.

Caso você ou sua empresa não tenham esse documento, é preciso solicitar uma procuração, assinar e reconhecer firma. Em seguida, o documento deve ser enviado para a Receita Federal por processo digital ou cartório conveniado. É a própria Receita que analisa os documentos e oficializa a procuração.

Depois, ela pode ser consultada ou cancelada diretamente pela plataforma. Qualquer pessoa pode fornecer a autorização para você como profissional contábil.

Para fazer o cadastro, é só acessar o ECAC e escolher a opção no menu. A validação da procuração acontece automaticamente, e pode ser necessária a criação do cadastro inicial do ECAC antes, para ter acesso ao código de segurança e aos serviços que serão utilizados com a procuração em mãos.

No caso da solicitação de procuração, é preciso ir ao menu Procurações e escolher o serviço de cadastro. Em seguida, será preciso informar os caracteres de controle e anexar os arquivos dos documentos separadamente. Quando há a entrega por cartório conveniado, lembre-se de que há uma pequena taxa a ser paga.

Por fim, basta consultar o resultado no ECAC para ter a confirmação da validação da procuração. Caso haja negativa, você saberá o motivo e poderá corrigir o problema para depois encaminhar mais uma solicitação.

Fique de olho na caixa de mensagens do contribuinte, dentro de seu próprio perfil no portal. Todas as atualizações de processos e solicitações, além de informações importantes sobre novidades e serviços serão enviadas para lá.

Como acessar o ECAC com certificado digital?

O acesso ao ECAC por meio do certificado digital mudou há pouco tempo. Por isso, é muito importante entender o processo corretamente e tornar o acesso unificado.

Para começar, o titular do e-CNPJ ou e-CPF precisa criar sua conta no portal gov.br. É essa conta que oficializará o uso do certificado digital. No caso do e-CNPJ, ele precisa ser associado à conta física desse titular.

Vale lembrar que o certificado digital é uma maneira de concentrar sua identificação em um único dispositivo eletrônico. Com isso, quando é preciso entrar em algum serviço do governo que exija esse meio de acesso, é só utilizar o mesmo aparelho para consulta. Agora, uma pausa para falar a respeito desse documento, em mais detalhes!

Quem autoriza o certificado digital?

O certificado digital é emitido e autorizado pelas autoridades certificadoras da Receita Federal. Elas são credenciadas na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), e respeitam uma legislação própria.

Quais são os tipos de certificado digital existentes?

São três tipos de certificado digital: A3 em token, A3 em cartão ou A1 em arquivo de computador. A validade de cada um varia a partir do nome: 3 anos ou 1 ano. Daí a importância de verificar o prazo de validade e renovar o certificado sempre que necessário. Há uma taxa a ser paga por ele, que varia conforme a validade, o tipo e a certificadora.

Como prosseguir com o acesso?

Como você pode perceber, isso é exatamente o que reforça a segurança do acesso. A identidade fica vinculada a uma chave criptografada, que nunca poderá ser decifrada, e depois a um computador ou conta na nuvem. Feito isso, basta acessar novamente o portal gov.br e ir até a tela inicial do ECAC. Em seguida, basta clicar na opção certificado digital e continuar o processo por meio de login e senha, que já redireciona para as funcionalidades da plataforma.

As funcionalidades disponibilizadas por lá não passaram por alterações. Dessa maneira, não há nenhuma interferência na utilização de procurações eletrônicas.

No entanto, é fundamental reforçar a informação para o contador que acessa o ECAC por meio dessa procuração eletrônica. Jamais se esqueça do cadastro no gov.br, que precisa ter o selo de autenticação e o vínculo entre e-CNPJ e e-CPF.

O ECAC ainda separa por categorias todos os seus serviços. Eles ficam elencados no topo da página principal da plataforma. Há também alguns atalhos em um menu lateral de serviços, que mostra os recursos em destaque e os mais acessados.

Em caso de dúvidas a respeito do assunto, não se esqueça de que a Receita Federal elaborou um FAQ completo sobre a criação dessa conta. Portanto, não tem risco de errar.

O que fazer quando o acesso ao ECAC não é permitido?

Existem certas situações que barram o acesso ao ECAC. Divergências de dados cadastrados na Receita Federal, inscrição de CPF inválida ou irregular e inscrição de CNPJ inválida ou nula são as mais comuns. Por isso, é preciso verificar junto ao contribuinte a problemática e regularizá-la antes de prosseguir com qualquer processo.

Como consultar GFip no ECAC?

Na plataforma ECAC, ainda é possível consultar todos os relatórios de divergências previdenciárias. Além de solicitar e enviar relatórios de intimação para pagamentos (IP) ou Débito Confessado na GFip.

Essa é uma consulta bastante detalhada, para que seja possível avaliar todas as diferenças entre valores que foram declarados a partir da Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações à Previdência Social (GFIP), e aqueles que foram recolhidos por meio do Guia da Previdência Social (GPS). A pesquisa pode ser feita com um número de débito previdenciário (DCG/LDCG).

Com esse relatório, ainda é possível verificar todos os períodos, também denominados de competências, que fazem parte do débito. O número DCG/LDCG é destacado no Relatório de Situação Fiscal, que é encontrado no portal ECAC.

Tanto o contribuinte quanto seu representante legal podem realizar esse acesso. Que, por sua vez, é bem simples.

Primeiro, acesse o sistema e informe o número do débito e o CPF ou CNPJ. Em seguida, você conseguirá visualizar todos os relatórios vinculados, em uma listagem. Clique naquele que é de seu interesse para fazer a análise. Todo esse atendimento é imediato e gratuito.

Para verificar débitos previdenciários, é preciso emitir a certidão diretamente no site do ECAC. Basta procurar no menu de serviços a opção “Certidões e Situação Fiscal” e, depois, acessar o item “Certidão negativa de Débito”. Em caso de pendências, você consegue emitir o boleto para seu cliente pelo próprio site.

Além disso, o acesso ao sistema mostra o registro de justificativas relacionadas às compensações em GFip. Você pode realizar consultas, imprimir intimações para apresentar informações adicionais, e emitir tudo eletronicamente, para solicitar um PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Restituição ou Ressarcimento e da Declaração de Compensação).

Como acessar o ECAC pelo celular?

Para acessar o ECAC pelo celular, é fundamental fazer um acesso prévio pelo computador. Na plataforma, você conseguirá habilitar seu dispositivo móvel para que suas informações sejam acessadas por ele.

É preciso clicar no item “Meu Imposto de Renda (Extrato da DIRPF)” e, em seguida, “habilite seu dispositivo móvel aqui”. O próximo passo inclui o cadastramento desse dispositivo.

Nesse momento, você precisará definir uma palavra-chave de 8 a 20 caracteres. Depois, será preciso estipular uma data de expiração, na qual o dispositivo ficará disponível para uso.

A partir disso, você poderá escolher qual serviço será acessado pelo dispositivo. Será necessário instalar o aplicativo em seu dispositivo móvel, então acesse a loja de apps e procure por “Meu Imposto de Renda”.

Assim que instalado, você deverá digitar o CPF e a data de nascimento do contribuinte. A próxima tela permitirá que o aparelho seja ativado finalmente, na opção “ativar dispositivo” do menu de três pontos.

A tela mostrará a mensagem “ativar agora”, na qual você pode clicar. Outra tela será aberta com a indicação “acompanhar declaração”. Com isso, é só digitar o nome do dispositivo e o código registrados na plataforma ECAC. Clique em avançar e pronto, a consulta estará finalmente disponível.

Algumas observações importantes: mais de um dispositivo pode ser autorizado, seu aparelho, como profissional, permite o acesso por mais de um CPF e toda consulta pedirá a palavra-chave cadastrada. Para cancelar ou fazer alterações, o link de cadastramento é sempre o mesmo.

Como consultar EFD-Reinf no ECAC?

EFD-Reinf é a abreviação de Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações Fiscais. Seu intuito é mostrar informações detalhadas a respeito de retenções federais, que são registradas em notas de serviços prestados e tomados.

Por meio dessas informações, o contribuinte paga o INSS retido (quando ele é o tomador e reteve INSS em um pagamento direcionado ao prestador) ou usa esses valores para deduzir impostos a serem recolhidos (quando ele é prestador e foi retido pelo tomador). O EFD-Reinf só disponibiliza detalhamento para retenções de INSS e é possível fazer o recolhimento por meio da DCTFWeb.

A partir da consulta pelo ECAC, todos os envios podem ser verificados. No entanto, existem quatro opções de acesso para essa aferição:

  • código de acesso, para empresas Simples Nacional, MEI ou pessoas físicas;
  • QR Code pelo site gov.br;
  • autenticação de dados bancários do empregador pelo site gov.br;
  • utilização de certificado digital.

Depois de decidido o acesso, é preciso entrar no portal ECAC. Na barra de busca que fica no começo da página é preciso digitar EFD-REINF e depois clicar em “acessar EFD-Reinf”.

Haverá, então, a confirmação de dados cadastrais e ao autorizá-las, todos os envios aparecerão na tela. Você consegue, dessa forma, consultar registros de R-1000, R-2010, R-2020, R-2060, R-2099, entre outros.

A EFD-Reinf deve ser enviada mensalmente até o dia 15 do mês seguinte à referida escrituração. Ainda é possível retificar a documentação pelo ECAC, no menu “eventos”, que permite a alteração ou acréscimo de outros dados recolhidos.

Essa é uma obrigação que apresenta todos os rendimentos pagos com IR e contribuição social e também informa se alguma contribuição previdenciária existe, calculada sobre a receita bruta.

Ela é feita com um processo chamado transmissão. O contador deve reunir as informações necessárias, que incluem quais são as retenções na fonte, dados de comércio, valores de contribuições, entre outros. Em seguida, informar as retenções nas fontes, tanto de pagamentos para pessoas jurídicas quanto físicas. Depois, basta realizar a entrega pelo sistema do ECAC.

Como você pode ver, o ECAC tem realmente um acesso simplificado e agiliza muitos processos burocráticos da Receita Federal. Por isso, é uma excelente iniciativa oferecer a regulamentação e a orientação a respeito de todos os serviços que ele inclui a seus clientes, sendo esse um dos principais exemplos de contabilidade estratégica que temos atualmente.

Então, sempre que precisar, você pode consultar esse guia para tirar dúvidas e dar continuidade aos processos iniciados. E não se esqueça: embora o ECAC seja extremamente seguro, é fundamental que o seu cliente forneça todas as autorizações pertinentes para você. Preste uma consultoria de qualidade e rapidamente todas as declarações estarão em ordem.

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